Fonction

LOGISTIQUE / Actions à effectuer

LOGISTIQUE / Afficher les commandes :  bouton « Actions à effectuer » disponible sur chaque commande pour consulter l’ensemble des actions de la commande consultée.

Liste de l’ensemble des actions à réaliser relatives aux expéditions et aux commandes non terminées.

Visualisez instantanément le nombre d’actions en retard grâce à l’icône « cercle rouge » dans le bandeau en haut de page, et accédez directement au menu des actions à effectuer afin de les traiter.

Pré-requis

Pour visualiser toutes les actions liées aux expéditions et aux commandes, l’opérateur devra avoir paramétré en amont toutes les formalités et actions dans le référentiel, et activé les formalités sur les commandes et les expéditions.

Le bouton d’accès direct au menu s’affichera si l’opérateur est habilité au menu « Actions à effectuer ».

Fonctionnement

Cette fonctionnalité est l’aboutissement de la mise en place des Actions et Formalités sur les Commandes et Expéditions : celle qui va vous permettre de ne rien oublier, d’effectuer vos tâches à temps, d’anticiper les éventuels retards.

Sont présentées ici les actions non effectuées des commandes et expéditions non terminées. Une action est considérée « effectuée » lorsque sa date réelle est renseignée. Les actions prévues dans plus de 3 mois ne sont pas affichées car trop lointaines.

Les actions sont réparties selon l’échéance de leur date prévisionnelle :

  • Toutes les actions en retard.
  • Un encadré par jour de la semaine en cours.
  • Un encadré par semaine du mois en cours.
  • Un encadré par mois pour les 2 mois suivants.
  • Toutes les actions non datées (basées sur une date-repère qui n’a pas encore de date prévisionnelle).

Par défaut les accordéons « En retard » et « Aujourd’hui » seront ouverts. En un clic vous pouvez ouvrir tous les accordéons et tous les refermer grâce aux icones « dossier » situées en haut de la liste des actions.

Au sein d’un accordéon les actions sont triées par ordre chronologique. Pour une même période, les actions critiques seront affichées en premier.

Chaque action est représentée par une carte, dont le contenu est légèrement différent selon qu’il s’agit d’une action simple ou d’une action de formalités.

  • Une action simple est repérée par son liséré gris. Elle n’est pas rattachée à une formalité, elle ne fait donc pas partie du paramétrage : elle se saisit simplement quand on en a besoin. Elle est directement datée et ne fait pas référence à une date-repère. Les « actions simples » ne sont proposées que sur les expéditions.
  • Une action de formalité est repérée par un liséré bleu, la formalité dont elle est issue s’affiche ainsi que son niveau de complétion (nombre d’actions réalisées et prévues). Les actions des commandes sont systématiquement des « actions de formalités ».

Chaque carte action est complétée par des pictogrammes qui reflètent sa situation (de gauche à droite) :

  • Un éclair orange s’il s’agit d’une « action critique » : une action que vous déclarez importante et qui potentiellement impacte d’autres actions à suivre,
  • Une info-bulle si un commentaire est renseigné, qui s’affiche au survol,
  • L’indicateur de retard, sous forme d’une pendule rouge, avec indication du nombre de jours de retard,
  • L’indicateur de rappel, sous forme d’une cloche orange, lorsque l’action est dans la période d’alerte,
  • Le numéro de l’expédition ou de la commande. Dans l’info-bulle au survol, un lien est proposé pour accéder directement à la commande ou l’expédition. Vous visualisez aussi la référence interne de la commande ainsi que le commercial associé à la commande.

Le cadre à gauche de la liste regroupe les filtres de recherche sur :

  • le numéro d’une expédition ou d’une commande, ou la Référence interne de la commande
  • une période (dates passées ou à venir)
  • uniquement les commandes ou uniquement les expéditions
  • les actions critiques
  • les actions avec un rappel

Pour affiner encore plus votre recherche sur les actions, vous pouvez filtrer sur :

  • le libellé d’une formalité OU sur les liaisons des formalités (liées à un pays, à une référence, au partenaire, sur chaque commande ou expédition)
  • un opérateur : soit le commercial associé aux commandes, soit sur le logisticien affecté aux expéditions.
    Si un opérateur est à la fois logisticien et commercial il est possible de le sélectionner dans la liste des Commerciaux et celle des logisticiens pour afficher l’ensemble des actions qu’il a à réaliser sur ses commandes et ses expéditions.
  • un partenaire : client ou prestataire
  • un pays : s’affichera alors les actions rattachées à une formalité dont l’origine est le pays sélectionné.

Comment indiquer qu’une action est réalisée ou terminée ?

  • Pour terminer une action, cliquez simplement sur la ‘coche’ grise qui apparait au survol en haut à droite de la carte de chaque action, ce qui aura pour effet de lui renseigner la date de réalisation à la date du jour. La coche devient verte, l’action disparaitra au prochain rechargement de la page.
  • Toutes les actions en retard sont à considérer terminées ? si vous ne prenez pas le temps de terminer chaque action, mais vous savez qu’elles sont faites, cliquez sur « Terminer toutes ces actions » sur l’entête de la liste des actions en retard : après validation, les actions concernées vont se dater terminées, elles apparaitront grisées et la coche verte, elles disparaitront au prochain rechargement de la page. Un commentaire de clôture sera indiqué sur chaque action terminée (traçabilité), ce commentaire est proposé dans la fenêtre de validation, modifiable.