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4- Le tracking

L’objectif du Tracking est de suivre le parcours des conteneurs confiés ou l’évolution d’un service, de manière à s’assurer du bon déroulement de l’acheminement.

TRADE.EASY vous propose plusieurs modes de tracking.

Tracking par URL

Ce mode de tracking permet de se connecter sur le site d’un prestataire de transport ou une compagnie maritime, ou d’un prestataire de service (envoi de documents), en utilisant un n° de Bill of Lading ou un numéro spécifique fourni par le prestataire. Il permet de suivre toute expédition, à partir du moment où elle est identifiée par un numéro et accessible par un site web. Ce tracking est basé sur le paramétrage de liens de pages web (« URL »).

Cliquez ici pour découvrir comment mettre en place le Tracking par URL.

Tracking en temps réel

Ce choix vous évite d’avoir à vous connecter chaque jour sur les différents sites des compagnies maritimes, les informations de voyage sont automatiquement mises à jour dans TRADE.EASY !

Le principe est simple. Après une rapide synchronisation de vos fournisseurs de transport avec les compagnies maritimes, déclarez les expéditions (Bill of Lading) que vous voulez suivre, précisez ce que vous souhaitez répercuter automatiquement dans TRADE.EASY (actualisation des ETD ETA, identification des conteneurs).

Cliquez ici pour découvrir comment mettre en place le Tracking en temps réel.

5- Gestion d’un avoir fournisseur

Fonction

LOGISTIQUE / Afficher les commandes=> COMMANDES / Demande Fournisseur / onglet DEMANDE – bouton « Gérer la facturation » dans la rubrique Produits Demandés.

Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer vos avoirs Fournisseur et de les déduire des commandes suivantes.

Pré-requis

Avoir enregistré une facture fournisseur et recevoir un avoir concernant la commande associée à cette facture.

Fonctionnement

I. Enregistrer un avoir fournisseur

II. Quel impact en trésorerie ?

III. Comment déduire l’avoir ?

IV. Export comptable

I. Enregistrer un avoir fournisseur

Les avoirs sont enregistrés au même endroit que les factures fournisseurs, à savoir par le bouton « Gérer la facturation » sur la Demande Fournisseur, onglet « Demande » , liste des produits demandés.

Cette page présente :

  • dans la partie haute : les factures enregistrées,
  • dans la partie basse : les avoirs.

Pour en enregistrer un, appuyez simplement sur « Ajouter un avoir » .

Attention ! L’avoir doit s’appliquer à un montant facturé suffisant. Si aucune facture n’a été enregistrée pour cette demande fournisseur, ou si le montant facturé restant (factures diminuées des avoirs existants) est inférieur au montant de l’avoir, il sera impossible de l’enregistrer.

Les informations générales sont obligatoires: n° du document reçu, sa date ainsi que la date de réception. Le motif n’est renseigné qu’à titre d’information, il n’en est pas moins obligatoire pour le justifier.

Le montant total de l‘avoir sert à contrôler en fin de saisie que les différentes lignes ont été enregistrées et qu’il n’y a pas d’erreur de saisie.

Vous pouvez joindre le document scanné pour le revisualiser ultérieurement. Il sera aussi disponible dans la base documentaire.

Le « type de l’avoir » va permettre d’ajuster la saisie selon le fait générateur de l’avoir :

  • Remise,
  • Retour sur achat de l’exercice,
  • Retour sur achat de l’exercice précédent,
  • Erreur de facturation.

S’il s’agit d’une remise, vous avez simplement à entrer le montant de cette remise, le cas échéant le code taxe.

Dans les autres cas, vous devez choisir le(s) produit(s) objet(s) de l’avoir et indiquer pour chacun le montant concerné, éventuellement ventilé en achat et port et accessoires, le cas échéant le code taxe.

Pour davantage de praticité, l’avoir est saisi en positif, mais sera ensuite systématiquement affiché en négatif.

L’avoir est enregistré dans la devise de la demande fournisseur.

Une fois enregistré, l’avoir est affiché dans la liste des factures et avoirs de la demande fournisseur, ses informations sont visualisées en dépliant le bloc que représente l’avoir. Lorsque cette liste est affichée, vous voyez instantanément si l’avoir a été déduit ou non, et si oui, sur quelle commande, vous pouvez la visualiser en cliquant sur le lien de son numéro.

Vous pouvez le modifier ou le supprimer tant qu’il n’est pas comptabilisé et qu’il n’a pas été déduit sur une commande.

A noter : Les factures fournisseurs ne sont plus modifiables ni supprimables si un avoir a été saisi sur la demande fournisseur.

Une fois l’avoir enregistré, vous le retrouvez dans la « Liste des factures et avoirs  » (Menu Reporting).

II. Quel impact en trésorerie ?

La création de l’avoir a pour effet de créer des lignes de trésorerie négatives, de manière à matérialiser cette déduction. Elles sont repérables à leur statut pour l’instant « Avoir à déduire », leur date prévisionnelle est la date d’enregistrement de l’avoir. Elles n’ont pas encore de date réelle, car pas encore déduites.

impact avoir en trésorerie

Ces lignes de trésorerie d’avoir ne sont pas supprimables ; la seule modification possible est d’actualiser le taux de change et de le certifier (s’il s’agit d’une demande en devise). Elles ne peuvent être supprimées qu’en supprimant l’avoir, à condition qu’il ne soit ni déduit, ni comptabilisé.

Le reste à payer de la demande fournisseur est égal à la somme des lignes prévisionnelles hormis les avoirs, tant que l’avoir n’a pas été déduit. C’est donc la commande d’origine qui supporte l’écart de marge. Dans l’état de « Contrôle des marges », la colonne « Avoir Frs HT » permet de justifier l’écart des marges prévisionnelle/réelle par le montant de(s) (l’)avoir(s) enregistré(s).

Si l’avoir est enregistré alors que le fournisseur a déjà été payé, les lignes de trésorerie générées sont affectées au compte bancaire du paiement, éventuellement réparties entre plusieurs comptes bancaires si le paiement a été effectué en plusieurs fois sur des comptes différents. Dans le tableau de trésorerie, elles affectent donc le compte bancaire d’origine du paiement.

Si l’avoir est enregistré alors que le fournisseur n’est pas encore payé, les lignes de trésorerie générées ne sont affectées sur aucun compte bancaire.

Si le fournisseur est partiellement payé, les lignes de trésorerie d’avoir seront affectées en priorité à la fraction non payée (potentiellement sans compte bancaire), puis dans l’ordre des dates de paiement (sur leur compte bancaire respectif).

A savoir : Les lignes de trésorerie générées par un avoir (déduit ou non) sont considérées « Hors produits demandés » et n’impactent pas l’éventuel recalcul prévisionnel de la trésorerie suite à un changement de date des conditions de règlement ou un ajustement des quantités.

III. Comment déduire l’avoir ?

L’avoir peut être déduit sur toute demande du même fournisseur qui a un reste à payer facturé au minimum supérieur au montant de l’avoir. Il peut éventuellement être déduit de la commande où il a été enregistré.

Pour ce faire, vous devez vous positionner sur la demande Fournisseur où doit être déduit l’avoir, le bouton « Déduire un avoir » ouvre une fenêtre de choix de l’avoir à déduire. Vous ne pouvez déduire qu’un seul avoir à la fois. Le lien sur le n° de commande vous permet d’afficher la demande fournisseur à l’origine de l’avoir.

Le bouton « Utiliser » permet de valider le choix de l’avoir, ce qui a pour conséquences :

  • De considérer l’avoir « déduit », il ne pourra pas être déduit une seconde fois, il ne pourra plus être modifié ni supprimé ;
  • Sur la demande fournisseur d’origine : de valider la(es) ligne(s) de trésorerie de déduction, elle devient « Avoir déduit », sa date réelle est celle du paiement d’origine avant l’avoir (ou la date de l’avoir si le paiement n’était pas effectif), son libellé propose le lien vers la demande fournisseur où a été déduit l’avoir ;
  • Sur la demande fournisseur où l’avoir a été déduit :
    • de générer la(les) ligne(s) de trésorerie pour considérer une partie de la commande « payée » (couverte) par cet avoir. Ces lignes sont donc déduites des montants au statut « Facturé », ce qui a pour effet de recalculer (diminuer) le reste à payer de la demande fournisseur. La date réelle est toujours celle du paiement d’origine, le statut est « Avoir déduit », le libellé propose le lien vers la demande fournisseur d’où provient l’avoir ;
    • La banque de la déduction est celle sur laquelle le règlement d’origine a été fait ; si l’avoir a généré plusieurs lignes du fait d’une ventilation des paiements par banque (ou même sans banque, si une partie de la demande n’était pas payée) sur la demande d’origine, cette ventilation est reconduite. Ainsi, dans le tableau de trésorerie, elles affectent également le compte bancaire d’origine du paiement.

IV. Export comptable

Les avoirs fournisseurs à comptabiliser (déduits ou non) sont proposés dans le même tableau que les factures fournisseurs.

Pour pouvoir générer l’écriture comptable d’avoir, assurez-vous d’avoir au préalable paramétré les comptes de Rabais, Remises et Ristournes au niveau du paramétrage comptable de la Fiche Société.

Si l’avoir est en devises, c’est le taux moyen de la demande fournisseur qui est utilisé pour la conversion. Il devra avoir été certifié avant la comptabilisation, c’est-à-dire que toutes les lignes de trésorerie de la demande doivent être certifiées (il n’y a plus de risque de change).

La répartition éventuelle des montants en « Prix d’achat » ou « Port frais et accessoires » permet de répartir comptablement les sommes, respectivement sur les comptes « Achat/Compte comptable » et « Achat/Compte de port frais et accessoires » définis sur le produit associé à la référence concernée. Si l’avoir est de type « Remise » ou « Retour sur achat de l’exercice précédent » , ces comptes d’achat sont remplacés par le compte de « Rabais, remise, ristourne obtenus ».

Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.

Une fois l’avoir comptabilisé, il n’est plus possible de le modifier ou le supprimer. Si vous voulez le corriger (uniquement si l’avoir n’est pas déjà déduit), vous devez au préalable annuler sa comptabilisation. Pour ce faire, recherchez-le dans la page de la consultation des écritures comptabilisées, puis activez le bouton « Flèche » pour l’annuler (le contrepasser).

1- Général

TRADE.EASY vous permet de générer les écritures comptables issues de votre activité, de manière à les exporter vers votre logiciel comptable ou les transmettre à votre cabinet comptable, en évitant la double saisie. Les comptes à indiquer sont ceux de votre plan comptable.

TRADE.EASY génère les écritures issues de l’activité :

  • Factures d’achat,
  • Factures de vente,
  • Paiements des commandes issus du Rapprochement bancaire,
  • Paiements « Hors commande » issus du pointage des relevés bancaires,
  • Paiements en espèces.

Avant de pouvoir générer ces écritures, un minimum de paramétrage comptable est nécessaire.

Vous n’avez pas besoin de la fonctionnalité Comptabilité ?

Il est possible d’utiliser TRADE.EASY sans exporter la comptabilité, mais vous vous privez d’une fonctionnalité qui va vous faire gagner du temps.

Si vous ne souhaitez pas exporter votre comptabilité, contactez notre support pour activer l’option « Sans comptabilité ». Vous pourrez ainsi classer vos commandes dans le portefeuille « Terminé » une fois complètement payées.

Attention : si vous conservez la fonctionnalité Comptabilité sans l’utiliser, vous ne pourrez pas terminer une commande tant qu’il reste des écritures la concernant à comptabiliser.

Vous souhaitez enregistrer des Factures Fournisseur multi-commandes, et les transmettre à un outil comptable externe ?

Ce nouveau module de saisie des factures et d’avoirs Fournisseur est fait pour vous !

 

Mise en production du 5 juin 2019

Retrouvez ici les évolutions fonctionnelles qui ont été livrées le 5 juin 2019. Elles concernent la liste de colisage, l’import de vos relevés bancaires et le tableau des produits.

Import des relevés au format CSV

Fonction

FINANCES / Comptes bancaires / Importer des relevés CSV
Cette fonction permet d’importer ses relevés de banques par l’intermédiaire d’un fichier .csv.

Pré-requis

Pour y avoir accès, l’habilitation « Relevés – Importer un relevé bancaire » doit être cochée dans le sous-menu Habilitations des paramètres de TRADE.EASY.

Fonctionnement

L’import manuel propose de sélectionner le séparateur de colonnes du fichier ainsi que le séparateur de décimale : par défaut la virgule est proposée en séparateur de colonnes, et le point en séparateur de décimale (les séparateurs doivent être différents pour ces deux éléments).

Il faut dans un premier temps « choisir un fichier » puis cliquer sur « Vérifier le fichier » :

  • Si la vérification du fichier échoue, le motif de l’erreur est signalé en rouge (cf. la liste des contrôles effectués à retrouver dans la partie Contrôles effectués sur le fichier).
  • Si le fichier répond aux différents contrôles, un compte-rendu s’affiche ; vous pouvez alors lancer « l’Import Manuel« .
  • Si l’option « et continuer le pointage du relevé » reste cochée, vous serez redirigé(e) automatiquement vers le pointage qui vous permettra d’exclure les écritures qui ne concernent pas votre activité de négoce.

Structure du fichier importé

Afin de pouvoir importer les relevés sous forme de fichier .csv, il est nécessaire que le fichier respecte la structure suivante :

→ Concernant les séparateurs :

  • Les colonnes sont séparées soit par des virgules « , » soit par des points-virgules « ; »
  • Les décimales sont séparées soit par le point « . » soit par la virgule « , »
  • Les séparateurs sont sélectionnés au moment de l’import et doivent être différents pour les colonnes et les décimales

→ Concernant les colonnes, le fichier doit contenir les 11 colonnes suivantes :

A. Numéro du compte

B. BIC/SWIFT

C. Devise

D. Date du relevé au format jj/mm/aaaa

E. Libellé

F. Montant du retrait (décaissement)

G. Montant de l’encaissement (encaissement)

H. Solde

I. Libellé complémentaire

J. Date de valeur (si vide la date du relevé sera appliquée) au format jj/mm/aaaa

K. Numéro d’écriture (si vide la valeur 0000000 sera appliquée)

En rouge les données obligatoires (pour les colonnes F & G, il doit y avoir un seul montant dans l’une des deux colonnes) ; en jaune les colonnes optionnelles qui peuvent donc rester vides.

→ Concernant les lignes :

  • La 1ère ligne du fichier contient les titres des colonnes pour plus de lisibilité. Elle ne sera pas importée.
  • La 2ème ligne du fichier contient le solde de début de période, dans la colonne H.
  • La dernière ligne du fichier contient le solde de fin de période, dans la colonne H.

Ces deux lignes sont obligatoires car elles permettent de contrôler les soldes début et de fin.

Contrôles effectués sur le fichier

  • Les éléments suivants sont contrôlés :
  • Le fichier a-t-il déjà été traité ?
  • Le compte bancaire du fichier, son BIC et sa devise sont-ils cohérents avec le compte bancaire renseigné sur la fiche société ?
  • Le solde de début du fichier est-il identique au solde en cours du compte bancaire ?
  • Les écritures du fichier ne contiennent-elles qu’un seul compte bancaire dans une seule devise ?
  • La structure du fichier est-elle respectée ? (séparateurs, colonnes, lignes)
  • Le solde du début, l’ensemble des mouvements et le solde de fin du fichier sont-ils cohérents ?

Si une erreur est détectée, elle sera indiquée en rouge suite à la vérification du fichier.

Exemple de fichier

2- Saisie des commandes

Fonctionnement

Quelles sont les informations minimales à renseigner ?
A partir de quels éléments sont proposées les informations déjà remplies ?
A quoi vont servir les informations ?
Que se passe-t-il lors de la création de la commande ?

Quelles sont les informations minimales à renseigner ?

Les informations obligatoires sont celles qui identifient la demande :

  • Le Client et son interlocuteur,
  • Le commercial à qui est affectée la demande,
  • La devise dans laquelle seront exprimés le devis et la facture Client. Si la devise est étrangère, le taux de change est obligatoire, même s’il n’est pas définitif.

Les autres informations pourront a posteriori être ajoutées dans la Commande : produits demandés, Dates-repère, Conditions de règlement, Informations logistiques.

A partir de quels éléments sont proposées les informations déjà remplies ?

Afin de gagner du temps de saisie, certaines informations apparaissent pré-remplies lors de l’enregistrement de la demande. Toutes ces informations sont modifiables.

Vous êtes proposé en tant que Commercial, à condition que le métier « Commercial » soit coché sur votre fiche. Si vous n’avez pas ce métier, le premier Commercial de la société est proposé.

La Devise est celle indiquée sur la fiche Client, c’est sa devise habituelle, ce qui n’empêche pas exceptionnellement de la changer pour la demande en cours.

Si la devise est étrangère, le taux de change de vente le plus récemment enregistré pour cette devise (sur une commande précédente) est proposé.

Les Conditions de règlement proposées sont celles définies sur la fiche du client, ce sont ses conditions habituelles. Elles peuvent être modifiées spécifiquement pour la demande en cours. En l’absence de conditions de règlement habituelles sur la fiche client, nous affichons une condition par défaut (qui reste modifiable) : 100% en avance à ETD -7jours.

Le choix d’un terme de règlement propose de manière arbitraire (les plus courants) une date-repère et un nombre de jours qui permettent de calculer la date d’échéance du règlement. Cette date sera utilisée pour la génération de la trésorerie.

La Banque proposée est prioritairement une banque dans la même devise que celle saisie. Parmi les différentes banques d’une devise, la « favorite » est proposée en premier.

Dans le chapitre Logistique, les lieux/pays de départ et arrivée sont affichés selon les lieux indiqués sur les Références qui ont été ajoutées dans la liste des produits, seule la première référence pour laquelle ces lieux sont renseignés est prise en compte.

 

Pour un produit :

Le type d’unité est l’unité de facturation définie sur la référence.

S’il s’agit d’un produit marchand et que le nombre (en unité de facturation) par type de transport (conteneur) a été indiqué sur la référence, ce nombre est utilisé pour calculer la quantité dès que le nombre d’unités de transport (conteneurs) est saisi. Ce nombre est rappelé pour mémoire près du nombre d’unités de transport.

Lorsque vous ne voulez pas facturer un produit qui sera livré (échantillon, geste commercial..), vous devez spécifier qu’il s’agit d’un produit « Gratuit ». Dans ce cas le prix unitaire reste à zéro. Ce produit figurera dans les différents documents (proforma, facture, colisage..).

Un message d’avertissement s’affiche si la quantité saisie n’est pas un multiple du PCB (par combien) défini sur la Fiche Référence.

L’information « Conditionnement » sert à compléter la quantité du produit sur le devis, de manière à décrire le colisage. Elle est proposée pour des conteneurs entiers à partir :

  • du nombre de conteneurs saisi (si supérieur à 0) et de l’unité de transport (type de conteneur) de la référence  : <nombre> <type de conteneur>, par exemple « 2 FCL 40’ »,
  • puis sur la ligne suivante de l’information ‘Conditionnement’ de la référence. Idéalement, pour pouvoir compléter aisément sans resaisie, ce commentaire devrait être renseigné de la manière suivante :

<nombre> <type d’unité de colisage> de <nombre d’unité de facturation> par <unité de transport>, par exemple « 42 colis de 19 728 pièces par FCL40 ». Pour un destinataire anglophone du devis, il convient de traduire cette mention sur la référence.

Ce qui donnerait dans cet exemple :

    • 2 FCL 40’
    • 42 colis de 19 728 pièces par FCL40

Les indications de tonnage servent également à compléter la quantité du produit sur le devis. Elles sont proposées pour des conteneurs entiers à partir :

  • du ‘Poids net du conteneur’ indiqué sur la référence : <poids> ‘MT par’ <type d’unité de transport >, par exemple « 27 MT par FCL40 »,
  • puis sur la ligne suivante du poids total représenté par le nombre de conteneurs saisi (si supérieur à 0) : <nombre de conteneurs x  poids> ‘MT’, soit pour un exemple de 2 conteneurs : « 81 MT ».

Ce qui donnerait dans cet exemple :

    • 27 MT par FCL40
    • 81 MT

Ce commentaire est ajusté (recalculé) selon le nombre de conteneur saisi. Il reste à l’ajuster s’il ne s’agit pas de conteneur entier.

Le Pays d’origine du produit est proposé à partir de celui défini dans la Fiche Référence, modifiable.

Pour en savoir plus sur les références, cliquez ici.

A quoi vont servir les informations ?

La majorité des informations saisies servent à générer le devis (Proforma Invoice), dans la devise choisie. Bien sûr les quantités, prix, TVA le cas échéant, dans l’ordre des incoterm, mais pas seulement !

Les informations « Conditionnement » et « Info poids » vont compléter la colonne « Quantité » des produits.

L’information « Commentaire pour la proforma » vient compléter la désignation et les caractéristiques de la référence.

L’adresse de livraison, le délai d’embarquement, la période de validité de l’offre seront indiqués en pied de devis, suivis des conditions de règlement et des informations de la banque proposée pour le paiement.

Vous avez désormais la possibilité de changer l’ordre des lignes des produits, soit dès la saisie en déplaçant les lignes du tableau par cliquer-glisser, soit en modification a posteriori (tant que la commande n’est pas confirmée). Les différents documents ou les choix de produits tiendront compte de cet ordre. Attention: cet ordre est surtout utile pour les marchandises, car la présentation de la PFI et de la facture respectera toujours en priorité les Incoterm.

Que se passe-t-il lors de la création de la commande ?

La validation de la nouvelle demande consiste à créer en globalité :

  • la commande,
  • la demande client, ses produits demandés, ses conditions de règlement,
  • les dates repères,
  • la demande fournisseur associée pour chaque fournisseur des références saisies, ses produits demandés, ses conditions de règlement.

Une fois tous les éléments créés, la commande est affichée, positionnée sur la demande client.

LA COMMANDE ET LA DEMANDE CLIENT

La commande est créée dans la chronologie des commandes de l’année.  Elle est affectée au Commercial saisi, le Logisticien peut être déjà renseigné s‘il est affecté au Commercial.

Les dates ETD/ETA souhaitées par le client sont sauvegardées pour mémoire. Elles servent également de base aux dates-repère ETD et ETA (dates prévisionnelles).

Retrouvez l’offre créée dans le menu Commercial / Afficher les offres avec le statut « Offres en cours » sans tag affecté.

Le « Résumé » de la commande est constitué des produits marchands, éventuellement précédés du nombre et type de conteneur pour chacun.

L’ « incoterm de vente » est l’incoterm le plus élevé (hors « Supplément ») enregistré sur les produits demandés.

Le « Nombre de TEU » (Twenty feet Equivalent Unit) est calculé à partir du nombre et du type de conteneur des produits ou du transport.

La trésorerie prévisionnelle est calculée à partir du montant des produits demandés, répartie selon les conditions de règlement, et datée selon les dates-repères associées aux conditions. Si la condition de règlement fait référence à un terme avec escompte, c’est le type de date et le nombre de jours associés au terme escompté qui font foi, et non ceux du terme non escompté d’origine.

NB : Les Formalités ne seront mises en place sur la commande qu’à la génération du devis.

DEMANDES PRESTATAIRES ASSOCIEES

Les demandes prestataires sont créées à partir des références saisies, et associées à la commande. Si deux produits demandés proviennent du même fournisseur, ils sont regroupés sur la même demande prestataire.

Les références et quantités sont identiques à la demande client, mais les prix ne sont pas renseignés : nous avons préféré ne pas renseigner les prix d’achat plutôt que d’en indiquer automatiquement qui ne seraient pas les bons (un prix non vérifié ne se distingue pas d’un prix vérifié).

Pour pouvoir a posteriori ajuster les quantités à la livraison, un lien entre le produit demandé du client et le même produit demandé côté fournisseur est effectué.

Les conditions habituelles de règlement du prestataire sont reconduites, mais ne permettent pas encore de calculer la trésorerie prévisionnelle (et donc la marge) faute de prix d’achat.

Astuce : si vous souhaitez distinguer un lieu d’arrivée spécifique au prestataire (différent du lieu d’arrivée du client) : positionnez-vous sur la demande fournisseur, cliquez sur « Modifier », et renseignez le champ « lieu de l’incoterm ». Lors de l’édition du bon de commande fournisseur, il faudra sélectionner le label « lieu de l’incoterm » à la place du « lieu d’arrivée ».

5- Mail de suivi client

Fonction

LOGISTIQUE / Mail de Suivi client
Cette fonction permet d’envoyer aux clients un tableau récapitulatif de suivi de leurs commandes en cours par email.

Pré-requis

Dans le menu PARTENAIRE / Client,  rubrique COMMUNICATION,  cocher « Activer le suivi » permettra la prise en compte du client dans la préparation des emails qui seront envoyés.

Les destinataires sont ceux renseignés dans la liste adjacente, dans laquelle sont proposés les contacts du client. Il est possible de rajouter des adresses emails « externes » (destinataires non référencés dans la Fiche client) en saisissant directement les adresses dans la zone des destinataires, en les séparant d’une virgule.

Fonctionnement

La liste qui s’affiche dans LOGISTIQUE / Mail de Suivi client propose les clients activés dans l’étape précédente, qui ont au moins une commande confirmée en cours.

Par défaut le suivi est fait sur toutes les commandes confirmées du client, et non terminées. Vous pouvez personnaliser la liste proposée en cochant ou décochant les clients et les commandes que vous souhaitez.

Il est possible, par exception, de désactiver le suivi d’une commande : accéder en modification aux informations générales de la commande par le bouton « modifier » dans l’entête, puis choisir le bouton « Inactif » dans la rubrique INFORMATIONS LOGISTIQUES / Suivi.

Destinataires et expéditeur

Les destinataires du suivi sont alimentés ici à partir du paramétrage effectué sur la fiche client (cf. Pré-requis). Il est possible d’ajouter d’autres interlocuteurs qui seront en copie du mail.

Si vous souhaitez être en copie de cet e-mail il n’est pas nécessaire de vous rajouter en copie ici, si l’option « Est en copie de ses mails » est cochée sur votre fiche Opérateur.

L’expéditeur qui sera affiché dans le mail envoyé au client est l’adresse e-mail « générique » paramétrée dans le menu Administration / Adresse Mail du support, SAUF si l’option « Est expéditeur de ses mails » est cochée sur votre fiche Opérateur, auquel cas vous serez expéditeur du mail.

Envoi

Pour mémoire, vous est indiquée la date de dernier envoi du suivi de chaque commande.

Le champ « Commentaire pour le client » est alimenté par défaut à partir de celui renseigné sur la commande, dans l’onglet Logistique / rubrique COMMENTAIRES.

Le mail sera rédigé en anglais si au moins un des contacts est de langue anglaise.

A la validation, l’envoi des mails se fait simultanément à tous les clients sélectionnés.

Un seul mail est envoyé à chaque client avec comme destinataires la liste de ceux que vous avez sélectionnés.

Le corps du mail envoyé contient un tableau récapitulatif (qui sera également en pièce jointe) de toutes les commandes que vous avez sélectionnées.

L’envoi du mail est archivé dans l’onglet « Avancement » de la commande client, avec pour mémoire le tableau récapitulatif ainsi que la liste des destinataires.