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Les nouveautés du 13 avril 2021

La notion de Catégories est désormais complètement intégrée à TRADE.EASY et remplace les Familles de produits. Du nouveau aussi du côté des rapprochements bancaires.

Les nouveautés du 18 mars 2021

Une nouvelle fonctionnalité pour créer des commandes de reliquats, un changement de wording (on ne parle plus de Demande mais d’Offre) et des changements côté Portefeuilles.

5- Création de reliquats de commande

Fonction

COMMERCIAL / Afficher les offres – LOGISTIQUE / Afficher les commandes

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité de reporter dans une nouvelle commande tout ou partie des produits d’une commande existante et simplifie la gestion de plusieurs expéditions.

Pré-requis

La création des commandes de reliquat est possible à partir d’une offre en cours ou d’une commande confirmée non facturée.

La fonctionnalité n’est disponible que si l’opérateur a le droit de modifier la commande (donc s’il est le commercial ou le logisticien de la commande ou s’il est habilité à modifier toutes les commandes).

Fonctionnement

Création

Pour créer un reliquat d’une offre ou d’une commande, cliquez sur le bouton d’action en haut à droite du bandeau de résumé (les 3 points verticaux) : « Créer un reliquat ».

Saisissez l’ETD et l’ETA souhaitées pour la commande de reliquat. Elles viendront alimenter l’ETD et ETA prévisionnelles de la commande générée.

L’ensemble des produits de la demande client est affiché dans le cadre de gauche « Références de la commande ». Sélectionnez ici les produits qui font l’objet du reliquat.
Pour gagner du temps, une case à cocher « Tout sélectionner » permet de sélectionner l’ensemble des produits. Une zone de recherche permet de filtrer les références souhaitées.
Dès qu’un produit est sélectionné, le bouton « Ajouter » s’active et permet de basculer le ou les produits dans le cadre « Référence(s) concerné(s) parle reliquat ». Si besoin, un bouton de suppression vous permet de retirer un produit de la sélection.

Pour définir les quantités du reliquat, vous pouvez soit mettre à jour les quantités reçues, soit saisir directement la quantité du reliquat. Lors de la validation, les quantités seront mises à jour sur la commande initiale, et le reliquat créera une nouvelle commande de reliquat au statut offre en cours.

Vous avez la possibilité de reporter automatiquement ou non les modifications des quantités sur les devis fournisseurs de la commande en question via la case à cocher en bas de page (cochée par défaut).

Le bouton « Abandonner » redirige vers la commande sans appliquer les modifications.
Le bouton à choix multiple « Terminer » / « Terminer et générer les documents » implique que :

  • Les quantités sont mises à jour sur la demande client de la commande initiale.
  • Les quantités des demandes fournisseur associées sont également mises à jour si la case « Reporter les quantités… » est cochée.
  • Une offre de reliquat est créée dans le menu COMMERCIAL / Afficher les offres.

Lorsqu’on clique sur « Terminer et générer les documents » la commande initiale est mise à jour, la commande de reliquat est générée et vous êtes redirigé vers le formulaire d’édition de la proforma.

Dans l’entête de toute commande de reliquat est affiché le numéro de la commande mère. Exemple : COMMANDE 21011 – Reliquat de la Commande n° 21010.

Sur la commande mère s’affiche le nombre de reliquats associés (et les liens vers ces commandes).

On ne génère qu’une seule commande de reliquat à la fois (si vous avez besoin de plusieurs commandes, il faudra renouveler l’opération).

Suppression

Une suppression de commande mère supprime le lien mais ne supprime pas les commandes de reliquat associées.
Une suppression d’une commande de reliquat supprime le lien mais ne supprime pas la commande mère (qui reste telle quelle).

Export des produits demandés

Dans l’export des produits demandés une colonne « Reliquat de la commande N°XX » vous permettra d’identifier les reliquats.

Les nouveautés du 24 février 2021

La Famille de produits est remplacée par la notion de Catégories (pour vous permettre prochainement une meilleure classification de vos références). Du nouveau aussi côté Liste des actions, PFI/Facture et Commandes.

7- Terminer une commande

Fonction

LOGISTIQUE / Afficher les commandes
Sur chaque commande, vous pouvez choisir de terminer la commande et les expéditions associées depuis le bouton d’action situé en haut à droite du bandeau de résumé.
Il est essentiel de terminer vos commandes et vos expéditions dans TRADE.EASY afin d’alléger les listes. Vous y gagnerez en visibilité et le temps d’affichage sera meilleur.

Pré-requis

Les contrôles pour terminer une commande seront différents selon que vous gérez ou non votre comptabilité dans TRADE.EASY (paramétrage différent lorsque vous intégrez ou non vos relevés, effectuez le rapprochement bancaire et l’export comptable).

Si vous gérez la comptabilité dans TRADE.EASY, ces 3 critères doivent être réunis :

  • Toutes les Factures/avoir client doivent être comptabilisées.
  • Toutes les Factures/avoirs fournisseurs doivent être comptabilisées.
  • Toutes les lignes de trésorerie doivent être payées et comptabilisées.

Fonctionnement

Pour terminer une commande, cliquez sur le bouton d’action en haut à droite du bandeau de résumé (les 3 points verticaux) : le statut de la commande bascule alors en « Terminé » et un commentaire est automatiquement créé pour tracer l’action.

S’il vous reste des lignes de trésorerie non payées, vous avez la possibilité de forcer le statut de votre commande pour le passer en « Terminé ». Un message d’avertissement vous permettra de passer outre les contrôles si les lignes de trésorerie ne sont ni facturées, ni payées.

En revanche, si les lignes sont payées mais non comptabilisées, un message bloquant apparaitra avec un lien vers l’export comptable, qu’il faudra effectuer, pour rendre possible l’action.

Lorsque vous terminez vos commandes, vous pouvez aussi terminer les expéditions associées en cochant « Terminer également les expéditions associées ». Les expéditions auront le statut « terminé » à la date du jour.

Impacts du forçage

Les lignes de Trésorerie prévisionnelles des commandes au statut « Terminé » n’apparaissent plus :

  • dans le tableau de Trésorerie,
  • dans l’export de Trésorerie,
  • lors des rapprochements Bancaires,
  • dans la balance âgée,
  • dans la couverture des taux.

Réactivation

Pour réactiver une commande terminée, il suffit de cliquer sur Réactiver via le bouton d’action en haut à droite de l’entête de la commande (3 petits points). Un commentaire sera créé automatiquement dans les avancements pour tracer cette action.

Contrôle des marges

Fonction

REPORTING / Contrôle des marges

Le « Contrôle des marges » est une extraction Excel qui permet d’établir pour chaque commande un comparatif entre la marge calculée à partir des produits demandés (la marge théorique) et la marge calculée à partir des lignes de trésorerie (la marge réelle).
Le contrôle permet d’identifier les potentiels écarts importants et d’en analyser la cause.

Pré-requis

Les offres qui ont des prix d’achat à 0 (non saisis) sur les demandes fournisseurs sont exclues de l’extraction (en raison des données incomplètes, la marge ne peut être calculée). En revanche, lorsqu’une commande a un produit gratuit, elle est prise en compte.

Fonctionnement

Afin de cibler les commandes à contrôler, vous pouvez sélectionner :

  • Une période : Cette sélection n’est pas obligatoire, la recherche s’effectuera alors sur toutes les offres et commandes de la base. Ces dates correspondent aux dates de création pour les offres et aux dates de confirmation pour les commandes.
  • Un type de marge :
    • Marge sur les offres en cours : Commandes non confirmées et non annulées,
    • Marge sur les commandes validées non facturées : Commandes confirmées mais non facturées (non annulées, non terminées),
    • Marge sur les commandes validées facturées partiellement : Commandes qui ont au moins une facture client, mais avec un reste à facturer,
    • Marge sur les commandes validées facturées : Commandes confirmées et totalement facturées,
    • Marge sur les commandes terminées,
    • Marge sur le chiffre d’affaires par année : Commandes confirmées et facturées dans l’année (N ou N-1).
  • Un commercial associé aux offres et/ou commandes : les opérateurs proposés ont le métier « commercial » coché au niveau du paramétrage de leur fiche  opérateur.
  • Un pourcentage d’écart de marge acceptable.

L’ « écart de marge acceptable », proposé par défaut à 2%, permet de sélectionner uniquement les commandes dont l’écart entre le taux de marge prévisionnel et le réel est important. Pour obtenir la liste de toutes les commandes, indiquez « 0 ». Sur une commande, cet écart est théoriquement nul, cependant il est possible d’avoir des écarts lorsque des lignes de trésorerie correspondant à des frais ou des trop perçus ont été ajoutés à la commande (soit manuellement soit par le biais des rapprochements).

Chaque commande est exportée, contenant les informations nécessaires au calcul de sa marge et de son contrôle : les encaissements prévisionnels et réels, les décaissements prévisionnels et réels, les montants HT et TTC des factures Client et Fournisseur. Tous les montants sont convertis dans la devise de l’application, selon le taux moyen de la demande client ou fournisseur.
Afin de faciliter les calculs dans Excel, les montants Client sont présentés en positif, les montants Fournisseur en négatif.

Les encaissements et décaissements prévisionnels sont basés sur les produits demandés, ils sont calculés en HT et TTC. En revanche, les encaissements et décaissements réels sont basés sur les lignes de trésorerie, ils ne sont calculés qu’en TTC.

En conséquence, la marge prévisionnelle (en nombre et en pourcentage) peut être calculée en HT et TTC, alors que la marge réelle se calcule en TTC. L’écart de marge est calculé à partir de la marge TTC, pour pouvoir être comparable. Si votre société n’est pas assujettie, seuls les montants HT sont exportés.

A noter : les décaissements prévisionnels HT sont proposés selon la ventilation Produit / Transport / Services.

Les avoirs enregistrés sur les commandes ont une influence sur les écarts de marge, ils sont également présents dans l’export pour permettre cette explication (avoirs Fournisseurs enregistrés et avoirs Clients générés). Ils sont proposés en HT et TTC.

Certains utilisateurs de TRADE.EASY utilisent plutôt la notion de « marque » (marge calculée à partir des ventes) que « marge » (marge calculée à partir des achats), les deux notions sont donc présentes dans l’export.