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2- Saisie des commandes

Fonctionnement

Quelles sont les informations minimales à renseigner ?
A partir de quels éléments sont proposées les informations déjà remplies ?
A quoi vont servir les informations ?
Que se passe-t-il lors de la création de la commande ?

Quelles sont les informations minimales à renseigner ?

Les informations obligatoires sont celles qui identifient la demande :

  • Le Client et son interlocuteur,
  • Le commercial à qui est affectée la demande,
  • La devise dans laquelle seront exprimés le devis et la facture Client. Si la devise est étrangère, le taux de change est obligatoire, même s’il n’est pas définitif.

Les autres informations pourront a posteriori être ajoutées dans la Commande : produits demandés, Dates-repère, Conditions de règlement, Informations logistiques.

A partir de quels éléments sont proposées les informations déjà remplies ?

Afin de gagner du temps de saisie, certaines informations apparaissent pré-remplies lors de l’enregistrement de la demande. Toutes ces informations sont modifiables.

Vous êtes proposé en tant que Commercial, à condition que le métier « Commercial » soit coché sur votre fiche. Si vous n’avez pas ce métier, le premier Commercial de la société est proposé.

La Devise est celle indiquée sur la fiche Client, c’est sa devise habituelle, ce qui n’empêche pas exceptionnellement de la changer pour la demande en cours.

Si la devise est étrangère, le taux de change de vente le plus récemment enregistré pour cette devise (sur une commande précédente) est proposé.

Les Conditions de règlement proposées sont celles définies sur la fiche du client, ce sont ses conditions habituelles. Elles peuvent être modifiées spécifiquement pour la demande en cours. En l’absence de conditions de règlement habituelles sur la fiche client, nous affichons une condition par défaut (qui reste modifiable) : 100% en avance à ETD -7jours.

Le choix d’un terme de règlement propose de manière arbitraire (les plus courants) une date-repère et un nombre de jours qui permettent de calculer la date d’échéance du règlement. Cette date sera utilisée pour la génération de la trésorerie.

La Banque proposée est prioritairement une banque dans la même devise que celle saisie. Parmi les différentes banques d’une devise, la « favorite » est proposée en premier.

Dans le chapitre Logistique, les lieux/pays de départ et arrivée sont affichés selon les lieux indiqués sur les Références qui ont été ajoutées dans la liste des produits, seule la première référence pour laquelle ces lieux sont renseignés est prise en compte.

 

Pour un produit :

Le type d’unité est l’unité de facturation définie sur la référence.

S’il s’agit d’un produit marchand et que le nombre (en unité de facturation) par type de transport (conteneur) a été indiqué sur la référence, ce nombre est utilisé pour calculer la quantité dès que le nombre d’unités de transport (conteneurs) est saisi. Ce nombre est rappelé pour mémoire près du nombre d’unités de transport.

Lorsque vous ne voulez pas facturer un produit qui sera livré (échantillon, geste commercial..), vous devez spécifier qu’il s’agit d’un produit « Gratuit ». Dans ce cas le prix unitaire reste à zéro. Ce produit figurera dans les différents documents (proforma, facture, colisage..).

Un message d’avertissement s’affiche si la quantité saisie n’est pas un multiple du PCB (par combien) défini sur la Fiche Référence.

L’information « Conditionnement » sert à compléter la quantité du produit sur le devis, de manière à décrire le colisage. Elle est proposée pour des conteneurs entiers à partir :

  • du nombre de conteneurs saisi (si supérieur à 0) et de l’unité de transport (type de conteneur) de la référence  : <nombre> <type de conteneur>, par exemple « 2 FCL 40’ »,
  • puis sur la ligne suivante de l’information ‘Conditionnement’ de la référence. Idéalement, pour pouvoir compléter aisément sans resaisie, ce commentaire devrait être renseigné de la manière suivante :

<nombre> <type d’unité de colisage> de <nombre d’unité de facturation> par <unité de transport>, par exemple « 42 colis de 19 728 pièces par FCL40 ». Pour un destinataire anglophone du devis, il convient de traduire cette mention sur la référence.

Ce qui donnerait dans cet exemple :

    • 2 FCL 40’
    • 42 colis de 19 728 pièces par FCL40

Les indications de tonnage servent également à compléter la quantité du produit sur le devis. Elles sont proposées pour des conteneurs entiers à partir :

  • du ‘Poids net du conteneur’ indiqué sur la référence : <poids> ‘MT par’ <type d’unité de transport >, par exemple « 27 MT par FCL40 »,
  • puis sur la ligne suivante du poids total représenté par le nombre de conteneurs saisi (si supérieur à 0) : <nombre de conteneurs x  poids> ‘MT’, soit pour un exemple de 2 conteneurs : « 81 MT ».

Ce qui donnerait dans cet exemple :

    • 27 MT par FCL40
    • 81 MT

Ce commentaire est ajusté (recalculé) selon le nombre de conteneur saisi. Il reste à l’ajuster s’il ne s’agit pas de conteneur entier.

Le Pays d’origine du produit est proposé à partir de celui défini dans la Fiche Référence, modifiable.

Pour en savoir plus sur les références, cliquez ici.

A quoi vont servir les informations ?

La majorité des informations saisies servent à générer le devis (Proforma Invoice), dans la devise choisie. Bien sûr les quantités, prix, TVA le cas échéant, dans l’ordre des incoterm, mais pas seulement !

Les informations « Conditionnement » et « Info poids » vont compléter la colonne « Quantité » des produits.

L’information « Commentaire pour la proforma » vient compléter la désignation et les caractéristiques de la référence.

L’adresse de livraison, le délai d’embarquement, la période de validité de l’offre seront indiqués en pied de devis, suivis des conditions de règlement et des informations de la banque proposée pour le paiement.

Vous avez désormais la possibilité de changer l’ordre des lignes des produits, soit dès la saisie en déplaçant les lignes du tableau par cliquer-glisser, soit en modification a posteriori (tant que la commande n’est pas confirmée). Les différents documents ou les choix de produits tiendront compte de cet ordre. Attention: cet ordre est surtout utile pour les marchandises, car la présentation de la PFI et de la facture respectera toujours en priorité les Incoterm.

Que se passe-t-il lors de la création de la commande ?

La validation de la nouvelle demande consiste à créer en globalité :

  • la commande,
  • la demande client, ses produits demandés, ses conditions de règlement,
  • les dates repères,
  • la demande fournisseur associée pour chaque fournisseur des références saisies, ses produits demandés, ses conditions de règlement.

Une fois tous les éléments créés, la commande est affichée, positionnée sur la demande client.

LA COMMANDE ET LA DEMANDE CLIENT

La commande est créée dans la chronologie des commandes de l’année.  Elle est affectée au Commercial saisi, le Logisticien peut être déjà renseigné s‘il est affecté au Commercial.

Les dates ETD/ETA souhaitées par le client sont sauvegardées pour mémoire. Elles servent également de base aux dates-repère ETD et ETA (dates prévisionnelles).

Retrouvez l’offre créée dans le menu Commercial / Afficher les offres avec le statut « Offres en cours » sans tag affecté.

Le « Résumé » de la commande est constitué des produits marchands, éventuellement précédés du nombre et type de conteneur pour chacun.

L’ « incoterm de vente » est l’incoterm le plus élevé (hors « Supplément ») enregistré sur les produits demandés.

Le « Nombre de TEU » (Twenty feet Equivalent Unit) est calculé à partir du nombre et du type de conteneur des produits ou du transport.

La trésorerie prévisionnelle est calculée à partir du montant des produits demandés, répartie selon les conditions de règlement, et datée selon les dates-repères associées aux conditions. Si la condition de règlement fait référence à un terme avec escompte, c’est le type de date et le nombre de jours associés au terme escompté qui font foi, et non ceux du terme non escompté d’origine.

NB : Les Formalités ne seront mises en place sur la commande qu’à la génération du devis.

DEMANDES PRESTATAIRES ASSOCIEES

Les demandes prestataires sont créées à partir des références saisies, et associées à la commande. Si deux produits demandés proviennent du même fournisseur, ils sont regroupés sur la même demande prestataire.

Les références et quantités sont identiques à la demande client, mais les prix ne sont pas renseignés : nous avons préféré ne pas renseigner les prix d’achat plutôt que d’en indiquer automatiquement qui ne seraient pas les bons (un prix non vérifié ne se distingue pas d’un prix vérifié).

Pour pouvoir a posteriori ajuster les quantités à la livraison, un lien entre le produit demandé du client et le même produit demandé côté fournisseur est effectué.

Les conditions habituelles de règlement du prestataire sont reconduites, mais ne permettent pas encore de calculer la trésorerie prévisionnelle (et donc la marge) faute de prix d’achat.

Astuce : si vous souhaitez distinguer un lieu d’arrivée spécifique au prestataire (différent du lieu d’arrivée du client) : positionnez-vous sur la demande fournisseur, cliquez sur « Modifier », et renseignez le champ « lieu de l’incoterm ». Lors de l’édition du bon de commande fournisseur, il faudra sélectionner le label « lieu de l’incoterm » à la place du « lieu d’arrivée ».

5- Mail de suivi client

Fonction

LOGISTIQUE / Mail de Suivi client
Cette fonction permet d’envoyer aux clients un tableau récapitulatif de suivi de leurs commandes en cours par email.

Pré-requis

Dans le menu PARTENAIRE / Client,  rubrique COMMUNICATION,  cocher « Activer le suivi » permettra la prise en compte du client dans la préparation des emails qui seront envoyés.

Les destinataires sont ceux renseignés dans la liste adjacente, dans laquelle sont proposés les contacts du client. Il est possible de rajouter des adresses emails « externes » (destinataires non référencés dans la Fiche client) en saisissant directement les adresses dans la zone des destinataires, en les séparant d’une virgule.

Fonctionnement

La liste qui s’affiche dans LOGISTIQUE / Mail de Suivi client propose les clients activés dans l’étape précédente, qui ont au moins une commande confirmée en cours.

Par défaut le suivi est fait sur toutes les commandes confirmées du client, et non terminées. Vous pouvez personnaliser la liste proposée en cochant ou décochant les clients et les commandes que vous souhaitez.

Il est possible, par exception, de désactiver le suivi d’une commande : accéder en modification aux informations générales de la commande par le bouton « modifier » dans l’entête, puis choisir le bouton « Inactif » dans la rubrique INFORMATIONS LOGISTIQUES / Suivi.

Destinataires et expéditeur

Les destinataires du suivi sont alimentés ici à partir du paramétrage effectué sur la fiche client (cf. Pré-requis). Il est possible d’ajouter d’autres interlocuteurs qui seront en copie du mail.

Si vous souhaitez être en copie de cet e-mail il n’est pas nécessaire de vous rajouter en copie ici, si l’option « Est en copie de ses mails » est cochée sur votre fiche Opérateur.

L’expéditeur qui sera affiché dans le mail envoyé au client est l’adresse e-mail « générique » paramétrée dans le menu Administration / Adresse Mail du support, SAUF si l’option « Est expéditeur de ses mails » est cochée sur votre fiche Opérateur, auquel cas vous serez expéditeur du mail.

Envoi

Pour mémoire, vous est indiquée la date de dernier envoi du suivi de chaque commande.

Le champ « Commentaire pour le client » est alimenté par défaut à partir de celui renseigné sur la commande, dans l’onglet Logistique / rubrique COMMENTAIRES.

Le mail sera rédigé en anglais si au moins un des contacts est de langue anglaise.

A la validation, l’envoi des mails se fait simultanément à tous les clients sélectionnés.

Un seul mail est envoyé à chaque client avec comme destinataires la liste de ceux que vous avez sélectionnés.

Le corps du mail envoyé contient un tableau récapitulatif (qui sera également en pièce jointe) de toutes les commandes que vous avez sélectionnées.

L’envoi du mail est archivé dans l’onglet « Avancement » de la commande client, avec pour mémoire le tableau récapitulatif ainsi que la liste des destinataires.

4- Export comptable

Fonction

FINANCES / Comptabilité / Export comptable

C’est  la seule fonction qui gère la génération et les exports comptables.

Pré-requis

Aucun

Fonctionnement

La génération des écritures s’effectue au moment de l’export sauf pour les annulations.

Chaque tableau représente un type d’écriture à exporter :

  • Factures d’achat et Avoirs Fournisseurs
  • Factures de vente et Avoirs Clients
  • Paiements issus du Rapprochement
  • « Hors commande » : paiements hors activité TE, issus du pointage des relevés bancaires
  • Paiements en espèces

Au départ, seules les anomalies sont affichées, avec indication du nombre d’écritures exportables et en anomalie.

Un triangle rouge matérialise l’anomalie dont l’explication est affiche au survol, des liens vers les pages où elles peuvent se corriger sont proposés (paramétrage).

Le bouton « Tout afficher » permet de visualiser l’ensemble des écritures à générer.

Seules les écritures correctes (sans anomalie) peuvent être générées et exportées. Les annulations (en italique) sont également exportées, sans possibilité de les exclure.

Les écritures sont générées en devise de l’application. La conversion des devises étrangères est effectuée à partir du taux moyen de la demande concernée pour les factures et avoirs, ou du taux de la ligne de trésorerie pour les paiements. La comptabilisation ne peut pas se faire si le taux n’est pas « certifié », donc toutes les lignes de trésorerie de la demande doivent être certifiées.

Le fichier contient les champs nécessaires à l’import dans votre comptabilité : les logiciels comptables permettent la plupart du temps le paramétrage des imports de fichiers.

L’option « Ré-export » permet de ré-exporter des écritures qui ont déjà été exportées, dans le cas d’un problème de fichier par exemple. Elles ne sont pas re-générées.

Pour garantir la cohérence des informations, la génération des écritures empêche la modification de la pièce d’origine (facture fournisseur / rapprochement ..). Si vous devez modifier par exemple une facture Fournisseur comptabilisée, il vous faudra au préalable annuler l’écriture, modifier la facture, puis la re-comptabiliser.

Les écritures générées peuvent être visualisées dans le menu FINANCES / Comptabilité /Consulter les écritures comptables. Elles sont présentées selon le même principe de tableaux selon leur origine. C’est à cet endroit que vous pouvez également les annuler, si le bouton « Flèche arrière » est proposé (selon habilitation).

Format du fichier d’export

Le fichier d’export est nommé « accounting_AAAAMMJJHHMMSS.csv », où ‘AAAAMMJJ’ et ‘HHMMSS’ représentent la date et  l’heure d’export, afin d’éviter d’écraser un ancien fichier. La première ligne contient le nommage des colonnes, le séparateur de champ est le point-virgule ‘;’, le séparateur décimal est la virgule ‘,’.

Position Information Format
1 Date de pièce AAAA-MM-JJ
2 Code journal Alphanumérique
3 Compte/Aux (code auxiliaire si Client ou Fournisseur, compte comptable sinon) Alphanumérique
4 Débit Euros (en devise de l’application) -99999999999,99
5 Crédit Euros (en devise de l’application) -99999999999,99
6 Débit Devise -99999999999,99
7 Crédit Devise -99999999999,99
8 Code Devise (norme ISO USD, EUR..) Alphanumérique
9 Taux (conversion devise) 999,99999
10 Description (libellé de l’écriture) Alphanumérique
11 Code analytique (n° commande) Alphanumérique
12 N° interne de pièce (chrono) Alphanumérique
13 N° de pièce (n° de facture par exemple) Alphanumérique
14 Date d’export AAAA-MM-JJ
15 Libellé du compte (libellé complémentaire, par exemple nom du produit, nom du fournisseur, taux de tva…) Alphanumérique
16 Compte comptable Alphanumérique
17 Code auxiliaire Alphanumérique
18 Code analytique produit (issu du type de produit, uniquement pour les lignes de factures achat/vente de produit) Alphanumérique

3- Enregistrements comptables

Facture Client

Facture Fournisseur

Pointage des relevés

Rapprochement relevés / commandes

Paiement en espèces

Paiement manuel

Sauf exception, les écritures ne se généreront qu’à l’export comptable. Vous pouvez donc enregistrer les factures, faire le rapprochement même si les comptes comptables nécessaires ne sont pas renseignés dans le paramétrage.

Attention, même si vous n’alimentez pas votre comptabilité à partir de TRADE.EASY, la définition de l’exercice comptable est obligatoire avant tout enregistrement à visée comptable. Chaque écriture doit être inscrite dans la période comptable ad hoc identifiée à partir de la date de l’écriture selon le calendrier défini. Cette période doit en outre ne pas être déjà clôturée. De même, l’intégration d’un relevé bancaire (manuel ou automatique) ne peut se faire que si les dates concernées appartiennent à une période non clôturée du calendrier.

Si vous y êtes habilité(e), il est possible dans la majorité des cas d’annuler une écriture : à partir de la consultation des écritures du menu TRÉSORERIE, activez le bouton « Flèche arrière » . L’écriture annulée n’est pas supprimée mais contre-passée, un motif est obligatoire. L’écriture d’annulation est générée dès ce moment (c’est l’exception), elle est sélectionnée d’office pour l’export (visualisée en italique, non sélectionnable).

Facture Client

LOGISTIQUE / Afficher les commandes  > double-cliquer sur une commande > se positionner sur la demande client dans les Demandes associées.

La facture Client peut être générée sur une commande confirmée, une fois les quantités finalisées et ajustées. Elle se génère au clic sur le bouton « Générer la facture » sur la Demande Client, onglet LOGISTIQUE, chapitre Facturation.

Si vous optez pour la gestion d’expéditions multiples, vous aurez accès à la facturation partielle de vos commandes.

Chaque facture se numérote dans le type de séquence défini au démarrage de TRADE.EASY. Les factures et annulations/avoirs se numérotent dans la même séquence. Cliquez ici pour vérifier les impacts du choix de numérotation des factures sur leur chronologie.

Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.

La date d’échéance de la facture, obligatoire, est proposée à la date la plus lointaine des conditions de règlement de la demande client.

L’annulation de facture génère un document d’avoir. Attention, une annulation de facture n’est pas un avoir total ! La différence entre les 2 concerne la trésorerie, et la possibilité ou non de regénérer la facture :

  • Une annulation de facture correspond à une erreur de facturation (« je n’aurais pas dû facturer »). Elle repasse les lignes au statut « Ferme », il est de nouveau possible de la générer.
  • Un avoir total génère des lignes de trésorerie à déduire (sur la commande ou une autre). La facture n’est pas considérée annulée, elle ne pourra pas être regénérée.

Une fois la facture générée, vous la retrouvez dans la « Liste des factures et avoirs » (Menu Reporting).

Si vous souhaitez faire figurer des mentions spécifiques d’exonération de TVA sur vos factures, vous en saurez plus en cliquant ici.

Facture Fournisseur

LOGISTIQUE / Afficher les commandes > double-cliquer sur une commande > se positionner sur une demande fournisseur dans les Demandes associées.

Les factures Fournisseurs sont enregistrées par le bouton « Gérer la facturation » sur la Demande Fournisseur, onglet DEMANDE, liste des produits demandés.

Il s’agit d’une saisie simplifiée, uniquement pour comptabilisation et suivi des quantités.

La répartition éventuelle des montants facturés en « Prix d’achat » ou « Port frais et accessoires » permet de répartir comptablement les sommes, respectivement sur les comptes « Achat/Compte comptable » et « Achat/Compte de port frais et accessoires » définis sur le produit associé à la référence concernée.

Vous pouvez enregistrer plusieurs factures sur la demande. La notion de « Finalisation » sert à indiquer qu’il s’agit de la dernière facture de ce fournisseur pour cette commande, que toutes les quantités ont été reçues, ce qui permet le cas échéant d’ajuster les quantités (donc les montants totaux), avec report sur la demande client.

Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.

A cet endroit, vous pouvez également enregistrer un avoir Fournisseur.

Une fois la facture enregistrée, vous la retrouvez dans la « Liste des factures et avoirs  » (Menu Reporting).

Pointage des relevés

FINANCES / Comptes bancaires / Pointer les relevés

L’écriture issue du pointage d’une ligne de relevé bancaire va utiliser le compte associé à la nature de trésorerie indiquée, en contrepartie du compte bancaire du relevé.

Il est possible d’indiquer une information analytique dans l’écriture, elle sera issue du « code analytique » indiqué sur la nature de trésorerie.

Rapprochement relevés / commande

FINANCES / Comptes bancaires / Rapprochement

Le rapprochement entre une ou plusieurs lignes de relevés bancaires et une ou plusieurs lignes de trésorerie, va permettre de générer l’écriture associée : le compte bancaire en contrepartie du compte du Client ou du Fournisseur, le cas échéant de l’écart qui a été identifié. Attention donc au type d’écart indiqué lors du rapprochement, car il va impacter le choix du compte utilisé dans l’écriture.

Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture. Si le rapprochement concerne plusieurs commandes, les mouvements seront découpés par commande pour porter la bonne information analytique.

Paiement en espèces

Pour enregistrer un paiement en espèces, il suffit d’indiquer le mode de règlement « Espèces » sur une ligne de trésorerie d’une demande Client ou Fournisseur en la mentionnant « payée ». L’écriture se générera sur le journal et le compte de caisse indiqués sur la fiche Société, en contrepartie du compte Client ou Fournisseur selon le cas.

Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.

Paiement manuel

Si vous n’intégrez pas les relevés pour effectuer le rapprochement bancaire dans TRADE.EASY, vous pouvez tout de même déclarer qu’une ligne de trésorerie est payée, en la modifiant manuellement sur la demande Client ou Fournisseur (Offre ou Commande).
Attention ! Aucune écriture comptable ne sera générée sur un paiement manuel.

2- Paramétrages comptables

Produits

Client et prestataire

TVA / TGC

Domiciliations bancaires

Nature de trésorerie

Fiche société

Exercice comptable

Produits

PARAMETRES / Référence / Type de produit

Les comptes paramétrés sur les produits vont permettre la comptabilisation des factures d’achats et des ventes, ainsi que les avoirs. Ils sont génériques à l’ensemble des références associées au produit.

Le type de produit associé à la référence est important car il va déterminer le mode de fonctionnement des lignes de commande, notamment le choix d’incoterm. Il peut s’agir d’un type Marchandise, Transport ou Service.

Pour chaque référence, vous définissez le compte comptable :

En Vente, le « compte de port, frais et accessoires » permet de distinguer comptablement la part Transport des lignes de factures enregistrées « Transport inclus », la part Marchandises (en incoterm intermédiaire) étant alors comptabilisée sur le compte de vente générique.

En Achat, la saisie des lignes de facture vous propose également deux montants, le premier se comptabilisant sur le compte générique d’achat, le second réservé aux Port, Frais et Accessoires.

Les comptes « Intracommunautaire » serviront à la comptabilisation des achats et vente de/à des partenaires de l’Union Européenne (qui devront être déclarés « Intracommunautaire »).

Si votre société est assujettie, c’est également à cet endroit que vous indiquerez le taux de TVA applicable sur les références de ce produit, qui restera modifiable en saisie de commande.

Il est nécessaire d’associer un type de produit à chaque référence.
Enfin, la suppression d’un type de produit est possible tant qu’il n’a pas été utilisé.

Client et prestataire

PARTENAIRE / Client / Fiche client – PARTENAIRE / Prestataire / Fiche prestataire

Les comptes paramétrés sur les partenaires vont permettre la comptabilisation des factures d’achats et des ventes, mais également des règlements.

Le code Auxiliaire est l’identifiant du partenaire dans la comptabilité auxiliaire de votre outil comptable, de manière à l’alimenter automatiquement. Si vous avez déjà généré des écritures pour ce partenaire, vous ne pourrez plus changer son code Auxiliaire.

Les écritures de facturation seront enregistrées sur le journal indiqué, en Vente ou en Achat.

Attention : Si votre société est assujettie, c’est le témoin TVA du partenaire qui va vous permettre d’enregistrer  ou non la TVA lors de la facturation, vous devez le positionner selon notamment son pays.

  • Si un client est indiqué « Exonéré », vous ne pourrez pas calculer de TVA sur ses factures.
  • Si un fournisseur de l’Union européenne n’est pas indiqué « Intracommunautaire », l’auto-liquidation de la TVA ne se fera pas.

Voir aussi la Fiche Partenaire.

TVA / TGC

PARAMETRES / Finances / Taxes

Ici vous renseignerez les comptes associés aux différents taux de TVA/TGC nécessaires à la comptabilisation des factures.

  • Tva Déductible (achats) et Tva collectée (ventes),
  • Partenaires nationaux ou intracommunautaires.

Domiciliations bancaires

PARAMETRES / Société / Fiche Société

Sur chacune de vos domiciliations bancaires, vous indiquerez le compte comptable associé, qui sera utilisé pour tous les mouvements issus des relevés bancaires, ainsi que le journal de trésorerie sur lequel seront enregistrées les écritures de paiement de ce compte.

Les écritures de rapprochement peuvent identifier des écarts, notamment lorsque la banque retient des frais (internationaux, de change). Dans ce cas, vous identifiez l’écart comme des « Frais bancaires », et leur montant sera comptabilisé sur le compte de frais associé à la Banque.

Nature de trésorerie

PARAMETRES / Finances / Nature de trésorerie

Les natures de trésorerie sont utilisées pour identifier les mouvements bancaires qui ne sont pas liés aux commandes. Vous indiquez ici le compte de charge, de produit, de tiers associé à la nature.

Vous pouvez décider de détailler les natures de trésorerie au même niveau de détail que votre plan comptable, ou au contraire de regrouper sur des comptes génériques, charge à votre comptable de répartir sur les bons comptes tout en contrôlant ces mouvements lorsqu’ils auront été transférés dans l’outil comptable.

Le code analytique sera reconduit dans le fichier d’export comptable en vue d’alimenter la comptabilité analytique de ces écritures.

Fiche société

PARAMETRES / Société / Fiche Société

La Fiche Société regroupe le paramétrage des autres comptes génériques :

  • Compte et journal de caisse, pour les paiements en espèce,
  • Comptes de Rabais, remise ou ristourne utilisés pour la comptabilisation des avoirs, accordés ou obtenus,
  • Comptes d’écarts identifiés au rapprochement : Produit exceptionnel, Escompte sans recours,
  • Comptes d’écarts de conversion de devise, utilisés pour équilibrer les écritures comptables de facture ou de rapprochement (somme des conversions # conversion de la somme).

Exercice comptable

PARAMETRES / Finances / Exercices comptables

La définition d’un exercice est obligatoire avant tout enregistrement d’écriture. Que la comptabilité soit exportée de TRADE.EASY ou non, votre société est soumise à une logique d’exercice comptable et fiscal.

Si majoritairement les exercices sont calés sur l’année civile, il peut arriver qu’un exercice soit décalé, ou d’une durée supérieure à une année. Les exercices doivent se suivre sans trou ni chevauchement des dates.

Chaque exercice est défini par sa codification : généralement l’année, mais il peut être différent s’il n’est pas calé sur l’année civile. Attention toutefois à conserver la chronologie de la codification selon la chronologie des exercices.
ATTENTION : la codification de l’exercice sert de préfixe à la numérotation de vos factures, elle doit donc être pertinente ! Si vous avez un exercice décalé, privilégiez l’année de début ou l’année qui compte le plus de périodes.

Chaque exercice est découpé en un ensemble de périodes comptables (généralement des mois mais pas obligatoirement). Les périodes se suivent également sans trou ni chevauchement, et couvrent la globalité de l’exercice.
Afin de vous simplifier la saisie, seules les dates de fin des périodes sont demandées.

Le menu contextuel à gauche de chaque période vous permet de consulter les écritures comptabilisées de la période, ainsi que d’accéder à l’export des écritures restantes.
C’est ici également que vous pourrez effectuer la clôture des périodes, de manière à empêcher la saisie sur des périodes clôturées. Ce choix n’est disponible que s’il s’agit de la première période non clôturée, que toutes les écritures de la période ont été exportées, et qu’il ne reste plus de lignes de relevés bancaires non traitées.

Traduction en anglais

Dans TRADE.EASY, vous avez la possibilité de générer les documents en français ou en anglais. Dans votre utilisation de TRADE.EASY, vous saisissez toutes les valeurs de champs en français.

Pour traduire ces valeurs en anglais, afin qu’elles soient utilisées dans la version anglaise des documents générés par TRADE.EASY, vous avez la possibilité de saisir sa traduction en anglais. Chaque information traduisible est matérialisée par un drapeau (image). Lorsque le drapeau est vide, la traduction n’a pas été enregistrée. Lorsque que drapeau est noir, elle a été renseignée et est visible au clic sur le drapeau.

Pour enregistrer la traduction, utilisez le bouton “TRADUCTION”. L’ensemble des informations à traduire de la page en cours sont présentées.

Lors de la génération de la version anglaise des documents, si la traduction n’est pas présente, la version française sera affichée.

4- Paramétrage du référentiel Trésorerie

À noter : les domiciliations bancaires, servant de base pour votre trésorerie, sont renseignées sur votre Fiche Société (cf. article Paramétrage de votre société).

Nature de trésorerie

PARAMETRES / Finances / Nature de trésorerie

La nature de trésorerie sert à identifier les mouvements bancaires lors du pointage des relevés bancaires quand ils ne concernent pas les commandes.

Exemple : les frais bancaires, les frais généraux, les salaires…

La table est livrée à l’installation avec 4 natures par défaut (qui peuvent être supprimées) :

  • Devis
  • Frais généraux
  • Prêt bancaire
  • Compte courant.

Vous avez la possibilité d’en ajouter selon vos besoins, et de modifier le niveau de détail souhaité pour l’export comptable.

Précisez le code analytique et le compte comptable à utiliser dans les exports comptables des écritures qui découleront du pointage des relevés hors commandes. Il s’agit des comptes attendus dans le format du plan comptable tel qu’il existe dans votre outil comptable.

5- Paramétrage du référentiel Partenaires

Les tables Devise / Pays / Typologie de partenaires sont à renseigner avant d’enregistrer les partenaires.

Devise

Pays

Typologie de partenaires

Une fois ces paramétrages effectués, vous pourrez enregistrer vos Partenaires, Clients, Fournisseurs et autres Prestataires.

Devise

PARAMETRES / Commandes / Devises

Dans TRADE.EASY, les prix de base sont exprimés en devise. La trésorerie et les exports comptables seront alimentés par les montants convertis dans la devise de la société.

Renseignez ici les devises que vous serez amené à utiliser dans vos transactions, ainsi que les taux de change actuels. Dans TRADE.EASY, il n’y a pas d’intégration automatique du taux du jour, la parité s’effectue selon un taux négocié sur chaque commande.

Le taux de change est toujours exprimé par rapport à votre devise de comptabilisation. Par exemple, s’il s’agit de l’Euro, le taux de change sera indiqué sous la forme « 1€ = T<devise> », le taux de change peut aller jusqu’à 11 décimales.

L’euro et le dollar US sont livrés par défaut et ne peuvent être supprimés.

A retenir pour les saisies de la devise sur vos devis ou commandes :

  • Un devis client sera exprimé par défaut dans la devise de facturation indiquée dans la fiche client.
  • De même, une commande fournisseur sera exprimée par défaut dans la devise indiquée sur la fiche fournisseur.
  • Les montants alimentent la trésorerie en devise et sont convertis dans la devise de comptabilisation, le taux de change est initialisé à partir de la dernière actualisation sur la devise.
  • Le nombre de décimales des montants en devise est automatiquement renseigné en fonction de la norme ISO 4217, norme internationale définissant les codes pour la représentation des devises utilisées dans le monde.
  • Le taux de change pourra être modifié dans chaque demande. Il pourra passer par 3 statuts :
    • Provisoire
    • Engagé : négociation orale avec la banque
    • Certifié : négociation écrite avec la banque.

Pour plus d’information sur la certification du taux, cliquez ici.

  • La modification du taux de change d’une demande fournisseur sur une devise pourra automatiquement être appliquée sur les autres demandes fournisseurs de la même commande, effectuées dans la même devise.
  • Lorsqu’on renseigne un taux de change sur une demande (fournisseur ou client) le taux n’est pas automatiquement reporté dans la table des Devises. Pour que le nouveau taux saisi soit proposé ultérieurement sur une autre commande vous devez cliquer sur le bouton « Modifier » de la demande : dans le chapitre « Facturation », lorsque vous modifiez le taux vous pouvez choisir de cocher « Mettre à jour le taux sur la devise », ainsi la valeur sera répercutée sur la devise (à l’achat ou à la vente selon s’il s’agit d’une demande Fournisseur ou Client).

 

Pays

PARAMETRES / Expéditions / Pays

La liste des pays est la totalité des pays référencés dans l’ISO 3166-1.

Chaque pays est décrit par les caractéristiques reprises de la norme ISO : le code iso, le n° de pays, le nom court officiel en français, la langue officielle de communication, le devise utilisée.

Pour ne pas alourdir les listes déroulantes qui vous permettront de caractériser le pays dans la saisie future de vos clients, fournisseurs, références…, vous pouvez n’activer ici que les pays avec lesquels se font habituellement vos transactions.

Pour renseigner les « Règles fiscales », « Règles d’inspection douanière » et « Inspection commerciale » en mémo visualisable sur les commandes, cliquez sur le pays pour entrer en mode mise à jour. Ces informations permettent de décrire succintement les particularités du pays, elles pourront être visualisées à la lecture des références, sur les offres et commandes, au survol de l’icone ‘globe’ près des notions « pays mise à disposition », « pays de départ », « pays d’arrivée ».

Formalités

Pour que les formalités liées aux pays puissent être générées automatiquement dans le process logistique des commandes, vous devez paramétrer ici les formalités habituellement exigées par le pays.

Choisissez la ou les formalités parmi celles proposées dans le process logistique (que vous aurez paramétrées au préalable dans la table dédiée).

Précisez sur quelle notion la formalité est applicable :

  • quand le pays est le pays d’origine de la marchandise
  • quand le pays est le pays de départ de la commande
  • quand le pays est le pays d’arrivée de la commande.

Lieux

Le bouton « Lieux » vous permet de visualiser le répertoire des lieux que vous avez ajoutés au fur et à mesure des « trajets » dans vos commandes et expéditions, ou même sur vos références. Sélectionnez au préalable le pays que vous souhaitez, puis appuyez sur « Lieux » au-dessus du tableau. Vous pouvez en ajouter ou les modifier.

Typologie de partenaires

PARAMETRES / Commandes / Typologies Partenaires

Le référentiel partenaires que vous allez constituer tout au long de votre utilisation de TRADE.EASY va être organisé en typologies, qui vont les regrouper selon les mêmes caractéristiques au regard des commandes dont ils seront les acteurs.

Le Libellé vous permet de nommer la typologie.

Le sens de trésorerie (encaissement / décaissement) permet d’indiquer quels types de mouvements de trésorerie seront générés avec le type de partenaire (sert à la génération automatique des lignes de trésorerie sur les demandes). Il permet également de filtrer la Nature de partenaire ci-après.

La Nature de partenaire permet à TRADE.EASY de savoir si votre partenaire est :

  • un client
  • un fournisseur de produit
  • un fournisseur de transport
  • un fournisseur de services
  • un ‘Intermédiaire’ (partenaires divers sans impact comptable, mentionnés par exemple en Consignee ou Notify sur le B/L ou transitaire de départ)

Spécificités de paramétrage :

  • pour pouvoir renseigner des mandataires en Consignee ou Notify sur le B/L,  la typologie créée devra être avec un sens de trésorerie « Encaissement » et une nature « Intermédiaire ».
  • pour pouvoir renseigner des Transitaires de départ (ou Forwarder) sur la commande, la typologie créée devra être avec un sens de trésorerie « Décaissement » et une nature « Intermédiaire ».
  • si vous avez opté pour le Tracking en temps réel, les compagnies maritimes devront impérativement être associées à une typologie « Fournisseur de Transport ».

Une fois la typologie créée, vous pourrez créer vos partenaires en leur affectant la typologie précédemment paramétrée. Il est fortement déconseillé de modifier ce paramétrage une fois les partenaires créés et utilisés dans les commandes ou expéditions.

 

Astuce : pour communiquer un Forwarder à votre fournisseur de marchandises, vous pouvez l’afficher sur le bon de commande. Il faudra renseigner le champ « Transitaire de départ » en modification d’une offre ou commande via le bouton Action / Modifier, Chapitre Informations logistiques.

6- Paramétrage du référentiel Logistique

Formalités et Actions

Type d’action

Dépôts

Formalités et Actions

PARAMETRES / Expéditions / Formalités

Cette fonctionnalité est incontournable pour le bon suivi de vos process logistiques.

Cependant, les formalités ne sont pas indispensables au démarrage de TRADE.EASY et peuvent être mises en place une fois les fonctions principales acquises.

Les formalités correspondent aux exigences réglementaires douanières, aux exigences contractuelles signées avec vos clients ou vos fournisseurs, ou simplement aux exigences qualité que vous avez fixées dans vos process.

Le principe est donc d’identifier les principaux process (Les Formalités) et de détailler en tâches (les Actions). Nous vous conseillons de démarrer par un process simple, ou celui qui est le plus sujet à oublis.

En 1er lieu, on décrit dans le référentiel les formalités ainsi que leur découpage en actions, les délais standards pour réaliser les actions et les délais d’alerte pour leur suivi.

Ensuite, sur les pays, références, partenaires, on indiquera quelles formalités sont à suivre respectivement selon le pays, selon la référence produit ou selon le partenaire.

Les formalités des Commandes seront automatiquement reportées à la génération du devis. Les actions seront datées automatiquement à la confirmation de commande en fonction des dates repères sur lesquelles elles ont été définies.

Les formalités des Expéditions sont mises en place sur action de l’opérateur lors de la mise en place de chaque expédition, les actions vont se dater selon les dates repères associées.

L’objectif final étant le suivi journalier des actions à effectuer.

Formalité

Une formalité se définit par :

  • Un Libellé
  • Un périmètre : indiquez si la formalité s’applique sur les Commandes (de l’offre jusqu’au paiement) ou sur les Expéditions (de sa préparation à la réception finale). Selon le périmètre choisi, la formalité s’appuiera sur les dates-repères définies sur ce périmètre.
  • Un mode d’application : le « Type de liaison »

Le « type de liaison » permet de mettre en place la formalité automatiquement selon le contexte, selon la présence d’éléments significatifs dans la commande ou l’expédition :

  • un pays (d’origine, de départ, d’arrivée);
  • une référence produit, vous pouvez préciser si vous voulez appliquer la formalité une seule fois selon la présence d’au moins une des références concernées, ou pour chacune des références concernées (par exemple pour un contrôle qualité de chaque produit) ;
  • un partenaire (Client ou Fournisseur);
  • générale (commune à toutes les commandes ou expéditions).

Visualisez rapidement à quels pays, partenaires ou références sont rattachées ces formalités en cliquant sur le type de liaison dans la liste. La mise en place de ces liaisons sur les Pays s’effectue ici par le bouton « Ajouter un pays ». Pour les formalités liées aux partenaires ou aux références, le paramétrage se fait directement sur la fiche partenaire ou référence concernée.

Il reste possible d’ajouter ou supprimer des formalités ou actions à tout moment. Pour conserver l’historique sur votre activité, choisissez plutôt de les désactiver : elles ne seront plus reportées sur les prochaines commandes ou expéditions.

Actions

Chaque formalité est découpée en une ou plusieurs actions à faire au cours de la vie d’une commande ou d’une expédition.

Exemple :
La formalité « Certificat d’analyse » consistera à réaliser les actions suivantes :

  • Suivre la réception du certificat d’analyse du fournisseur
  • Enregistrer le certificat reçu dans la base documentaire TRADE.EASY de la demande fournisseur
  • Saisir le certificat dans TRADE.EASY par la fonction dédiée
  • Envoyer le certificat d’analyse généré par TRADE.EASY (reconstitué avec l’entête de la société).

Chaque action est définie par un libellé et un type d’action auquel elle correspond (la couleur paramétrée sur du type d’action apparait), et surtout le type de date-repère qui va servir de jalon. Vous pouvez compléter par un descriptif plus détaillé.

Précisez le délai de réalisation et le délai d’alerte de chaque action, en nombre de jours avant (en négatif) la date-repère.

Type d’action

PARAMETRES / Expéditions / Actions

Dans TRADE.EASY, on entend par « type d’action » des actions génériques de type :

  • Appeler,
  • Contrôler,
  • Valider,
  • Envoyer…

Vous pouvez associer une couleur à chaque type d’action pour un meilleur repérage visuel dans le tableau de suivi logistique des commandes.

Dépôts

PARAMETRES / Expéditions / Dépôts

Pour le moment cette fonctionnalité n’est pas utilisée dans TRADE.EASY. Ce menu fera partie d’une prochaine évolution pour la gestion des expéditions.

3- Paramétrage du référentiel Produits

Dans TRADE.EASY, une référence produit est l’identification d’une marchandise ou d’un service, pour un fournisseur donné et dans un conditionnement précis.

Avant de saisir le catalogue des références produits, vous devez paramétrer les tables suivantes.

Unités de transport

Types d’unité

Catégories de produits

Type de produit

Les postes de coûts

Le modèle de Fiche de coût

Unités de transport

PARAMETRES / Expéditions / Unités de transport

Sont à paramétrer ici les types de contenants habituellement utilisés pour le fret (type de conteneurs, camions…).

Précisez pour chaque type de contenant son EVP/TEU (équivalent vingt pieds ou twenty-foot equivalent unit), éventuellement 0, son volume utile (en m3), ainsi que le poids utile maxi autorisé (en tonne).

Il est possible de supprimer un type de conteneur tant qu’il n’a pas été utilisé, ou sinon d’en désactiver l’utilisation à venir en décochant la case « Actif ».

Types d’unités

PARAMETRES / Expéditions / Types d’unités

Paramétrez ici les types d’unités habituellement utilisés sur vos références produits pour la facturation et le colisage. Il s’agit de la façon dont est conditionné le produit avant d’être envoyé, ou de l’unité de facturation (unité, lot, 1000…).

Le type d’unité devra être précisé ensuite systématiquement sur chacune de vos références produits.

Catégories de produits

PRODUIT / Catégories

Les catégories de produits permettent d’organiser votre catalogue en classant vos références produits de manière hiérarchique. Vous avez ainsi une vision globale de votre catalogue.

Pour partir d’un bon pied dans TRADE.EASY, il est conseillé de bien mettre à plat l’ensemble de vos références pour bien organiser la structure catégorie / références.

A savoir : Vous pourrez classer vos références produits dans plusieurs catégories à la fois.

Dans les écrans de recherche ou de listes de TRADE.EASY, vous pourrez rechercher plus facilement vos références produits grâce à cette notion. Idem pour consolider vos reportings de ventes ou achats.

Les catégories sont présentées sous forme d’arborescence, pour chacune est affiché le nombre de références concernées. Lorsque vous en créez une nouvelle, vous devez la rattacher à une catégorie « parente », sous laquelle elle sera visualisée dans l’arbre. Pour créer une catégorie de premier niveau, ne lui rattachez pas de ‘parente’. Toute catégorie est potentiellement une ‘parente’, si vous lui rattachez d’autres catégories.

Vous pouvez modifier le libellé d’une catégorie en cliquant sur le bouton d’action. Vous ne pouvez pas supprimer une catégorie de produits si elle est utilisée sur une référence, ou si elle a des sous-catégories.

Type de produit

PARAMETRES / Référence / Type de produit

Le Type de produit permet de paramétrer :

  • Si la Référence est une Marchandise, un Transport ou un Service. Ce paramétrage déterminant impacte la saisie des Références et le mode de fonctionnement des lignes de commande, notamment le choix d’incoterm.
  • Les comptes comptables à utiliser pour comptabiliser les ventes ou les achats des références sur les commandes. Les écritures comptables pourront être exportées vers votre logiciel comptable via le traitement d’export comptable. Il s’agit des comptes attendus dans le format du plan comptable tel qu’il existe dans votre comptabilité. Ils ne sont contrôlés et obligatoires qu’à la comptabilisation, vous pouvez enregistrer une offre et la valider sans que le paramétrage comptable soit en place.
  • Le taux de TVA à appliquer à la vente, obligatoire si la société est assujettie.
  • Un code analytique associé à votre nomenclature Produit, si votre comptabilité le nécessite.

Le type de produit sera obligatoire sur chaque référence.
La suppression d’une comptabilisation est possible tant qu’elle n’a pas été utilisée.

Pour en savoir plus sur le paramétrage comptable, cliquez ici.

Les postes de coûts

PARAMETRES / Références / Postes de coût

Les postes de coûts permettent de définir les dépenses qui entrent dans le calcul d’une Fiche de coûts.

3 types de postes sont proposés :

  1. Un type de poste général est une dépense qui peut s’appliquer de manière uniforme à tous les produits : des frais de chargement, une commission, des frais bancaires…
  2. Un type de poste Transport permet d’enregistrer les tarifs des transporteurs ou transitaires.
  3. Un type de poste au produit est une dépense qui s’applique de manière particulière à certains produits : frais de douane, taxe éco-emballage… Dans ce cas, la valeur sera à préciser sur chaque référence produit.

Le mode de calcul définit comment sera calculé le montant du poste :

  • % Prix d’achat : le poste se calculera selon le prix d’achat qui sera indiqué sur la Fiche de coût.
  • % de sous-total : le calcul s’effectuera à partir d’un sous-total de la Fiche de coût.
  • Montant global : il s’agit d’un montant fixe valable pour la globalité du chargement et qui sera ensuite réparti selon les quantités du produit dans un conteneur-type, par exemple les Frais de chargement.
  • Montant unitaire : il s’agit d’un coût fixe valable pour une unité de produit, par exemple le coût du contrôle qualité.

Le montant global ou le montant unitaire peuvent être saisis en devises. Les valeurs saisies ici (pourcentage ou montant) seront proposées lors de la génération de la Fiche de coût et modifiables.

Les postes de type Transport sont plus particuliers : il s’agit d’enregistrer les tarifs par transporteur, pour une unité de transport (conteneur-type), et un trajet (lieu de départ et lieu d’arrivée). Chaque tarif a une date d’application pour définir sa validité : à chaque nouvelle proposition tarifaire, pas besoin de désactiver les anciens tarifs, ajoutez simplement les nouveaux et leur date d’application.

Ces postes peuvent être nombreux, une zone de filtre vous est proposée pour les rechercher à partir d’un pays, d’un lieu ou d’un fournisseur. Par défaut tous les tarifs sont affichés, vous pouvez filtrer uniquement les tarifs actifs (dont la validité est en cours) ou les tarifs valides (comprenant les tarifs actifs et les tarifs futurs).

Le modèle de fiche de coût

PARAMETRES / Références / Fiche de coût

Le modèle permet d’ordonner les postes de coût précédemment créés, proposés dans la partie gauche de l’écran, pour les présenter sous forme de tableau dans la partie droite. Le modèle ainsi créé pourra être utilisé pour calculer une Fiche de coût sur vos produits.

Sélectionnez les postes de coût triés par type de coût à gauche et cliquez sur « Ajouter » pour les sélectionner dans le modèle. Vous pouvez ajouter vos postes de coût au fur et à mesure, ou en masse en cochant “Tout sélectionner”. Les postes de coût s’ajoutent systématiquement en bas de la liste de droite. Organisez l’ordre d’affichage des postes par un glisser/déposer. Vous pouvez supprimer un poste de coût de la fiche de coût par le menu contextuel en début de ligne.

Ce tableau devra être ordonné par incoterm. Des sous-totaux intermédiaires peuvent être ajoutés via le bouton proposé en bas de la liste. Chaque sous-total sera le cumul des postes de coûts situés au-dessus, selon le principe gigogne des incoterms. Il n’est pas nécessaire d’ajouter le total final qui permettra de déterminer le prix de revient, il s’ajoutera automatiquement à la fiche de coût du produit.