Fonction
LOGISTIQUE / Afficher les commandes=> COMMANDES / Demande Fournisseur / onglet DEMANDE – bouton « Gérer la facturation » dans la rubrique Produits Demandés.
Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer vos avoirs Fournisseur et de les déduire des commandes suivantes.
Pré-requis
Avoir enregistré une facture fournisseur et recevoir un avoir concernant la commande associée à cette facture.
Fonctionnement
I. Enregistrer un avoir fournisseur
II. Quel impact en trésorerie ?
III. Comment déduire l’avoir ?
I. Enregistrer un avoir fournisseur
Les avoirs sont enregistrés au même endroit que les factures fournisseurs, à savoir par le bouton « Gérer la facturation » sur la Demande Fournisseur, onglet « Demande » , liste des produits demandés.
Cette page présente :
- dans la partie haute : les factures enregistrées,
- dans la partie basse : les avoirs.
Pour en enregistrer un, appuyez simplement sur « Ajouter un avoir » .
Attention ! L’avoir doit s’appliquer à un montant facturé suffisant. Si aucune facture n’a été enregistrée pour cette demande fournisseur, ou si le montant facturé restant (factures diminuées des avoirs existants) est inférieur au montant de l’avoir, il sera impossible de l’enregistrer.
Les informations générales sont obligatoires: n° du document reçu, sa date ainsi que la date de réception. Le motif n’est renseigné qu’à titre d’information, il n’en est pas moins obligatoire pour le justifier.
Le montant total de l‘avoir sert à contrôler en fin de saisie que les différentes lignes ont été enregistrées et qu’il n’y a pas d’erreur de saisie.
Vous pouvez joindre le document scanné pour le revisualiser ultérieurement. Il sera aussi disponible dans la base documentaire.
Le « type de l’avoir » va permettre d’ajuster la saisie selon le fait générateur de l’avoir :
- Remise,
- Retour sur achat de l’exercice,
- Retour sur achat de l’exercice précédent,
- Erreur de facturation.
S’il s’agit d’une remise, vous avez simplement à entrer le montant de cette remise, le cas échéant le code taxe.
Dans les autres cas, vous devez choisir le(s) produit(s) objet(s) de l’avoir et indiquer pour chacun le montant concerné, éventuellement ventilé en achat et port et accessoires, le cas échéant le code taxe.
Pour davantage de praticité, l’avoir est saisi en positif, mais sera ensuite systématiquement affiché en négatif.
L’avoir est enregistré dans la devise de la demande fournisseur.
Une fois enregistré, l’avoir est affiché dans la liste des factures et avoirs de la demande fournisseur, ses informations sont visualisées en dépliant le bloc que représente l’avoir. Lorsque cette liste est affichée, vous voyez instantanément si l’avoir a été déduit ou non, et si oui, sur quelle commande, vous pouvez la visualiser en cliquant sur le lien de son numéro.
Vous pouvez le modifier ou le supprimer tant qu’il n’est pas comptabilisé et qu’il n’a pas été déduit sur une commande.
A noter : Les factures fournisseurs ne sont plus modifiables ni supprimables si un avoir a été saisi sur la demande fournisseur.
Une fois l’avoir enregistré, vous le retrouvez dans la « Liste des factures et avoirs » (Menu Reporting).
II. Quel impact en trésorerie ?
La création de l’avoir a pour effet de créer des lignes de trésorerie négatives, de manière à matérialiser cette déduction. Elles sont repérables à leur statut pour l’instant « Avoir à déduire », leur date prévisionnelle est la date d’enregistrement de l’avoir. Elles n’ont pas encore de date réelle, car pas encore déduites.
Ces lignes de trésorerie d’avoir ne sont pas supprimables ; la seule modification possible est d’actualiser le taux de change et de le certifier (s’il s’agit d’une demande en devise). Elles ne peuvent être supprimées qu’en supprimant l’avoir, à condition qu’il ne soit ni déduit, ni comptabilisé.
Le reste à payer de la demande fournisseur est égal à la somme des lignes prévisionnelles hormis les avoirs, tant que l’avoir n’a pas été déduit. C’est donc la commande d’origine qui supporte l’écart de marge. Dans l’état de « Contrôle des marges », la colonne « Avoir Frs HT » permet de justifier l’écart des marges prévisionnelle/réelle par le montant de(s) (l’)avoir(s) enregistré(s).
Si l’avoir est enregistré alors que le fournisseur a déjà été payé, les lignes de trésorerie générées sont affectées au compte bancaire du paiement, éventuellement réparties entre plusieurs comptes bancaires si le paiement a été effectué en plusieurs fois sur des comptes différents. Dans le tableau de trésorerie, elles affectent donc le compte bancaire d’origine du paiement.
Si l’avoir est enregistré alors que le fournisseur n’est pas encore payé, les lignes de trésorerie générées ne sont affectées sur aucun compte bancaire.
Si le fournisseur est partiellement payé, les lignes de trésorerie d’avoir seront affectées en priorité à la fraction non payée (potentiellement sans compte bancaire), puis dans l’ordre des dates de paiement (sur leur compte bancaire respectif).
A savoir : Les lignes de trésorerie générées par un avoir (déduit ou non) sont considérées « Hors produits demandés » et n’impactent pas l’éventuel recalcul prévisionnel de la trésorerie suite à un changement de date des conditions de règlement ou un ajustement des quantités.
III. Comment déduire l’avoir ?
L’avoir peut être déduit sur toute demande du même fournisseur qui a un reste à payer facturé au minimum supérieur au montant de l’avoir. Il peut éventuellement être déduit de la commande où il a été enregistré.
Pour ce faire, vous devez vous positionner sur la demande Fournisseur où doit être déduit l’avoir, le bouton « Déduire un avoir » ouvre une fenêtre de choix de l’avoir à déduire. Vous ne pouvez déduire qu’un seul avoir à la fois. Le lien sur le n° de commande vous permet d’afficher la demande fournisseur à l’origine de l’avoir.
Le bouton « Utiliser » permet de valider le choix de l’avoir, ce qui a pour conséquences :
- De considérer l’avoir « déduit », il ne pourra pas être déduit une seconde fois, il ne pourra plus être modifié ni supprimé ;
- Sur la demande fournisseur d’origine : de valider la(es) ligne(s) de trésorerie de déduction, elle devient « Avoir déduit », sa date réelle est celle du paiement d’origine avant l’avoir (ou la date de l’avoir si le paiement n’était pas effectif), son libellé propose le lien vers la demande fournisseur où a été déduit l’avoir ;
- Sur la demande fournisseur où l’avoir a été déduit :
- de générer la(les) ligne(s) de trésorerie pour considérer une partie de la commande « payée » (couverte) par cet avoir. Ces lignes sont donc déduites des montants au statut « Facturé », ce qui a pour effet de recalculer (diminuer) le reste à payer de la demande fournisseur. La date réelle est toujours celle du paiement d’origine, le statut est « Avoir déduit », le libellé propose le lien vers la demande fournisseur d’où provient l’avoir ;
- La banque de la déduction est celle sur laquelle le règlement d’origine a été fait ; si l’avoir a généré plusieurs lignes du fait d’une ventilation des paiements par banque (ou même sans banque, si une partie de la demande n’était pas payée) sur la demande d’origine, cette ventilation est reconduite. Ainsi, dans le tableau de trésorerie, elles affectent également le compte bancaire d’origine du paiement.
IV. Export comptable
Les avoirs fournisseurs à comptabiliser (déduits ou non) sont proposés dans le même tableau que les factures fournisseurs.
Pour pouvoir générer l’écriture comptable d’avoir, assurez-vous d’avoir au préalable paramétré les comptes de Rabais, Remises et Ristournes au niveau du paramétrage comptable de la Fiche Société.
Si l’avoir est en devises, c’est le taux moyen de la demande fournisseur qui est utilisé pour la conversion. Il devra avoir été certifié avant la comptabilisation, c’est-à-dire que toutes les lignes de trésorerie de la demande doivent être certifiées (il n’y a plus de risque de change).
La répartition éventuelle des montants en « Prix d’achat » ou « Port frais et accessoires » permet de répartir comptablement les sommes, respectivement sur les comptes « Achat/Compte comptable » et « Achat/Compte de port frais et accessoires » définis sur le produit associé à la référence concernée. Si l’avoir est de type « Remise » ou « Retour sur achat de l’exercice précédent » , ces comptes d’achat sont remplacés par le compte de « Rabais, remise, ristourne obtenus ».
Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.
Une fois l’avoir comptabilisé, il n’est plus possible de le modifier ou le supprimer. Si vous voulez le corriger (uniquement si l’avoir n’est pas déjà déduit), vous devez au préalable annuler sa comptabilisation. Pour ce faire, recherchez-le dans la page de la consultation des écritures comptabilisées, puis activez le bouton « Flèche » pour l’annuler (le contrepasser).