Paramètres initiaux
Un certain nombre de paramètres initiaux non accessibles sont mis en place à l’installation de vos environnements.
Ces paramètres correspondent aux besoins initiaux que vous avez exprimés au moment de la préparation de votre installation. Ils ont été déterminés avec vous, en accord avec votre mode de fonctionnement.
Il s’agit :
- du nombre de licences souscrites,
- des documents éditables,
- de la devise de l’application,
- du statut d’assujettissement à la TVA,
- du paramétrage du numéro de facture,
- de la proposition d’escompte commercial dans les factures Client,
- de la possibilité de ne pas générer de comptabilité.
Veuillez contacter le Support pour davantage d’informations.
NB : La devise de l’application, la TVA et le format du numéro de facture ne sont plus modifiables une fois que vous aurez commencé à enregistrer des données dans l’application.
Incoterms
PARAMETRES / Expéditions / Incoterms
Les incoterms sont utilisés dans le cadre d’échanges internationaux. Chaque incoterm est représenté par un sigle et donne une première idée des obligations portées par le vendeur et par l’acheteur.
TRADE.EASY vous propose la liste complète des incoterms, actualisée à la nouvelle réglementation 2020.
Ainsi, les incoterms FCA-Option OBL (On Board Bill of lading ) et DPU ont été ajoutés. L’incoterm DDP-VAT Unpaid est une déclinaison de l’incoterm DDP utilisé lorsque les « Droits acquittés » ne prennent pas en compte la TVA.
L’incoterm 2010 DAT (remplacé par DPU) n’a pas été supprimé, vous pourrez le désactiver dès que vous ne l’utiliserez plus.
Vous pouvez activer / désactiver chaque incoterm selon le besoin de votre activité.
Pour retrouver les règles de gestion des incoterms dans TRADE.EASY, cliquez ici.
N.B : L’utilisation des incoterms nécessite de préciser à quelle version vous vous référez (2010 ou 2020) vous pouvez le préciser soit dans les mentions de bas de pfi et de bas de facture soit dans vos CGV.
Taxes
PARAMETRES / Finances / Taxes
On paramètre ici les différents taux de TVA applicables à votre activité. Cette table n’a de sens que si votre société est assujettie à la TVA.
Dates repères
PARAMETRES / Commandes / Dates repères
Il s’agit ici des dates « repères » qui jalonnent la vie d’une offre, d’une commande, d’une expédition et/ou d’un conteneur.
Exemples : ETD, ETA, Confirmation de commande, date de facture…
Elles serviront à renseigner par exemple les conditions de règlement des commandes clients ou fournisseurs, à paramétrer les actions logistiques à suivre, et à suivre les expéditions et les conteneurs.
Les types de date nécessaires au bon fonctionnement du logiciel sont livrés par défaut avec une information dans la colonne « Spécificité » et un statut « Actif ». Vous ne pouvez pas les supprimer, mais vous pouvez modifier leurs libellés.
Vous pouvez en paramétrer d’autres selon vos souhaits (selon les conditions de règlement habituellement pratiquées par vous ou vos fournisseurs, selon les dates clés de votre process logistique…). Il est conseillé de confier ce paramétrage à un administrateur ou utilisateur dédié pour éviter anarchie et créations intempestives.
L’utilisation des dates définit leur portée, ainsi que l’endroit où elles seront saisies :
- « Commande » : Un type de date peut être commun à toutes les demandes associées d’une commande. Par exemple, pour que la « Confirmation de commande » soit identique sur la demande du client et sur la demande fournisseur associée, elle est définie la la « Commande », elle reportée automatiquement sur toutes les demandes associées.
- « Demande » : la date ne sera affichée que sur la demande Client ou Fournisseur où elle aura été saisie (affichée en italique).
- « Expédition » : elle se mettra en place sur la page des Dates de l’expédition.
- « Conteneur » : elle sera à indiquer sur chaque conteneur, et sera restituée également dans les Dates de l’expédition.
Il est possible de supprimer une date tant qu’elle n’a pas été utilisée dans une commande, une expédition ou un conteneur, ou sinon d’en désactiver l’utilisation à venir en décochant la case « Actif ».
Gestion des éditions
PARAMETRES / Commandes / Documents
Les typologies de documents permettent d’identifier facilement les documents que vous conserverez au niveau de chaque affaire (proforma envoyée, photos reçues ou envoyées, fiches techniques fournisseurs, factures…). Les documents de la base documentaire font systématiquement référence à une typologie, de manière à ne pas se baser uniquement sur leur nom, mais de les classer selon vos process.
Ces documents sont classés en deux catégories :
- Vos propres documents, de manière à personnaliser votre base documentaire : Photographie, Validation du B/L reçue… indiquez simplement un libellé, vous pourrez directement l’utiliser. Vous pourrez le supprimer tant qu’il n’a pas été utilisé dans une commande, ou sinon le désactiver.
- Les documents gérés par TRADE.EASY, que vous ne pourrez ni supprimer ni désactiver. Pour la plupart d’entre eux, il s’agit de documents que vous pourrez générer par l’application, au niveau de vos offres, commandes ou expéditions.
Il est conseillé de confier ce paramétrage à un administrateur ou utilisateur dédié pour éviter des créations intempestives.
Les documents générés par le logiciel (Proforma Client, Facture commerciale, Bon de commande fournisseur, Contrat de vente, Certificat d’origine, Certificat d’analyse, Liste de colisage) sont personnalisables, le paramétrage s’effectue ici au niveau de leur typologie :
- Le « libellé » est le titre que portera l’édition (ex : « Bon de commande fournisseur modifié » en « Confirmation d’achat »).
- Vous pouvez sélectionner pour chaque type de document les mentions à afficher. Certaines sont communes à tous les documents d’autres sont plus spécifiques. Le fait de sélectionner une mention aura pour effet de l’éditer dans le document concerné.
- Sur chaque document les mentions de bas de documents sont éditées systématiquement sur le document en question.
- Vous pouvez traduire le libellé du document ainsi que la mention de bas de document.
- Vous pouvez compléter l’édition de vos documents par une pièce jointe (document .pdf), qui viendra s’inclure à la suite du document généré (ex : des conditions générales de vente à joindre au devis).
Le « pied de page des éditions » s’éditera d’office en bas de page de tous les documents (mentions légales, n° TVA, RIB..).
Vous pouvez ajouter votre tampon et/ou votre signature sous forme de fichier image. Cette image sera affichée sur l’édition de votre document en sélectionnant la mention « Tampon / Signature ».
Cette mention sera proposée pour les documents suivants :
- Contrat de Vente
- PFI
- Facture commerciale
- Bon de commande fournisseur
Au moment de l’édition du document, les mentions paramétrées seront indiquées, et vous pourrez les modifier pour les personnaliser sur le document en cours. De même, vous pourrez choisir de joindre ou non le document associé paramétré.
Prévisualisez le document avant de le générer réellement, vous pourrez ainsi vous assurer de son contenu. Afin de ne pas confondre ce document « brouillon » avec l’édition réelle, le document que l’on prévisualise porte un filigrane « Draft ». Une option de la prévisualisation permet également, pour les devis, factures et avoirs Client, de conserver ce brouillon dans la base documentaire, en sélectionnant l’option « Prévisualiser et conserver ».
A noter : le filigrane « Draft » sera toujours affiché sur l’édition des factures et des avoirs sur l’environnement de Test (‘preprod’) afin d’identifier qu’il ne s’agit pas de pièces comptables valides.
Tags
Fonction
PARAMETRES / Commandes / Tags
Pour classer les offres, les commandes ou les expéditions selon leur avancement, et faciliter la lecture des listes, vous avez la possibilité de les affecter à des tags. Il faut au préalable que ces tags soient paramétrés dans le référentiel. Il est conseillé de confier le découpage à un administrateur ou utilisateur dédié afin d’éviter la création intempestive de nouveaux tags.
Pré-requis
Le Tag est composé :
- d’un libellé,
- d’une description (facultatif),
- d’une couleur,
- d’un champ d’association qui pourra être multiple : une offre et/ou une commande et/ou une expédition.
Lors de la suppression d’un tag, un message d’avertissement vous informera que toutes les offres/commandes/expéditions portant ce tag ne l’auront plus et que la suppression est irréversible.
Fonctionnement
Vous pouvez positionner un ou plusieurs Tags sur les offres, commandes et expéditions grâce au bouton + accessible dans l’entête de chaque offre/commande/expédition. Ne seront proposés que les tags associés aux offres ou aux commandes ou aux expéditions en fonction de votre paramétrage précédent.
Vous pouvez revenir au paramétrage à tout moment à partir des offres/commandes en cliquant sur le lien « Gérer les tags ».
Retrouvez et filtrez facilement les offres/commandes/expéditions par tags sur les listes d’affichage. Un filtre est disponible en haut des tableaux.
Lors de la confirmation de commande, les tags associés uniquement à l’offre et non à la commande seront supprimés automatiquement.
Lors de l’annulation de confirmation, les tags de la commande qui ne sont pas associés également aux offres seront supprimés automatiquement.
Dans les 2 cas les tags qui s’appliquent à la fois sur l’offre et sur la commande sont conservés.
Vous retrouverez cette notion de tags dans l’export des produits demandés et sur l’activité commerciale du client, chapitre « Historique des commandes ».