Rapprochement relevés / commandes
Sauf exception, les écritures ne se généreront qu’à l’export comptable. Vous pouvez donc enregistrer les factures, faire le rapprochement même si les comptes comptables nécessaires ne sont pas renseignés dans le paramétrage.
Attention, même si vous n’alimentez pas votre comptabilité à partir de TRADE.EASY, la définition de l’exercice comptable est obligatoire avant tout enregistrement à visée comptable. Chaque écriture doit être inscrite dans la période comptable ad hoc identifiée à partir de la date de l’écriture selon le calendrier défini. Cette période doit en outre ne pas être déjà clôturée. De même, l’intégration d’un relevé bancaire (manuel ou automatique) ne peut se faire que si les dates concernées appartiennent à une période non clôturée du calendrier.
Si vous y êtes habilité(e), il est possible dans la majorité des cas d’annuler une écriture : à partir de la consultation des écritures du menu TRÉSORERIE, activez le bouton « Flèche arrière » . L’écriture annulée n’est pas supprimée mais contre-passée, un motif est obligatoire. L’écriture d’annulation est générée dès ce moment (c’est l’exception), elle est sélectionnée d’office pour l’export (visualisée en italique, non sélectionnable).
Facture Client
LOGISTIQUE / Afficher les commandes > double-cliquer sur une commande > se positionner sur la demande client dans les Demandes associées.
La facture Client peut être générée sur une commande confirmée, une fois les quantités finalisées et ajustées. Elle se génère au clic sur le bouton « Générer la facture » sur la Demande Client, onglet LOGISTIQUE, chapitre Facturation.
Si vous optez pour la gestion d’expéditions multiples, vous aurez accès à la facturation partielle de vos commandes.
Chaque facture se numérote dans le type de séquence défini au démarrage de TRADE.EASY. Les factures et annulations/avoirs se numérotent dans la même séquence. Cliquez ici pour vérifier les impacts du choix de numérotation des factures sur leur chronologie.
Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.
La date d’échéance de la facture, obligatoire, est proposée à la date la plus lointaine des conditions de règlement de la demande client.
L’annulation de facture génère un document d’avoir. Attention, une annulation de facture n’est pas un avoir total ! La différence entre les 2 concerne la trésorerie, et la possibilité ou non de regénérer la facture :
- Une annulation de facture correspond à une erreur de facturation (« je n’aurais pas dû facturer »). Elle repasse les lignes au statut « Ferme », il est de nouveau possible de la générer.
- Un avoir total génère des lignes de trésorerie à déduire (sur la commande ou une autre). La facture n’est pas considérée annulée, elle ne pourra pas être regénérée.
Une fois la facture générée, vous la retrouvez dans la « Liste des factures et avoirs » (Menu Reporting).
Si vous souhaitez faire figurer des mentions spécifiques d’exonération de TVA sur vos factures, vous en saurez plus en cliquant ici.
Facture Fournisseur
LOGISTIQUE / Afficher les commandes > double-cliquer sur une commande > se positionner sur une demande fournisseur dans les Demandes associées.
Les factures Fournisseurs sont enregistrées par le bouton « Gérer la facturation » sur la Demande Fournisseur, onglet DEMANDE, liste des produits demandés.
Il s’agit d’une saisie simplifiée, uniquement pour comptabilisation et suivi des quantités.
La répartition éventuelle des montants facturés en « Prix d’achat » ou « Port frais et accessoires » permet de répartir comptablement les sommes, respectivement sur les comptes « Achat/Compte comptable » et « Achat/Compte de port frais et accessoires » définis sur le produit associé à la référence concernée.
Vous pouvez enregistrer plusieurs factures sur la demande. La notion de « Finalisation » sert à indiquer qu’il s’agit de la dernière facture de ce fournisseur pour cette commande, que toutes les quantités ont été reçues, ce qui permet le cas échéant d’ajuster les quantités (donc les montants totaux), avec report sur la demande client.
Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.
A cet endroit, vous pouvez également enregistrer un avoir Fournisseur.
Une fois la facture enregistrée, vous la retrouvez dans la « Liste des factures et avoirs » (Menu Reporting).
Pointage des relevés
FINANCES / Comptes bancaires / Pointer les relevés
L’écriture issue du pointage d’une ligne de relevé bancaire va utiliser le compte associé à la nature de trésorerie indiquée, en contrepartie du compte bancaire du relevé.
Il est possible d’indiquer une information analytique dans l’écriture, elle sera issue du « code analytique » indiqué sur la nature de trésorerie.
Rapprochement relevés / commande
FINANCES / Comptes bancaires / Rapprochement
Le rapprochement entre une ou plusieurs lignes de relevés bancaires et une ou plusieurs lignes de trésorerie, va permettre de générer l’écriture associée : le compte bancaire en contrepartie du compte du Client ou du Fournisseur, le cas échéant de l’écart qui a été identifié. Attention donc au type d’écart indiqué lors du rapprochement, car il va impacter le choix du compte utilisé dans l’écriture.
Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture. Si le rapprochement concerne plusieurs commandes, les mouvements seront découpés par commande pour porter la bonne information analytique.
Paiement en espèces
Pour enregistrer un paiement en espèces, il suffit d’indiquer le mode de règlement « Espèces » sur une ligne de trésorerie d’une demande Client ou Fournisseur en la mentionnant « payée ». L’écriture se générera sur le journal et le compte de caisse indiqués sur la fiche Société, en contrepartie du compte Client ou Fournisseur selon le cas.
Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.
Paiement manuel
Si vous n’intégrez pas les relevés pour effectuer le rapprochement bancaire dans TRADE.EASY, vous pouvez tout de même déclarer qu’une ligne de trésorerie est payée, en la modifiant manuellement sur la demande Client ou Fournisseur (Offre ou Commande).
Attention ! Aucune écriture comptable ne sera générée sur un paiement manuel.