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Les actions d’une commande

Une fois la commande réceptionnée par TRADE.EASY, une to-do list se crée, indiquant aux opérateurs les tâches à effectuer. Le paramétrage des « Formalités et Actions » permet d’alimenter cette to-do list, les actions se datent à partir des dates-repères de la commande.

Une « formalité » est un process à réaliser, elle peut s’appliquer à différents éléments qui vont composer la commande : un pays, qu’il soit d’origine du produit, de départ, d’arrivée, une référence (certificat d’analyse par exemple), un client particulier, elle peut aussi être systématique à chaque commande (« récurrente »).

Ce process décomposé en « actions » ordonnées. Chaque action est décrite par un libellé, et un délai par rapport à une date-repère permet de préciser quand elle devra être effectuée. Le délai d’alerte permet de moduler l’apparition de l’action dans la to-do list avant son échéance.

Toute modification des dates-repères (jalons) de la commande actualise les actions associées. Ainsi, la to-do list est toujours à jour.

Les formalités pré-paramétrées (liées à une référence, un pays ou un partenaire) apparaissent automatiquement dans l’onglet « Logistique » lorsque la PFI est générée. Elles se datent automatiquement lorsque la commande est confirmée. Si certaines formalités sont associées aux références, ce sont les produits demandés de la demande client qui sont pris en compte.

Le tableau « Formalités » de l’onglet « Logistique » de la commande présente donc toutes les formalités de la commande. Chaque formalité peut avoir un numéro spécifique (n° de certificat, référence de dossier auprès d’un prestataire…), modifiable par le bouton « Modifier » en bout de ligne.

Un code couleur et un pictogramme « Horloge » sur la date prévisionnelle alertent sur le délai d’urgence de traitement de l’action :

  • rouge si l’action est en retard (date d’échéance dépassée), le pictogramme précise le nombre de jours de retard ;
  • orange en état d’alerte (échéance prochaine), le pictogramme précise le délai restant jusqu’à l’échéance de l’action.

Le statut de la formalité est le plus pessimiste des actions associées : si une des actions associées est en retard, alors que les cinq autres sont faites, ou pas encore d’actualité, elle sera considérée « en retard », le pictogramme indiquera alors le nombre de jours de retard de l’action la plus en retard.

Le chevron à gauche de la ligne permet d’ouvrir/fermer le détail des actions associées.

Les actions sont ordonnables par cliquer-glisser. Le bouton « Modifier » permet de changer le paramétrage, notamment les délais ou le type de date à prendre en compte, et ce uniquement pour la commande en cours.

Une « action critique » est identifiée par un panneau de signalisation rouge. Elle peut signifier par exemple que cette action est incontournable, qu’elle bloque les actions suivantes..

La « Description » de chaque action permet de préciser les conditions particulières ou les raisons du retard.

La saisie de la date de réalisation considère l’action effectuée. Une formalité est considérée « terminée » lorsque toutes ses actions sont effectuées. Si l’action en retard a été terminée à partir de la liste des actions à effectuer (« Terminer les actions en retard »), un commentaire trace l’auteur et la date de la clôture.

Vous validez en une fois l’ensemble des modifications effectuées sur les actions de la commande.

Dans un souci de lisibilité, vous pouvez choisir de ne pas afficher les formalités terminées, ou de ne pas afficher non plus les actions terminées.

3- Les actions à effectuer

Fonction

LOGISTIQUE / Actions à effectuer

LOGISTIQUE / Afficher les commandes :  bouton « Actions à effectuer » disponible sur chaque commande pour consulter l’ensemble des actions de la commande consultée.

Liste de l’ensemble des actions à réaliser relatives aux expéditions et aux commandes non terminées.

Visualisez instantanément le nombre d’actions en retard grâce à l’icône « cercle rouge » dans le bandeau en haut de page, et accédez directement au menu des actions à effectuer afin de les traiter.

Pré-requis

Pour visualiser toutes les actions liées aux expéditions et aux commandes, l’opérateur devra avoir paramétré en amont toutes les formalités et actions dans le référentiel, et activé les formalités sur les commandes et les expéditions.

Le bouton d’accès direct au menu s’affichera si l’opérateur est habilité au menu « Actions à effectuer ».

Fonctionnement

Cette fonctionnalité est l’aboutissement de la mise en place des Actions et Formalités sur les Commandes et Expéditions : celle qui va vous permettre de ne rien oublier, d’effectuer vos tâches à temps, d’anticiper les éventuels retards.

Sont présentées ici les actions non effectuées des commandes et expéditions non terminées. Une action est considérée « effectuée » lorsque sa date réelle est renseignée. Les actions prévues dans plus de 3 mois ne sont pas affichées car trop lointaines.

Les actions sont réparties selon l’échéance de leur date prévisionnelle :

  • Toutes les actions en retard.
  • Un encadré par jour de la semaine en cours.
  • Un encadré par semaine du mois en cours.
  • Un encadré par mois pour les 2 mois suivants.
  • Toutes les actions non datées (basées sur une date-repère qui n’a pas encore de date prévisionnelle).

Par défaut les accordéons « En retard » et « Aujourd’hui » seront ouverts. En un clic vous pouvez ouvrir tous les accordéons et tous les refermer grâce aux icones « dossier » situées en haut de la liste des actions.

Au sein d’un accordéon les actions sont triées par ordre chronologique. Pour une même période, les actions critiques seront affichées en premier.

Chaque action est représentée par une carte, dont le contenu est légèrement différent selon qu’il s’agit d’une action simple ou d’une action de formalités.

  • Une action simple est repérée par son liséré gris. Elle n’est pas rattachée à une formalité, elle ne fait donc pas partie du paramétrage : elle se saisit simplement quand on en a besoin. Elle est directement datée et ne fait pas référence à une date-repère. Les « actions simples » ne sont proposées que sur les expéditions.
  • Une action de formalité est repérée par un liséré bleu, la formalité dont elle est issue s’affiche ainsi que son niveau de complétion (nombre d’actions réalisées et prévues). Les actions des commandes sont systématiquement des « actions de formalités ».

Chaque carte action est complétée par des pictogrammes qui reflètent sa situation (de gauche à droite) :

  • Un éclair orange s’il s’agit d’une « action critique » : une action que vous déclarez importante et qui potentiellement impacte d’autres actions à suivre,
  • Une info-bulle si un commentaire est renseigné, qui s’affiche au survol,
  • L’indicateur de retard, sous forme d’une pendule rouge, avec indication du nombre de jours de retard,
  • L’indicateur de rappel, sous forme d’une cloche orange, lorsque l’action est dans la période d’alerte,
  • Le numéro de l’expédition ou de la commande. Dans l’info-bulle au survol, un lien est proposé pour accéder directement à la commande ou l’expédition. Vous visualisez aussi la référence interne de la commande ainsi que le commercial associé à la commande.

Le cadre à gauche de la liste regroupe les filtres de recherche sur :

  • le numéro d’une expédition ou d’une commande, ou la Référence interne de la commande
  • une période (dates passées ou à venir)
  • uniquement les commandes ou uniquement les expéditions
  • les actions critiques
  • les actions avec un rappel

Pour affiner encore plus votre recherche sur les actions, vous pouvez filtrer sur :

  • le libellé d’une formalité OU sur les liaisons des formalités (liées à un pays, à une référence, au partenaire, sur chaque commande ou expédition)
  • un opérateur : soit le commercial associé aux commandes, soit sur le logisticien affecté aux expéditions.
    Si un opérateur est à la fois logisticien et commercial il est possible de le sélectionner dans la liste des Commerciaux et celle des logisticiens pour afficher l’ensemble des actions qu’il a à réaliser sur ses commandes et ses expéditions.
  • un partenaire : client ou prestataire
  • un pays : s’affichera alors les actions rattachées à une formalité dont l’origine est le pays sélectionné.

Comment indiquer qu’une action est réalisée ou terminée ?

  • Pour terminer une action, cliquez simplement sur la ‘coche’ grise qui apparait au survol en haut à droite de la carte de chaque action, ce qui aura pour effet de lui renseigner la date de réalisation à la date du jour. La coche devient verte, l’action disparaitra au prochain rechargement de la page.
  • Toutes les actions en retard sont à considérer terminées ? si vous ne prenez pas le temps de terminer chaque action, mais vous savez qu’elles sont faites, cliquez sur « Terminer toutes ces actions » sur l’entête de la liste des actions en retard : après validation, les actions concernées vont se dater terminées, elles apparaitront grisées et la coche verte, elles disparaitront au prochain rechargement de la page. Un commentaire de clôture sera indiqué sur chaque action terminée (traçabilité), ce commentaire est proposé dans la fenêtre de validation, modifiable.

Les nouveautés du 22 Mars 2022

Les formalités / Actions s’enrichissent et débarquent dans les expéditions, les Dates repères peuvent être définies au niveau du conteneur, et le N° fiscal est ajouté dans la PFI.

Les actions d’une expédition

En cliquant sur le bouton de navigation ACTIONS, retrouvez toutes les actions et les formalités de votre expédition.
Cette page est présentée en deux onglets :

  • ACTIONS (ouvert par défaut) : l’ensemble des actions de l’expédition, qu’elles soient ‘simples’ ou issues de formalités, organisées selon leur urgence ;
  • FORMALITES : liste des formalités, issues du paramétrage ou ajoutées manuellement.

Onglet ACTIONS

Les actions sont présentées sur 3 colonnes :

  • La colonne « A venir » avec les actions à réaliser dans le futur, présentées dans l’ordre croissant.
  • La colonne « A faire » avec les actions qui sont à faire aujourd’hui ou qui sont en retard.
  • La colonne « Terminée » avec les actions qui ont été réalisées, présentées par date décroissante de réalisation. Une action terminée est une action dont la date de réalisation est renseignée.

Chaque action est représentée par une carte, donc le contenu est légèrement différent selon qu’il s’agit d’une action simple ou d’une action de formalités.

  • Une action simple est repérée par son liséré gris. Elle n’est pas rattachée à une formalité, elle ne fait donc pas partie du paramétrage : elle se saisit simplement quand on en a besoin. Elle est directement datée et ne fait pas référence à une date-repère.
  • Une action de formalité est repérée par un liséré bleu, la formalité dont elle est issue s’affiche ainsi que son niveau de complétion (nombre d’actions réalisées et prévues).

Chaque carte action est complétée par des pictogrammes qui reflètent sa situation (de gauche à droite) :

  • Un éclair orange s’il s’agit d’une « action critique » : une action que vous déclarez importante et qui potentiellement impacte d’autres actions à suivre,
  • Une info-bulle si un commentaire est renseigné, qui s’affiche au survol,
  • L’indicateur de retard, sous forme d’une pendule rouge, avec indication du nombre de jours de retard,
  • L’indicateur de rappel, sous forme d’une cloche orange, lorsque l’action est dans la période d’alerte.

Au-dessus de la liste, le bouton « Nouvelle action » permet uniquement la création d’une action simple (donc non inscrite dans une formalité). L’ajout d’une action dans une formalité s’effectue dans l’onglet « Formalités » (voir ci-dessous).

Pour modifier une action, cliquez simplement sur son libellé.

Si vous voulez la supprimer, passez en modification et activez le bouton « Supprimer l’action ».

Comment utiliser la notion d’alerte ?  Pour ne pas être pris au dépourvu le jour J, notamment pour les actions qui nécessitent un délai de réalisation, saisissez un nombre de jours négatifs en ‘Rappel’ (combien de jours avant la date prévue).

Comment faire lorsqu’une action est effectuée ? Soit en mise à jour, vous renseignez la date de réalisation, soit plus simplement, cliquez sur la carte et passez la dans la colonne « Terminées » grâce au glisser-déposer.

L’objectif du glisser-déposer est de renseigner facilement une date de réalisation de l’action ou de modifier une date prévisionnelle en fonction de la colonne dans laquelle elle est placée :

  • Si vous déplacez dans la colonne « A faire » : modifie la date prévisionnelle de l’action à la date du jour, et si elle était terminée, supprime la date de réalisation.
  • Si vous déplacez dans la colonne « Terminées » : renseigne automatiquement (ou modifie) la date de réalisation de l’action.
  • Le glisser-déposer depuis la colonne « Terminées » vers les autres colonnes a pour effet d’enlever la date de réalisation et positionner une date prévisionnelle.

Onglet FORMALITES

Sont listées ici les formalités mises en place sur l’expédition, à partir du paramétrage.

Les formalités ne se mettent pas automatiquement en place dès la création de l’expédition, car c’est souvent trop tôt par rapport à la réalisation d’actions. Vous devez demander leur application dans la page « Actions » de l’expédition, onglet « Formalités », par l’appui du bouton « Générer les formalités », en fonction du paramétrage mis en place en amont. Si certaines formalités sont associées aux références, ce sont les produits de l’expédition qui sont pris en compte.

Vous pouvez toutefois ajouter des formalités manuellement. Ne vous seront proposées que les formalités du périmètre « Sur les expéditions ».

Chaque formalité est représentée par un encadré dépliant qui synthétise son avancement (nombre d’actions réalisées et prévues). Le clic sur le nom de la formalité, ou sur le chevron, ouvre la liste des actions associées. Une action barrée et cochée est réalisée.

Les actions liées aux formalités sont visibles à la fois dans l’onglet « FORMALITES » mais aussi dans l’onglet « ACTIONS ».

 

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