Lorsque la facture client est éditée, il est possible de l'annuler.
Sur la demande client, onglet LOGISTIQUE, chapitre Facturation, cliquer sur le bouton Flèche "Annuler la facture".
Il est en revanche impossible de supprimer une facture.
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Facture – Comment gérer l’escompte commercial
Plusieurs prérequis sont nécessaires pour pouvoir mentionner de l’escompte commercial sur vos factures :
- La mise en place est conditionnée par un paramétrage d’installation, veuillez solliciter le support pour l’activer.
- Vous devez paramétrer votre facture pour que la mention de l’escompte y figure. Pour cela, rendez vous dans la « gestion des éditions » :
- Ajoutez la « Mention de l’escompte » dans la liste des mentions facultatives.
- Personnalisez le texte de cette mention. Utilisez le mot clef ‘%discount%’ à l’endroit du texte où vous voulez placer le taux d’escompte. Cette mention est traduisible pour une version anglaise de votre facture.
Exemple « Escompte pour paiement anticipé : %discount% »
- Vous devez paramétrer le compte d’ « escompte commercial accordé » sur la fiche Société.
- Sur la Fiche Client, vous pouvez indiquer le taux d’escompte usuel négocié avec votre client. Ce taux sera proposé au moment de la génération de ses factures, modifiable.
Lors de la génération de votre facture, vous pouvez modifier le taux d’escompte à y afficher. La mention va s’éditer à la suite des conditions de règlement.
L’enregistrement de l’escompte en cas de paiement anticipé par votre client s’effectue par un avoir. Pour le générer, il vous suffit de retrouver la facture concernée dans le tableau « Facturation » (onglet Logistique) et d’activer le bouton « Activer l’escompte » sur la droite (bouton « Billet »). Cet avoir de type "Escompte de règlement" se comporte exactement comme un avoir de "Remise globale" mais il se comptabilise sur le compte d’escompte.
Cet avoir se déduit automatiquement sur la même commande que la facture, la trésorerie générée reflète cette situation.
Facture – Comment s’édite le numéro de TVA intracommunautaire sur mes factures clients ?
Cette fonctionnalité ne concerne que les sociétés qui sont assujetties à la TVA.
Toute entreprise redevable de la TVA dans l'Union européenne (UE) dispose d'un numéro d'identification fiscal individuel délivré par le service des impôts. Ce numéro doit obligatoirement figurer sur les factures qu’elle émet.
Dans TRADE.EASY, le numéro de TVA de votre société se renseigne dans le « Pied de page des éditions » avec les autres informations légales.
Lorsque que le client facturé est intracommunautaire, son numéro de TVA doit également figurer sur la facture.
Les numéros de TVA intracommunautaire de vos clients se renseignent sur la fiche client sous la rubrique « Information générales » dans la zone « N° Fiscal/Intracommunautaire ».
Ce numéro est obligatoire pour confirmer la commande.
Lorsque votre client est coché « Intracommunautaire », son numéro de TVA s’édite automatiquement sur la facture.
Lorsque votre client est exonéré, son numéro de TVA ne s’édite pas sur la facture.
Lorsque votre client est assujetti, l’édition du numéro de TVA est possible si vous avez coché l’option « TVA » sur la typologie du document « Facture commerciale ».
Facture – Quel est le délai d’enregistrement d’une facture ?
La réglementation indique que les factures doivent se suivre chronologiquement sans trous de numérotation. TRADE.EASY respecte le critère de numérotation mais laisse plus de souplesse sur la chronologie.
Dans votre activité de commerce international, vous facturez généralement vos clients en date ETD, mais vous devez attendre les documents nécessaires pour pouvoir générer la facture, parfois plusieurs semaines. TRADE.EASY vous laisse néanmoins la possibilité de générer une facture après la date théorique de facture (ETD), et ainsi ne pas respecter strictement la chronologie. Il vous faudra toutefois impérativement respecter les clôtures de périodes imposées par votre comptable : il est impossible de facturer à une date qui se situe dans une période clôturée. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'exercice comptable, cliquez ici.
Par ailleurs, d’autres contrôles sont imposés par le principe de numérotation des factures que vous avez choisi au démarrage de TRADE.EASY.
Si votre compteur de factures est continu d’un exercice à l’autre (la numérotation de la première facture d’un exercice suit le dernier numéro de l’exercice précédent), la chronologie d’exercice doit être respectée : lorsque vous aurez commencé à facturer en début d’exercice, vous ne pourrez plus facturer sur la fin de l’exercice précédent.
Si vous avez généré une facture 2019-392, puis une facture 2020-393, impossible de générer une nouvelle facture sur 2019, le compteur ‘394’ devra impérativement être attribué à une facture de 2020.
Si votre compteur de factures repart à 1 au nouvel exercice, vous pouvez continuer à facturer sur les deux exercices, les numérotations sont indépendantes.
En revanche, si vous avez choisi de préfixer également le numéro de facture par le mois (plus exactement par la période de l’exercice), vous devrez respecter la chronologie des périodes : lorsque vous aurez commencé à facturer en début de mois, vous ne pourrez plus facturer sur la fin du mois précédent. Ceci, que le compteur soit continu ou propre à chaque exercice.
Si vous avez généré une facture 2020-01-392, puis une facture 2020-02-393, impossible de générer une nouvelle facture sur janvier, encore moins sur 2019, le compteur ‘394’ devra impérativement être attribué à une facture de février 2020.
N’oubliez pas que les avoirs et les annulations de facture font également avancer le compteur !
Facture – Comment afficher les mentions légales d’exonération de TVA sur ma facture ?
En fonction de sa situation au regard de la TVA, une entreprise peut être tenue de faire figurer des mentions spécifiques d’exonération sur ses factures.
Dans TRADE.EASY, en fonction de votre activité, la gestion de la TVA est activée ou non à l'installation de l'application.
> Si votre société est assujettie à la TVA, vous devez indiquer pour chaque client s'il est assujetti, Intra-Communautaire ou exonéré. Lorsque que le client est exonéré ou Intra-communautaire vous pouvez alors sélectionner la mention d’exonération usuelle qui s’applique.
> Si votre société n’est pas assujettie à la TVA, vous devez sur chaque client sélectionner la mention d’exonération usuelle qui s’applique.
La mention est facultative, vous pourrez toujours la choisir (ou la modifier) à l'édition de facture.
La Mention sélectionnée s’édite dans la facture commerciale sous le total de la facture.
Les mentions disponibles dans TRADE.EASY sont :
- Sans mention
- Exportation vers un pays tiers - Exonération de TVA en application de l'article 262 I du CGI
- Exportation vers un DOM - Exonération de TVA en application de l' article 262 I et 294-2 du CGI
- Opération triangulaire - Exonération de TVA en application des articles a) à e) de la Directive 2006/112/CE
- Vente en France en franchise de TVA - Exonération de TVA, article 275 du CGI
- Négoce international - Hors champ d'application territorial de la TVA communautaire
- Importation suivie d'une livraison intracommunautaire - Exonération de TVA en application de l' article article 291-III-A du CGI
- Prestation extracommunautaire - Exonération TVA en application de l'article 283-2 du CGI
- Prestations de façon sur déchets neuf d'industrie et sur matière de récupération - Auto-liquidation, TVA due par le preneur,article 283-2 sexies du CGI
- Prestation intracommunautaire - Auto-liquidation, TVA due par le preneur, en application de l'article 283-2 du CGI
- Livraison intracommunautaire - Auto-liquidation, TVA due par le preneur, en application de l’article 262 ter-I du CGI