Produits
PARAMETRES / Référence / Type de produit
Les comptes paramétrés sur les produits vont permettre la comptabilisation des factures d’achats et des ventes, ainsi que les avoirs. Ils sont génériques à l’ensemble des références associées au produit.
Le type de produit associé à la référence est important car il va déterminer le mode de fonctionnement des lignes de commande, notamment le choix d’incoterm. Il peut s’agir d’un type Marchandise, Transport ou Service.
Pour chaque référence, vous définissez le compte comptable :
En Vente, le « compte de port, frais et accessoires » permet de distinguer comptablement la part Transport des lignes de factures enregistrées « Transport inclus », la part Marchandises (en incoterm intermédiaire) étant alors comptabilisée sur le compte de vente générique.
En Achat, la saisie des lignes de facture vous propose également deux montants, le premier se comptabilisant sur le compte générique d’achat, le second réservé aux Port, Frais et Accessoires.
Les comptes « Intracommunautaire » serviront à la comptabilisation des achats et vente de/à des partenaires de l’Union Européenne (qui devront être déclarés « Intracommunautaire »).
Si votre société est assujettie, c’est également à cet endroit que vous indiquerez le taux de TVA applicable sur les références de ce produit, qui restera modifiable en saisie de commande.
Il est nécessaire d’associer un type de produit à chaque référence.
Enfin, la suppression d’un type de produit est possible tant qu’il n’a pas été utilisé.
Client et prestataire
PARTENAIRE / Client / Fiche client – PARTENAIRE / Prestataire / Fiche prestataire
Les comptes paramétrés sur les partenaires vont permettre la comptabilisation des factures d’achats et des ventes, mais également des règlements.
Le code Auxiliaire est l’identifiant du partenaire dans la comptabilité auxiliaire de votre outil comptable, de manière à l’alimenter automatiquement. Si vous avez déjà généré des écritures pour ce partenaire, vous ne pourrez plus changer son code Auxiliaire.
Les écritures de facturation seront enregistrées sur le journal indiqué, en Vente ou en Achat.
Attention : Si votre société est assujettie, c’est le témoin TVA du partenaire qui va vous permettre d’enregistrer ou non la TVA lors de la facturation, vous devez le positionner selon notamment son pays.
- Si un client est indiqué « Exonéré », vous ne pourrez pas calculer de TVA sur ses factures.
- Si un fournisseur de l’Union européenne n’est pas indiqué « Intracommunautaire », l’auto-liquidation de la TVA ne se fera pas.
Voir aussi la Fiche Partenaire.
TVA / TGC
PARAMETRES / Finances / Taxes
Ici vous renseignerez les comptes associés aux différents taux de TVA/TGC nécessaires à la comptabilisation des factures.
- Tva Déductible (achats) et Tva collectée (ventes),
- Partenaires nationaux ou intracommunautaires.
Domiciliations bancaires
PARAMETRES / Société / Fiche Société
Sur chacune de vos domiciliations bancaires, vous indiquerez le compte comptable associé, qui sera utilisé pour tous les mouvements issus des relevés bancaires, ainsi que le journal de trésorerie sur lequel seront enregistrées les écritures de paiement de ce compte.
Les écritures de rapprochement peuvent identifier des écarts, notamment lorsque la banque retient des frais (internationaux, de change). Dans ce cas, vous identifiez l’écart comme des « Frais bancaires », et leur montant sera comptabilisé sur le compte de frais associé à la Banque.
Nature de trésorerie
PARAMETRES / Finances / Nature de trésorerie
Les natures de trésorerie sont utilisées pour identifier les mouvements bancaires qui ne sont pas liés aux commandes. Vous indiquez ici le compte de charge, de produit, de tiers associé à la nature.
Vous pouvez décider de détailler les natures de trésorerie au même niveau de détail que votre plan comptable, ou au contraire de regrouper sur des comptes génériques, charge à votre comptable de répartir sur les bons comptes tout en contrôlant ces mouvements lorsqu’ils auront été transférés dans l’outil comptable.
Le code analytique sera reconduit dans le fichier d’export comptable en vue d’alimenter la comptabilité analytique de ces écritures.
Fiche société
PARAMETRES / Société / Fiche Société
La Fiche Société regroupe le paramétrage des autres comptes génériques :
- Compte et journal de caisse, pour les paiements en espèce,
- Comptes de Rabais, remise ou ristourne utilisés pour la comptabilisation des avoirs, accordés ou obtenus,
- Comptes d’écarts identifiés au rapprochement : Produit exceptionnel, Escompte sans recours,
- Comptes d’écarts de conversion de devise, utilisés pour équilibrer les écritures comptables de facture ou de rapprochement (somme des conversions # conversion de la somme).
Exercice comptable
PARAMETRES / Finances / Exercices comptables
La définition d’un exercice est obligatoire avant tout enregistrement d’écriture. Que la comptabilité soit exportée de TRADE.EASY ou non, votre société est soumise à une logique d’exercice comptable et fiscal.
Si majoritairement les exercices sont calés sur l’année civile, il peut arriver qu’un exercice soit décalé, ou d’une durée supérieure à une année. Les exercices doivent se suivre sans trou ni chevauchement des dates.
Chaque exercice est défini par sa codification : généralement l’année, mais il peut être différent s’il n’est pas calé sur l’année civile. Attention toutefois à conserver la chronologie de la codification selon la chronologie des exercices.
ATTENTION : la codification de l’exercice sert de préfixe à la numérotation de vos factures, elle doit donc être pertinente ! Si vous avez un exercice décalé, privilégiez l’année de début ou l’année qui compte le plus de périodes.
Chaque exercice est découpé en un ensemble de périodes comptables (généralement des mois mais pas obligatoirement). Les périodes se suivent également sans trou ni chevauchement, et couvrent la globalité de l’exercice.
Afin de vous simplifier la saisie, seules les dates de fin des périodes sont demandées.
Le menu contextuel à gauche de chaque période vous permet de consulter les écritures comptabilisées de la période, ainsi que d’accéder à l’export des écritures restantes.
C’est ici également que vous pourrez effectuer la clôture des périodes, de manière à empêcher la saisie sur des périodes clôturées. Ce choix n’est disponible que s’il s’agit de la première période non clôturée, que toutes les écritures de la période ont été exportées, et qu’il ne reste plus de lignes de relevés bancaires non traitées.