Une fois la commande réceptionnée par TRADE.EASY, une to-do list se crée, indiquant aux opérateurs les tâches à effectuer. Le paramétrage des « Formalités et Actions » permet d’alimenter cette to-do list, les actions se datent à partir des dates-repères de la commande.

Une « formalité » est un process à réaliser, elle peut s’appliquer à différents éléments qui vont composer la commande : un pays, qu’il soit d’origine du produit, de départ, d’arrivée, une référence (certificat d’analyse par exemple), un client particulier, elle peut aussi être systématique à chaque commande (« récurrente »).

Ce process décomposé en « actions » ordonnées. Chaque action est décrite par un libellé, et un délai par rapport à une date-repère permet de préciser quand elle devra être effectuée. Le délai d’alerte permet de moduler l’apparition de l’action dans la to-do list avant son échéance.

Toute modification des dates-repères (jalons) de la commande actualise les actions associées. Ainsi, la to-do list est toujours à jour.

Les formalités pré-paramétrées (liées à une référence, un pays ou un partenaire) apparaissent automatiquement dans l’onglet « Logistique » lorsque la PFI est générée. Elles se datent automatiquement lorsque la commande est confirmée. Si certaines formalités sont associées aux références, ce sont les produits demandés de la demande client qui sont pris en compte.

Le tableau « Formalités » de l’onglet « Logistique » de la commande présente donc toutes les formalités de la commande. Chaque formalité peut avoir un numéro spécifique (n° de certificat, référence de dossier auprès d’un prestataire…), modifiable par le bouton « Modifier » en bout de ligne.

Un code couleur et un pictogramme « Horloge » sur la date prévisionnelle alertent sur le délai d’urgence de traitement de l’action :

  • rouge si l’action est en retard (date d’échéance dépassée), le pictogramme précise le nombre de jours de retard ;
  • orange en état d’alerte (échéance prochaine), le pictogramme précise le délai restant jusqu’à l’échéance de l’action.

Le statut de la formalité est le plus pessimiste des actions associées : si une des actions associées est en retard, alors que les cinq autres sont faites, ou pas encore d’actualité, elle sera considérée « en retard », le pictogramme indiquera alors le nombre de jours de retard de l’action la plus en retard.

Le chevron à gauche de la ligne permet d’ouvrir/fermer le détail des actions associées.

Les actions sont ordonnables par cliquer-glisser. Le bouton « Modifier » permet de changer le paramétrage, notamment les délais ou le type de date à prendre en compte, et ce uniquement pour la commande en cours.

Une « action critique » est identifiée par un panneau de signalisation rouge. Elle peut signifier par exemple que cette action est incontournable, qu’elle bloque les actions suivantes..

La « Description » de chaque action permet de préciser les conditions particulières ou les raisons du retard.

La saisie de la date de réalisation considère l’action effectuée. Une formalité est considérée « terminée » lorsque toutes ses actions sont effectuées. Si l’action en retard a été terminée à partir de la liste des actions à effectuer (« Terminer les actions en retard »), un commentaire trace l’auteur et la date de la clôture.

Vous validez en une fois l’ensemble des modifications effectuées sur les actions de la commande.

Dans un souci de lisibilité, vous pouvez choisir de ne pas afficher les formalités terminées, ou de ne pas afficher non plus les actions terminées.