Fonctionnement

Quelles sont les informations minimales à renseigner ?
A partir de quels éléments sont proposées les informations déjà remplies ?
A quoi vont servir les informations ?
Que se passe-t-il lors de la création de la commande ?

Quelles sont les informations minimales à renseigner ?

Les informations obligatoires sont celles qui identifient la demande :

  • Le Client et son interlocuteur,
  • Le commercial à qui est affectée la demande,
  • La devise dans laquelle seront exprimés le devis et la facture Client. Si la devise est étrangère, le taux de change est obligatoire, même s’il n’est pas définitif.

Les autres informations pourront a posteriori être ajoutées dans la Commande : produits demandés, Dates-repère, Conditions de règlement, Informations logistiques.

A partir de quels éléments sont proposées les informations déjà remplies ?

Afin de gagner du temps de saisie, certaines informations apparaissent pré-remplies lors de l’enregistrement de la demande. Toutes ces informations sont modifiables.

Vous êtes proposé en tant que Commercial, à condition que le métier « Commercial » soit coché sur votre fiche. Si vous n’avez pas ce métier, le premier Commercial de la société est proposé.

La Devise est celle indiquée sur la fiche Client, c’est sa devise habituelle, ce qui n’empêche pas exceptionnellement de la changer pour la demande en cours.

Si la devise est étrangère, le taux de change de vente le plus récemment enregistré pour cette devise (sur une commande précédente) est proposé.

Les Conditions de règlement proposées sont celles définies sur la fiche du client, ce sont ses conditions habituelles. Elles peuvent être modifiées spécifiquement pour la demande en cours. En l’absence de conditions de règlement habituelles sur la fiche client, nous affichons une condition par défaut (qui reste modifiable) : 100% en avance à ETD -7jours.

Le choix d’un terme de règlement propose de manière arbitraire (les plus courants) une date-repère et un nombre de jours qui permettent de calculer la date d’échéance du règlement. Cette date sera utilisée pour la génération de la trésorerie.

La Banque proposée est prioritairement une banque dans la même devise que celle saisie. Parmi les différentes banques d’une devise, la « favorite » est proposée en premier.

Dans le chapitre Logistique, les lieux/pays de départ et arrivée sont affichés selon les lieux indiqués sur les Références qui ont été ajoutées dans la liste des produits, seule la première référence pour laquelle ces lieux sont renseignés est prise en compte.

 

Pour un produit :

Le type d’unité est l’unité de facturation définie sur la référence.

S’il s’agit d’un produit marchand et que le nombre (en unité de facturation) par type de transport (conteneur) a été indiqué sur la référence, ce nombre est utilisé pour calculer la quantité dès que le nombre d’unités de transport (conteneurs) est saisi. Ce nombre est rappelé pour mémoire près du nombre d’unités de transport.

Lorsque vous ne voulez pas facturer un produit qui sera livré (échantillon, geste commercial..), vous devez spécifier qu’il s’agit d’un produit « Gratuit ». Dans ce cas le prix unitaire reste à zéro. Ce produit figurera dans les différents documents (proforma, facture, colisage..).

Un message d’avertissement s’affiche si la quantité saisie n’est pas un multiple du PCB (par combien) défini sur la Fiche Référence.

L’information « Conditionnement » sert à compléter la quantité du produit sur le devis, de manière à décrire le colisage. Elle est proposée pour des conteneurs entiers à partir :

  • du nombre de conteneurs saisi (si supérieur à 0) et de l’unité de transport (type de conteneur) de la référence  : <nombre> <type de conteneur>, par exemple « 2 FCL 40’ »,
  • puis sur la ligne suivante de l’information ‘Conditionnement’ de la référence. Idéalement, pour pouvoir compléter aisément sans resaisie, ce commentaire devrait être renseigné de la manière suivante :

<nombre> <type d’unité de colisage> de <nombre d’unité de facturation> par <unité de transport>, par exemple « 42 colis de 19 728 pièces par FCL40 ». Pour un destinataire anglophone du devis, il convient de traduire cette mention sur la référence.

Ce qui donnerait dans cet exemple :

    • 2 FCL 40’
    • 42 colis de 19 728 pièces par FCL40

Les indications de tonnage servent également à compléter la quantité du produit sur le devis. Elles sont proposées pour des conteneurs entiers à partir :

  • du ‘Poids net du conteneur’ indiqué sur la référence : <poids> ‘MT par’ <type d’unité de transport >, par exemple « 27 MT par FCL40 »,
  • puis sur la ligne suivante du poids total représenté par le nombre de conteneurs saisi (si supérieur à 0) : <nombre de conteneurs x  poids> ‘MT’, soit pour un exemple de 2 conteneurs : « 81 MT ».

Ce qui donnerait dans cet exemple :

    • 27 MT par FCL40
    • 81 MT

Ce commentaire est ajusté (recalculé) selon le nombre de conteneur saisi. Il reste à l’ajuster s’il ne s’agit pas de conteneur entier.

Le Pays d’origine du produit est proposé à partir de celui défini dans la Fiche Référence, modifiable.

Pour en savoir plus sur les références, cliquez ici.

A quoi vont servir les informations ?

La majorité des informations saisies servent à générer le devis (Proforma Invoice), dans la devise choisie. Bien sûr les quantités, prix, TVA le cas échéant, dans l’ordre des incoterm, mais pas seulement !

Les informations « Conditionnement » et « Info poids » vont compléter la colonne « Quantité » des produits.

L’information « Commentaire pour la proforma » vient compléter la désignation et les caractéristiques de la référence.

L’adresse de livraison, le délai d’embarquement, la période de validité de l’offre seront indiqués en pied de devis, suivis des conditions de règlement et des informations de la banque proposée pour le paiement.

Vous avez désormais la possibilité de changer l’ordre des lignes des produits, soit dès la saisie en déplaçant les lignes du tableau par cliquer-glisser, soit en modification a posteriori (tant que la commande n’est pas confirmée). Les différents documents ou les choix de produits tiendront compte de cet ordre. Attention: cet ordre est surtout utile pour les marchandises, car la présentation de la PFI et de la facture respectera toujours en priorité les Incoterm.

Que se passe-t-il lors de la création de la commande ?

La validation de la nouvelle demande consiste à créer en globalité :

  • la commande,
  • la demande client, ses produits demandés, ses conditions de règlement,
  • les dates repères,
  • la demande fournisseur associée pour chaque fournisseur des références saisies, ses produits demandés, ses conditions de règlement.

Une fois tous les éléments créés, la commande est affichée, positionnée sur la demande client.

LA COMMANDE ET LA DEMANDE CLIENT

La commande est créée dans la chronologie des commandes de l’année.  Elle est affectée au Commercial saisi, le Logisticien peut être déjà renseigné s‘il est affecté au Commercial.

Les dates ETD/ETA souhaitées par le client sont sauvegardées pour mémoire. Elles servent également de base aux dates-repère ETD et ETA (dates prévisionnelles).

Retrouvez l’offre créée dans le menu Commercial / Afficher les offres avec le statut « Offres en cours » sans tag affecté.

Le « Résumé » de la commande est constitué des produits marchands, éventuellement précédés du nombre et type de conteneur pour chacun.

L’ « incoterm de vente » est l’incoterm le plus élevé (hors « Supplément ») enregistré sur les produits demandés.

Le « Nombre de TEU » (Twenty feet Equivalent Unit) est calculé à partir du nombre et du type de conteneur des produits ou du transport.

La trésorerie prévisionnelle est calculée à partir du montant des produits demandés, répartie selon les conditions de règlement, et datée selon les dates-repères associées aux conditions. Si la condition de règlement fait référence à un terme avec escompte, c’est le type de date et le nombre de jours associés au terme escompté qui font foi, et non ceux du terme non escompté d’origine.

NB : Les Formalités ne seront mises en place sur la commande qu’à la génération du devis.

DEMANDES PRESTATAIRES ASSOCIEES

Les demandes prestataires sont créées à partir des références saisies, et associées à la commande. Si deux produits demandés proviennent du même fournisseur, ils sont regroupés sur la même demande prestataire.

Les références et quantités sont identiques à la demande client, mais les prix ne sont pas renseignés : nous avons préféré ne pas renseigner les prix d’achat plutôt que d’en indiquer automatiquement qui ne seraient pas les bons (un prix non vérifié ne se distingue pas d’un prix vérifié).

Pour pouvoir a posteriori ajuster les quantités à la livraison, un lien entre le produit demandé du client et le même produit demandé côté fournisseur est effectué.

Les conditions habituelles de règlement du prestataire sont reconduites, mais ne permettent pas encore de calculer la trésorerie prévisionnelle (et donc la marge) faute de prix d’achat.

Astuce : si vous souhaitez distinguer un lieu d’arrivée spécifique au prestataire (différent du lieu d’arrivée du client) : positionnez-vous sur la demande fournisseur, cliquez sur « Modifier », et renseignez le champ « lieu de l’incoterm ». Lors de l’édition du bon de commande fournisseur, il faudra sélectionner le label « lieu de l’incoterm » à la place du « lieu d’arrivée ».