Ce nouveau module de facturation fournisseur est adapté aux sociétés qui ne gèrent pas de comptabilité dans TRADE.EASY, mais qui exportent leurs factures pour les comptabiliser dans un outil externe. Il ne s’intègre pas dans la gestion standard des Factures et Trésorerie TRADE.EASY.

Fonction
Liste des factures et avoirs
Nouvelle facture
Actions sur la facture
Annulation d’une facture
Facturation terminée
Enregistrement d’un Avoir
Récapitulatif de facturation
Options de fonctionnement

Fonction

FINANCE / Comptabilité / Facturation Fournisseur

L’objectif de ce module est de pouvoir enregistrer des factures fournisseurs regroupant plusieurs commandes, puis des avoirs sur ces factures. L’enregistrement d’une facture passe par une étape « brouillon », avant sa validation par un utilisateur habilité. Les factures et avoirs validés de la journée sont exportés tous les soirs pour comptabilisation externe.

La page principale est la Liste des factures, à partir de laquelle vous pourrez consulter les factures enregistrées, appliquer les filtres pour les rechercher, en créer de nouvelles, gérer celles déjà saisies selon leur avancement.

En complément, la consultation d’un récapitulatif par commande (sur la demande fournisseur) permet d’avoir une vision plus précise.

Liste des factures et avoirs

Vous retrouvez ici l’ensemble des pièces enregistrées, factures et avoirs, regroupées par fournisseur.

Les champs de recherche et les filtres vous aident à cibler votre recherche :

  • La barre de recherche vous permet de les retrouver à partir d’un n° de commande, un n° de facture, le fournisseur (quelques lettres suffisent);
  • Une recherche avancée est proposée pour affiner sur une période, un opérateur et la notion de comptabilisation;
  • Trois boutons permettent le filtre rapide selon le statut : Brouillon, Validée, Annulée.

La liste est organisée par fournisseur, elle s’ouvre en cliquant sur la barre qui le représente, les pièces sont présentées triées par statut (les brouillons d’abord), date (les plus récentes en premier) puis numéro. A cet endroit vous retrouvez également le lien « Nouvelle facture » pour en créer une.

Vous ne retrouvez pas un fournisseur ? il se peut qu’il ne s’affiche pas s’il n’a pas encore de facture, saisissez simplement quelques lettres de son nom dans la barre de recherche et vous le verrez apparaitre dans la liste.

Vous ne retrouvez pas une facture enregistrée ? vérifiez les filtres de la recherche avancée, par défaut la période de recherche est limitée à l’année en cours.

Sur chaque ligne de facture, vous retrouvez :

  • Son statut avec le sigle de couleur en début de ligne : brouillon (pinceau orange), validée (coche verte), annulation (flèche arrière rouge).
  • Son numéro de facture ainsi que les numéros de commandes associées (chaque numéro étant un lien vers la page de la commande),
  • Le montant HT,
  • La date de facturation,
  • Les opérateurs qui ont créé et validé la facture,
  • Une icone bleue près du n° de facture, lorsque la facture est comptabilisée, indiquant au survol les informations de la comptabilisation,
  • Un menu contextuel en début de ligne, qui propose les actions possibles selon le statut.

Les lignes d’avoir sont présentées de manière similaire, la mention « Avoir » les identifie, l’indication de la facture d’origine est précisée.

La liste peut être exportée au format Excel-csv via le bouton « Télécharger » au-dessus de la liste, l’export tient compte des filtres de recherche appliqués (mais pas des fournisseurs ouverts/fermés).

Nouvelle facture

La création d’un brouillon de facture s’effectue par le lien « Nouvelle Facture » situé sur le bandeau Fournisseur de la liste des factures.

La saisie s’effectue en 2 étapes, matérialisées par le fil conducteur en haut de page :

  • la recherche et sélection des commandes concernées,
  • la saisie des quantités et prix des produits facturés.

Sélection des commandes

Sont présentées les commandes qui ne sont pas signifiées ‘totalement facturées’. La barre de progression de chaque commande montre le montant des factures déjà validées (en vert), des brouillons en cours (orange), et le reste à facturer. Lorsque le pourcentage est au plus proche des 100%, il est arrondi à l’entier inférieur ou supérieur de manière à visualiser qu’il y a quand même un écart.

Au survol du n° de commande et son résumé, une infobulle propose le lien vers la commande. Chaque commande visualise également les expéditions qui la concernent, l’infobulle à leur survol propose le lien vers leur tableau de bord, de manière à pouvoir vérifier le contenu de la facture.

Les commandes sélectionnées doivent avoir la même devise (les commandes dans une autre devise seront grisées automatiquement dès la première sélection).

Lorsqu’au moins une commande est sélectionnée, le bouton « Suivant » s’active et permet de passer à la saisie de la facture.

Enregistrement de la facture

L’entête de facture regroupe les informations obligatoires N° de facture, Date de réception, Date de facture. Attention, la date de facture n’est pas contrôlée, les exercices comptables ne sont pas obligatoires dans ce contexte. Pour autant, la date de facture ne peut être supérieure à la date du jour, ni avant le 01/01/N-2.

Les produits sont présentés par commande, les quantités restant à facturer sont proposées, vous pouvez contrôler et modifier les quantités et les prix de chaque ligne produit. En cas d’une commande en devise, le taux de change de la demande fournisseur s’affiche.

Plusieurs aides à la saisie permettent de gérer ces quantités et prix :

  • La quantité commandée et la quantité restant à facturer, le prix unitaire, les montants commandés et facturés, sont indiqués pour chaque produit.
  • Lorsque la quantité totale du produit a été facturée, et que le montant facturé correspond au montant commandé (y compris la saisie en cours), une pastille verte apparait sur le produit. Lorsque la quantité ou le montant sont supérieurs à la commande, la pastille est orange.
  • Un filtre complémentaire placé au-dessus des produits vous permet de présélectionner les quantités expédiées de certaines expéditions uniquement.
  • Un bouton de réinitialisation qui s’affiche au survol de chaque ligne produit supprime la quantité à facturer et réinitialise le prix unitaire à partir de la commande.
  • Le bouton « Tout mettre à zéro » a le même fonctionnement, mais pour tous les produits affichés.

Une fois votre facture saisie, vous pouvez :

  • l’enregistrer sous forme de brouillon, elle restera modifiable;
  • la valider, à condition d’avoir l’habilitation « Superviseur trésorerie », ce qui la rend disponible pour le prochain envoi en comptabilité.

Actions sur la facture

Une fois le brouillon ou la facture enregistrée, ils sont ajoutés à la liste des factures du fournisseur. Le bouton contextuel propose les actions selon le statut.

Pour un brouillon :

  • Consulter,
  • Modifier,
  • Valider en facture (si vous êtes habilité, et que vous ne l’avez pas fait dès sa création),
  • Supprimer.

Pour une facture validée non comptabilisée :

  • Consulter,
  • Modifier,
  • Enregistrer un avoir,
  • Supprimer.

Pour une facture validée comptabilisée :

  • Consulter,
  • Annuler (selon option et sur habilitation « Superviseur trésorerie »),
  • Enregistrer un avoir.

La comptabilisation ne s’effectue pas par un menu TRADE.EASY : chaque nuit un traitement récupère les factures validées et les transmet à l’outil comptable externe, qui envoie en retour les informations de comptabilisation, de manière à bloquer les modifications.

Annulation d’une facture

L’annulation d’une facture n’est proposée que sur une facture comptabilisée, à condition d’avoir l’habilitation « Superviseur trésorerie », et que cette option ait été choisie à l’installation du module.

Elle a pour effet :

  • de matérialiser l’annulation par une ligne spécifique dans la liste des factures, identifiée par le statut Annulation (flèche arrière rouge), le motif saisi est visible au survol du libellé « Annulation… »,
  • de signaler au traitement comptable de la prendre en charge pour générer une écriture d’annulation (contrepassation) à la date d’annulation saisie,
  • de bloquer la facture d’origine, mentionnée « Annulée », on ne peut plus que la consulter.

Par défaut, le n° de facture de l’annulation est le même que celui de la facture d’origine. Si vous n’autorisez pas de doublon (voir les options ci-dessous), le n° de l’annulation sera suffixé par « -cancelled ».

Comme pour les factures, les annulations passent en comptabilisation par le traitement de nuit, qui génèrera l’écriture d’annulation.

Le menu contextuel d’une annulation propose les actions :

  • Consulter,
  • Supprimer (tant que l’annulation n’est pas comptabilisée).

Facturation terminée

Lorsque toutes les factures du fournisseur sont arrivées et enregistrées, vous souhaitez indiquer que la demande Fournisseur est totalement facturée, afin de la considérer « clôturée » : il s’agit de la notion de « Facturation terminée ».

En saisie de la dernière facture, lorsque vous choisissez les produits facturés par commande, cochez la case « Facturation terminée » présente à droite du bandeau de commande. Si vous oubliez de la cocher ici, vous pourrez toujours le faire sur le tableau de facturation de la demande Fournisseur.

Ainsi, les produits de cette commande ne seront plus proposés en saisie de nouvelle facture.

Enregistrement d’un Avoir

Un avoir peut être créé à partir d’une facture validée, qu’elle soit comptabilisée ou non. L’avoir est enregistré sous forme de brouillon, modifiable, ensuite validé pour partir en comptabilité. Selon votre habilitation, il peut directement être validé dès sa saisie.

L’entête de l’avoir regroupe les informations obligatoires N° d’avoir, Date de réception, Date de facture, Motif de l’avoir.

Comme pour la saisie de facture, les produits facturés sont présentés par commande, le taux de change est éventuellement affiché. La saisie des montants de l’avoir s’effectue sur chaque ligne produit. Le principe de réinitialisation des montants saisis est identique à la saisie de commande (flèche arrière bleue).

Une fois enregistré, vous le retrouvez dans la liste du fournisseur. Le bouton contextuel propose les actions similaires à celles de la facture :

  • Pour un brouillon d’avoir : Consulter, Modifier, Supprimer, et Valider (selon l’habilitation),
  • Pour un avoir validé non comptabilisé : Consulter, Modifier, Supprimer,
  • Pour un avoir validé comptabilisé : seulement la consultation.

Récapitulatif de facturation

Pour avoir une vision précise de la facturation d’une commande, rendez-vous sur la demande du Fournisseur, onglet « Demande » : le bouton d’accès au récapitulatif est à droite du tableau des « Produits demandés » : « Gérer la facturation ».

Vous retrouvez en consultation les factures et avoirs, selon leur avancement, le lien sur leur numéro permet d’afficher la pièce. Les totaux présentent une situation synthétique de la facturation.

L’indication « Facturation terminée » peut être également cochée ici.

Options de fonctionnement

Plusieurs options permettent de personnaliser le fonctionnement de ce module (options mises en place par le Support à l’installation et non modifiables) :

  • Limiter la saisie des factures à 100% des demandes fournisseurs,
  • Ne pas autoriser de doublon sur les numéros de factures fournisseurs saisis (tous fournisseurs confondus),
  • Ne pas autoriser l’annulation de facture,
  • Exclure les offres de la facturation (proposer uniquement les commandes confirmées).

Pour toute information complémentaire, veuillez contacter notre Support .