Formalités et Actions
PARAMETRES / Expéditions / Formalités
Cette fonctionnalité est incontournable pour le bon suivi de vos process logistiques.
Cependant, les formalités ne sont pas indispensables au démarrage de TRADE.EASY et peuvent être mises en place une fois les fonctions principales acquises.
Les formalités correspondent aux exigences réglementaires douanières, aux exigences contractuelles signées avec vos clients ou vos fournisseurs, ou simplement aux exigences qualité que vous avez fixées dans vos process.
Le principe est donc d’identifier les principaux process (Les Formalités) et de détailler en tâches (les Actions). Nous vous conseillons de démarrer par un process simple, ou celui qui est le plus sujet à oublis.
En 1er lieu, on décrit dans le référentiel les formalités ainsi que leur découpage en actions, les délais standards pour réaliser les actions et les délais d’alerte pour leur suivi.
Ensuite, sur les pays, références, partenaires, on indiquera quelles formalités sont à suivre respectivement selon le pays, selon la référence produit ou selon le partenaire.
Les formalités des Commandes seront automatiquement reportées à la génération du devis. Les actions seront datées automatiquement à la confirmation de commande en fonction des dates repères sur lesquelles elles ont été définies.
Les formalités des Expéditions sont mises en place sur action de l’opérateur lors de la mise en place de chaque expédition, les actions vont se dater selon les dates repères associées.
L’objectif final étant le suivi journalier des actions à effectuer.
Formalité
Une formalité se définit par :
- Un Libellé
- Un périmètre : indiquez si la formalité s’applique sur les Commandes (de l’offre jusqu’au paiement) ou sur les Expéditions (de sa préparation à la réception finale). Selon le périmètre choisi, la formalité s’appuiera sur les dates-repères définies sur ce périmètre.
- Un mode d’application : le « Type de liaison »
Le « type de liaison » permet de mettre en place la formalité automatiquement selon le contexte, selon la présence d’éléments significatifs dans la commande ou l’expédition :
- un pays (d’origine, de départ, d’arrivée);
- une référence produit, vous pouvez préciser si vous voulez appliquer la formalité une seule fois selon la présence d’au moins une des références concernées, ou pour chacune des références concernées (par exemple pour un contrôle qualité de chaque produit) ;
- un partenaire (Client ou Fournisseur);
- générale (commune à toutes les commandes ou expéditions).
Visualisez rapidement à quels pays, partenaires ou références sont rattachées ces formalités en cliquant sur le type de liaison dans la liste. La mise en place de ces liaisons sur les Pays s’effectue ici par le bouton « Ajouter un pays ». Pour les formalités liées aux partenaires ou aux références, le paramétrage se fait directement sur la fiche partenaire ou référence concernée.
Il reste possible d’ajouter ou supprimer des formalités ou actions à tout moment. Pour conserver l’historique sur votre activité, choisissez plutôt de les désactiver : elles ne seront plus reportées sur les prochaines commandes ou expéditions.
Actions
Chaque formalité est découpée en une ou plusieurs actions à faire au cours de la vie d’une commande ou d’une expédition.
Exemple :
La formalité « Certificat d’analyse » consistera à réaliser les actions suivantes :
- Suivre la réception du certificat d’analyse du fournisseur
- Enregistrer le certificat reçu dans la base documentaire TRADE.EASY de la demande fournisseur
- Saisir le certificat dans TRADE.EASY par la fonction dédiée
- Envoyer le certificat d’analyse généré par TRADE.EASY (reconstitué avec l’entête de la société).
Chaque action est définie par un libellé et un type d’action auquel elle correspond (la couleur paramétrée sur du type d’action apparait), et surtout le type de date-repère qui va servir de jalon. Vous pouvez compléter par un descriptif plus détaillé.
Précisez le délai de réalisation et le délai d’alerte de chaque action, en nombre de jours avant (en négatif) la date-repère.
Type d’action
PARAMETRES / Expéditions / Actions
Dans TRADE.EASY, on entend par « type d’action » des actions génériques de type :
- Appeler,
- Contrôler,
- Valider,
- Envoyer…
Vous pouvez associer une couleur à chaque type d’action pour un meilleur repérage visuel dans le tableau de suivi logistique des commandes.
Dépôts
PARAMETRES / Expéditions / Dépôts
Pour le moment cette fonctionnalité n’est pas utilisée dans TRADE.EASY. Ce menu fera partie d’une prochaine évolution pour la gestion des expéditions.