Fonction
REPORTING / Contrôle des marges
Le « Contrôle des marges » est une extraction Excel qui permet d’établir pour chaque commande un comparatif entre la marge calculée à partir des produits demandés (la marge théorique) et la marge calculée à partir des lignes de trésorerie (la marge réelle).
Le contrôle permet d’identifier les potentiels écarts importants et d’en analyser la cause.
Pré-requis
Les offres qui ont des prix d’achat à 0 (non saisis) sur les demandes fournisseurs sont exclues de l’extraction (en raison des données incomplètes, la marge ne peut être calculée). En revanche, lorsqu’une commande a un produit gratuit, elle est prise en compte.
Fonctionnement
Afin de cibler les commandes à contrôler, vous pouvez sélectionner :
- Une période : Cette sélection n’est pas obligatoire, la recherche s’effectuera alors sur toutes les offres et commandes de la base. Ces dates correspondent aux dates de création pour les offres et aux dates de confirmation pour les commandes.
- Un type de marge :
- Marge sur les offres en cours : Commandes non confirmées et non annulées,
- Marge sur les commandes validées non facturées : Commandes confirmées mais non facturées (non annulées, non terminées),
- Marge sur les commandes validées facturées partiellement : Commandes qui ont au moins une facture client, mais avec un reste à facturer,
- Marge sur les commandes validées facturées : Commandes confirmées et totalement facturées,
- Marge sur les commandes terminées,
- Marge sur le chiffre d’affaires par année : Commandes confirmées et facturées dans l’année (N ou N-1).
- Un commercial associé aux offres et/ou commandes : les opérateurs proposés ont le métier « commercial » coché au niveau du paramétrage de leur fiche opérateur.
- Un pourcentage d’écart de marge acceptable.
L’ « écart de marge acceptable », proposé par défaut à 2%, permet de sélectionner uniquement les commandes dont l’écart entre le taux de marge prévisionnel et le réel est important. Pour obtenir la liste de toutes les commandes, indiquez « 0 ». Sur une commande, cet écart est théoriquement nul, cependant il est possible d’avoir des écarts lorsque des lignes de trésorerie correspondant à des frais ou des trop perçus ont été ajoutés à la commande (soit manuellement soit par le biais des rapprochements).
Chaque commande est exportée, contenant les informations nécessaires au calcul de sa marge et de son contrôle : les encaissements prévisionnels et réels, les décaissements prévisionnels et réels, les montants HT et TTC des factures Client et Fournisseur. Tous les montants sont convertis dans la devise de l’application, selon le taux moyen de la demande client ou fournisseur.
Afin de faciliter les calculs dans Excel, les montants Client sont présentés en positif, les montants Fournisseur en négatif.
Les encaissements et décaissements prévisionnels sont basés sur les produits demandés, ils sont calculés en HT et TTC. En revanche, les encaissements et décaissements réels sont basés sur les lignes de trésorerie, ils ne sont calculés qu’en TTC.
En conséquence, la marge prévisionnelle (en nombre et en pourcentage) peut être calculée en HT et TTC, alors que la marge réelle se calcule en TTC. L’écart de marge est calculé à partir de la marge TTC, pour pouvoir être comparable. Si votre société n’est pas assujettie, seuls les montants HT sont exportés.
A noter : les décaissements prévisionnels HT sont proposés selon la ventilation Produit / Transport / Services.
Les avoirs enregistrés sur les commandes ont une influence sur les écarts de marge, ils sont également présents dans l’export pour permettre cette explication (avoirs Fournisseurs enregistrés et avoirs Clients générés). Ils sont proposés en HT et TTC.
Certains utilisateurs de TRADE.EASY utilisent plutôt la notion de « marque » (marge calculée à partir des ventes) que « marge » (marge calculée à partir des achats), les deux notions sont donc présentes dans l’export.