En cliquant sur le bouton de navigation ACTIONS, retrouvez toutes les actions et les formalités de votre expédition.
Cette page est présentée en deux onglets :
- ACTIONS (ouvert par défaut) : l’ensemble des actions de l’expédition, qu’elles soient ‘simples’ ou issues de formalités, organisées selon leur urgence ;
- FORMALITES : liste des formalités, issues du paramétrage ou ajoutées manuellement.
Onglet ACTIONS
Les actions sont présentées sur 3 colonnes :
- La colonne « A venir » avec les actions à réaliser dans le futur, présentées dans l’ordre croissant.
- La colonne « A faire » avec les actions qui sont à faire aujourd’hui ou qui sont en retard.
- La colonne « Terminée » avec les actions qui ont été réalisées, présentées par date décroissante de réalisation. Une action terminée est une action dont la date de réalisation est renseignée.
Chaque action est représentée par une carte, donc le contenu est légèrement différent selon qu’il s’agit d’une action simple ou d’une action de formalités.
- Une action simple est repérée par son liséré gris. Elle n’est pas rattachée à une formalité, elle ne fait donc pas partie du paramétrage : elle se saisit simplement quand on en a besoin. Elle est directement datée et ne fait pas référence à une date-repère.
- Une action de formalité est repérée par un liséré bleu, la formalité dont elle est issue s’affiche ainsi que son niveau de complétion (nombre d’actions réalisées et prévues).
Chaque carte action est complétée par des pictogrammes qui reflètent sa situation (de gauche à droite) :
- Un éclair orange s’il s’agit d’une « action critique » : une action que vous déclarez importante et qui potentiellement impacte d’autres actions à suivre,
- Une info-bulle si un commentaire est renseigné, qui s’affiche au survol,
- L’indicateur de retard, sous forme d’une pendule rouge, avec indication du nombre de jours de retard,
- L’indicateur de rappel, sous forme d’une cloche orange, lorsque l’action est dans la période d’alerte.
Au-dessus de la liste, le bouton « Nouvelle action » permet uniquement la création d’une action simple (donc non inscrite dans une formalité). L’ajout d’une action dans une formalité s’effectue dans l’onglet « Formalités » (voir ci-dessous).
Pour modifier une action, cliquez simplement sur son libellé.
Si vous voulez la supprimer, passez en modification et activez le bouton « Supprimer l’action ».
Comment utiliser la notion d’alerte ? Pour ne pas être pris au dépourvu le jour J, notamment pour les actions qui nécessitent un délai de réalisation, saisissez un nombre de jours négatifs en ‘Rappel’ (combien de jours avant la date prévue).
Comment faire lorsqu’une action est effectuée ? Soit en mise à jour, vous renseignez la date de réalisation, soit plus simplement, cliquez sur la carte et passez la dans la colonne « Terminées » grâce au glisser-déposer.
L’objectif du glisser-déposer est de renseigner facilement une date de réalisation de l’action ou de modifier une date prévisionnelle en fonction de la colonne dans laquelle elle est placée :
- Si vous déplacez dans la colonne « A faire » : modifie la date prévisionnelle de l’action à la date du jour, et si elle était terminée, supprime la date de réalisation.
- Si vous déplacez dans la colonne « Terminées » : renseigne automatiquement (ou modifie) la date de réalisation de l’action.
- Le glisser-déposer depuis la colonne « Terminées » vers les autres colonnes a pour effet d’enlever la date de réalisation et positionner une date prévisionnelle.
Onglet FORMALITES
Sont listées ici les formalités mises en place sur l’expédition, à partir du paramétrage.
Les formalités ne se mettent pas automatiquement en place dès la création de l’expédition, car c’est souvent trop tôt par rapport à la réalisation d’actions. Vous devez demander leur application dans la page « Actions » de l’expédition, onglet « Formalités », par l’appui du bouton « Générer les formalités », en fonction du paramétrage mis en place en amont. Si certaines formalités sont associées aux références, ce sont les produits de l’expédition qui sont pris en compte.
Vous pouvez toutefois ajouter des formalités manuellement. Ne vous seront proposées que les formalités du périmètre « Sur les expéditions ».
Chaque formalité est représentée par un encadré dépliant qui synthétise son avancement (nombre d’actions réalisées et prévues). Le clic sur le nom de la formalité, ou sur le chevron, ouvre la liste des actions associées. Une action barrée et cochée est réalisée.
Les actions liées aux formalités sont visibles à la fois dans l’onglet « FORMALITES » mais aussi dans l’onglet « ACTIONS ».