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Facturation Fournisseur multi-commandes

Ce nouveau module de facturation fournisseur est adapté aux sociétés qui ne gèrent pas de comptabilité dans TRADE.EASY, mais qui exportent leurs factures pour les comptabiliser dans un outil externe. Il ne s’intègre pas dans la gestion standard des Factures et Trésorerie TRADE.EASY.

Fonction
Liste des factures et avoirs
Nouvelle facture
Actions sur la facture
Annulation d’une facture
Facturation terminée
Enregistrement d’un Avoir
Récapitulatif de facturation
Options de fonctionnement

Fonction

FINANCE / Comptabilité / Facturation Fournisseur

L’objectif de ce module est de pouvoir enregistrer des factures fournisseurs regroupant plusieurs commandes, puis des avoirs sur ces factures. L’enregistrement d’une facture passe par une étape « brouillon », avant sa validation par un utilisateur habilité. Les factures et avoirs validés de la journée sont exportés tous les soirs pour comptabilisation externe.

La page principale est la Liste des factures, à partir de laquelle vous pourrez consulter les factures enregistrées, appliquer les filtres pour les rechercher, en créer de nouvelles, gérer celles déjà saisies selon leur avancement.

En complément, la consultation d’un récapitulatif par commande (sur la demande fournisseur) permet d’avoir une vision plus précise.

Liste des factures et avoirs

Vous retrouvez ici l’ensemble des pièces enregistrées, factures et avoirs, regroupées par fournisseur.

Les champs de recherche et les filtres vous aident à cibler votre recherche :

  • La barre de recherche vous permet de les retrouver à partir d’un n° de commande, un n° de facture, le fournisseur (quelques lettres suffisent);
  • Une recherche avancée est proposée pour affiner sur une période, un opérateur et la notion de comptabilisation;
  • Trois boutons permettent le filtre rapide selon le statut : Brouillon, Validée, Annulée.

La liste est organisée par fournisseur, elle s’ouvre en cliquant sur la barre qui le représente, les pièces sont présentées triées par statut (les brouillons d’abord), date (les plus récentes en premier) puis numéro. A cet endroit vous retrouvez également le lien « Nouvelle facture » pour en créer une.

Vous ne retrouvez pas un fournisseur ? il se peut qu’il ne s’affiche pas s’il n’a pas encore de facture, saisissez simplement quelques lettres de son nom dans la barre de recherche et vous le verrez apparaitre dans la liste.

Vous ne retrouvez pas une facture enregistrée ? vérifiez les filtres de la recherche avancée, par défaut la période de recherche est limitée à l’année en cours.

Sur chaque ligne de facture, vous retrouvez :

  • Son statut avec le sigle de couleur en début de ligne : brouillon (pinceau orange), validée (coche verte), annulation (flèche arrière rouge).
  • Son numéro de facture ainsi que les numéros de commandes associées (chaque numéro étant un lien vers la page de la commande),
  • Le montant HT,
  • La date de facturation,
  • Les opérateurs qui ont créé et validé la facture,
  • Une icone bleue près du n° de facture, lorsque la facture est comptabilisée, indiquant au survol les informations de la comptabilisation,
  • Un menu contextuel en début de ligne, qui propose les actions possibles selon le statut.

Les lignes d’avoir sont présentées de manière similaire, la mention « Avoir » les identifie, l’indication de la facture d’origine est précisée.

La liste peut être exportée au format Excel-csv via le bouton « Télécharger » au-dessus de la liste, l’export tient compte des filtres de recherche appliqués (mais pas des fournisseurs ouverts/fermés).

Nouvelle facture

La création d’un brouillon de facture s’effectue par le lien « Nouvelle Facture » situé sur le bandeau Fournisseur de la liste des factures.

La saisie s’effectue en 2 étapes, matérialisées par le fil conducteur en haut de page :

  • la recherche et sélection des commandes concernées,
  • la saisie des quantités et prix des produits facturés.

Sélection des commandes

Sont présentées les commandes qui ne sont pas signifiées ‘totalement facturées’. La barre de progression de chaque commande montre le montant des factures déjà validées (en vert), des brouillons en cours (orange), et le reste à facturer. Lorsque le pourcentage est au plus proche des 100%, il est arrondi à l’entier inférieur ou supérieur de manière à visualiser qu’il y a quand même un écart.

Au survol du n° de commande et son résumé, une infobulle propose le lien vers la commande. Chaque commande visualise également les expéditions qui la concernent, l’infobulle à leur survol propose le lien vers leur tableau de bord, de manière à pouvoir vérifier le contenu de la facture.

Les commandes sélectionnées doivent avoir la même devise (les commandes dans une autre devise seront grisées automatiquement dès la première sélection).

Lorsqu’au moins une commande est sélectionnée, le bouton « Suivant » s’active et permet de passer à la saisie de la facture.

Enregistrement de la facture

L’entête de facture regroupe les informations obligatoires N° de facture, Date de réception, Date de facture. Attention, la date de facture n’est pas contrôlée, les exercices comptables ne sont pas obligatoires dans ce contexte. Pour autant, la date de facture ne peut être supérieure à la date du jour, ni avant le 01/01/N-2.

Les produits sont présentés par commande, les quantités restant à facturer sont proposées, vous pouvez contrôler et modifier les quantités et les prix de chaque ligne produit. En cas d’une commande en devise, le taux de change de la demande fournisseur s’affiche.

Plusieurs aides à la saisie permettent de gérer ces quantités et prix :

  • La quantité commandée et la quantité restant à facturer, le prix unitaire, les montants commandés et facturés, sont indiqués pour chaque produit.
  • Lorsque la quantité totale du produit a été facturée, et que le montant facturé correspond au montant commandé (y compris la saisie en cours), une pastille verte apparait sur le produit. Lorsque la quantité ou le montant sont supérieurs à la commande, la pastille est orange.
  • Un filtre complémentaire placé au-dessus des produits vous permet de présélectionner les quantités expédiées de certaines expéditions uniquement.
  • Un bouton de réinitialisation qui s’affiche au survol de chaque ligne produit supprime la quantité à facturer et réinitialise le prix unitaire à partir de la commande.
  • Le bouton « Tout mettre à zéro » a le même fonctionnement, mais pour tous les produits affichés.

Une fois votre facture saisie, vous pouvez :

  • l’enregistrer sous forme de brouillon, elle restera modifiable;
  • la valider, à condition d’avoir l’habilitation « Superviseur trésorerie », ce qui la rend disponible pour le prochain envoi en comptabilité.

Actions sur la facture

Une fois le brouillon ou la facture enregistrée, ils sont ajoutés à la liste des factures du fournisseur. Le bouton contextuel propose les actions selon le statut.

Pour un brouillon :

  • Consulter,
  • Modifier,
  • Valider en facture (si vous êtes habilité, et que vous ne l’avez pas fait dès sa création),
  • Supprimer.

Pour une facture validée non comptabilisée :

  • Consulter,
  • Modifier,
  • Enregistrer un avoir,
  • Supprimer.

Pour une facture validée comptabilisée :

  • Consulter,
  • Annuler (selon option et sur habilitation « Superviseur trésorerie »),
  • Enregistrer un avoir.

La comptabilisation ne s’effectue pas par un menu TRADE.EASY : chaque nuit un traitement récupère les factures validées et les transmet à l’outil comptable externe, qui envoie en retour les informations de comptabilisation, de manière à bloquer les modifications.

Annulation d’une facture

L’annulation d’une facture n’est proposée que sur une facture comptabilisée, à condition d’avoir l’habilitation « Superviseur trésorerie », et que cette option ait été choisie à l’installation du module.

Elle a pour effet :

  • de matérialiser l’annulation par une ligne spécifique dans la liste des factures, identifiée par le statut Annulation (flèche arrière rouge), le motif saisi est visible au survol du libellé « Annulation… »,
  • de signaler au traitement comptable de la prendre en charge pour générer une écriture d’annulation (contrepassation) à la date d’annulation saisie,
  • de bloquer la facture d’origine, mentionnée « Annulée », on ne peut plus que la consulter.

Par défaut, le n° de facture de l’annulation est le même que celui de la facture d’origine. Si vous n’autorisez pas de doublon (voir les options ci-dessous), le n° de l’annulation sera suffixé par « -cancelled ».

Comme pour les factures, les annulations passent en comptabilisation par le traitement de nuit, qui génèrera l’écriture d’annulation.

Le menu contextuel d’une annulation propose les actions :

  • Consulter,
  • Supprimer (tant que l’annulation n’est pas comptabilisée).

Facturation terminée

Lorsque toutes les factures du fournisseur sont arrivées et enregistrées, vous souhaitez indiquer que la demande Fournisseur est totalement facturée, afin de la considérer « clôturée » : il s’agit de la notion de « Facturation terminée ».

En saisie de la dernière facture, lorsque vous choisissez les produits facturés par commande, cochez la case « Facturation terminée » présente à droite du bandeau de commande. Si vous oubliez de la cocher ici, vous pourrez toujours le faire sur le tableau de facturation de la demande Fournisseur.

Ainsi, les produits de cette commande ne seront plus proposés en saisie de nouvelle facture.

Enregistrement d’un Avoir

Un avoir peut être créé à partir d’une facture validée, qu’elle soit comptabilisée ou non. L’avoir est enregistré sous forme de brouillon, modifiable, ensuite validé pour partir en comptabilité. Selon votre habilitation, il peut directement être validé dès sa saisie.

L’entête de l’avoir regroupe les informations obligatoires N° d’avoir, Date de réception, Date de facture, Motif de l’avoir.

Comme pour la saisie de facture, les produits facturés sont présentés par commande, le taux de change est éventuellement affiché. La saisie des montants de l’avoir s’effectue sur chaque ligne produit. Le principe de réinitialisation des montants saisis est identique à la saisie de commande (flèche arrière bleue).

Une fois enregistré, vous le retrouvez dans la liste du fournisseur. Le bouton contextuel propose les actions similaires à celles de la facture :

  • Pour un brouillon d’avoir : Consulter, Modifier, Supprimer, et Valider (selon l’habilitation),
  • Pour un avoir validé non comptabilisé : Consulter, Modifier, Supprimer,
  • Pour un avoir validé comptabilisé : seulement la consultation.

Récapitulatif de facturation

Pour avoir une vision précise de la facturation d’une commande, rendez-vous sur la demande du Fournisseur, onglet « Demande » : le bouton d’accès au récapitulatif est à droite du tableau des « Produits demandés » : « Gérer la facturation ».

Vous retrouvez en consultation les factures et avoirs, selon leur avancement, le lien sur leur numéro permet d’afficher la pièce. Les totaux présentent une situation synthétique de la facturation.

L’indication « Facturation terminée » peut être également cochée ici.

Options de fonctionnement

Plusieurs options permettent de personnaliser le fonctionnement de ce module (options mises en place par le Support à l’installation et non modifiables) :

  • Limiter la saisie des factures à 100% des demandes fournisseurs,
  • Ne pas autoriser de doublon sur les numéros de factures fournisseurs saisis (tous fournisseurs confondus),
  • Ne pas autoriser l’annulation de facture,
  • Exclure les offres de la facturation (proposer uniquement les commandes confirmées).

Pour toute information complémentaire, veuillez contacter notre Support .

 

Documents personnalisés

TRADE.EASY génère ses documents dans un format standard.

Si vous souhaitez personnaliser vos modèles, nous vous proposons désormais :

  • de produire certains de vos documents selon votre propre modèle,
  • de produire des documents spécifiques, qui utilisent les informations de vos commandes.

Paramétrage

Choisissez les documents que vous voulez personnaliser, et fournissez-nous votre modèle pour que nous puissions le paramétrer et le mettre en place :

  • PFI (devis)
  • Facture commerciale
  • Packing List

Nous créerons pour vous 2 modèles : l’un pour les éditions en Français, l’autre pour les éditions en Anglais.

Génération de vos documents

Les documents vont se générer selon les mêmes modalités que leur génération ‘standard’.

La page de génération sera légèrement différente, mais vous retrouvez le choix de la langue, la possibilité d’ajouter un commentaire au document, également de compléter l’inscription à la base documentaire par un commentaire spécifique.

Vous aurez en plus la possibilité de choisir le format de sortie du document (l’extension), sauf pour les factures pour lesquelles seul le format PDF sera autorisé :

  • .pdf,
  • .docx (document Word),
  • .odt (Texte OpenOffice).

En revanche, vous n’aurez plus le choix des mentions à ajouter au document, puisque votre format personnalisé les aura directement intégrées (ou pas).

Tous les documents générés vont alimenter la base documentaire de la commande. Le principe de nommage des documents reste le même : un acronyme pour l’identifier, l’horodatage pour l’historiser.

Documents spécifiques

Cette option vous permet également de définir vos propres documents et formulaires, à renseigner à partir des informations des commandes. Vous choisissez l’acronyme qui servira au nommage du document.

Vous pourrez les générer à partir des « Documents finaux » (onglet Logistique de la commande).

Cette fonctionnalité vous intéresse ?

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Activité commerciale Prestataire

Cette page de Reporting est accessible par la Fiche Prestataire, par l’appui du bouton « Histogramme » en haut à droite de la page.

L’activité commerciale du prestataire est déclinée en 2 tableaux :

  • Les Chiffres-clefs,
  • L’Historique des commandes.

Un point ‘Information’ à côté du titre de chaque tableau explique au survol les conditions des calculs.

Les montants sont exprimés HT, si le prestataire est assujetti à la TVA, une colonne supplémentaire affiche les montants TTC.

Chiffres clefs

Le tableau récapitule par année 5 chiffres clefs. L’imputation à l’année s’effectue différemment selon les chiffres.

  • CA facturé HT : Montant des achats facturés : Somme des montants HT des factures fournisseur de ce prestataire de l’année concernée, le cas échéant convertie en devise société.
  • Poids/CA total : % par rapport au total des achats : rapport entre le montant des achats facturés du fournisseur (calculé dans la colonne précédente) et la somme des montants HT des factures de l’ensemble des fournisseurs pour l’année concernée le cas échéant convertis en devise société. (positionnement dans l’année selon la date de facture)
  • Nb commandes (dont non terminées) : Nombre de commandes confirmées, non annulées, terminées ou non, qui ont au moins un achat de ce prestataire, et dont la date-repère « Premier ETD » est dans l’année concernée.
  • Offres en cours : Nombre de commandes non validées non annulées, à imputer sur l’année de la création de la demande fournisseur.
  • Marge moyenne : Total de trésorerie des commandes confirmées dans l’année, où le fournisseur intervient : marge réelle (Vente – Achat) / Achat

Par défaut l’historique des 5 dernières années est affiché, le choix à droite permet de voir l’historique complet.

Historique des commandes

Le tableau présente par défaut les commandes en cours (offres et commandes non complètement facturées), le choix à droite permet de lister toutes les offres et commandes où le prestataire intervient.

Le statut correspond à l’avancement : Offre en cours, Offre annulée, Carnet de commande, Terminée. Les montants sont calculés à partir des produits demandés.

Au survol du n° de commande, le lien qui s’affiche permet d’y accéder.

Activité commerciale Client

Cette page de Reporting est accessible par la Fiche Client , par l’appui du bouton « Histogramme » en haut à droite de la page.

L’activité commerciale du client est déclinée en 4 tableaux :

  • Les Chiffres-clefs,
  • L’Historique des commandes,
  • Suivi de la Facturation,
  • Références commandées.

Un point ‘Information’ à côté du titre de chaque tableau explique au survol les conditions des calculs.

Les montants sont exprimés HT, si le Client est assujetti à la TVA, une colonne supplémentaire affiche les montants TTC.

Chiffres clefs

Le tableau récapitule par année 5 chiffres clefs. L’imputation à l’année s’effectue différemment selon les chiffres.

  • CA facturé HT : montants HT des factures du client dans l’année concernée, déduction faite des annulations et avoirs (positionnement dans l’année de la date de facture/de l’avoir).
  • Poids/Ca total : rapport entre le montant des factures du client (calculé dans la colonne précédente) et la somme des montants HT des factures de l’ensemble des clients (positionnement dans l’année de la date de facture).
  • Nb commandes (dont non terminées) : le positionnement dans l’année s’effectue selon la date-repère « 1er ETD ».
  • Offres en cours : le nombre de commandes non validées non annulées, imputées sur l’année de la création de l’offre.
  • Marge moyenne : il s’agit de la marge réelle sur achats (Vente – Achat) / Achat, calculée à partir de la trésorerie des commandes confirmées dans l’année.

Par défaut l’historique des 5 dernières années est affiché, le choix à droite permet de voir l’historique complet.

Historique des commandes

Le tableau présente par défaut les commandes en cours (offres et commandes non complètement facturées), le choix à droite permet de lister toutes les offres et commandes de ce client.

Le statut correspond à l’avancement : Offre en cours, Offre annulée, Carnet de commande, Terminée. Les montants sont calculés à partir des produits demandés.

Au survol du n° de commande, le lien qui s’affiche permet d’y accéder.

Facturation

Le tableau présente par défaut les factures « en cours », c’est-à-dire celles des commandes non complètement payées, mais aussi les brouillons de facture et d’avoir et les avoirs en attente de déduction, le choix à droite permet de lister toutes les factures et tous les avoirs.

L’ordre de présentation par défaut est le numéro décroissant, factures et avoirs confondus. Les brouillons sont présentés en tête de liste.

Au survol du n° de commande, le lien qui s’affiche permet d’y accéder.

Le statut d’une facture correspond à l’avancement :

  • « Payée » : facture dont toutes les lignes de tréso de la demande client sont au statut « Payé »
  • « Partiellement payée » : facture dont toutes les lignes de tréso ne sont pas au statut « Payé »
  • « En attente de paiement » : facture dont aucune ligne de tréso n’est au statut « Payé »
  • « Annulée » si la facture a été annulée

Pour un avoir, le « statut » correspond à son type (remise globale, sur exercice courant ou précédent, erreur de facturation).

Le Reste à payer de chaque facture est calculé à partir des lignes de trésorerie non payées et liées à la facture, et totalisé en tête de tableau. Pour un avoir, le Reste à payer est le montant de l’avoir s’il n’est pas encore déduit. Les brouillons n’ont pas de reste à payer.

Si la date d’échéance est passée et qu’il reste un montant à payer, la date d’échéance est affichée en rouge.

Une icone ‘pdf’ permet de consulter la facture ou l’avoir généré (attention, en environnement de préproduction, cette image ne s’affiche pas car le document est considéré comme un draft).

Références commandées

Ce tableau liste les références commandées (produits demandés des commandes confirmées) par le client et somme leurs quantités par année. Le choix à droite permet de consulter les année antérieures.

Tous les types de produits sont pris en compte : marchands, transport, services. Dans le cas particulier d’une vente avec incoterm intermédiaire, les montants sont répartis entre « marchandise » et « transport ».

Prestataire

PARTENAIRE / Prestataire

Les « Prestataires » regroupent non seulement les Fournisseurs, mais aussi les prestataires de service, transitaires, toutes les sociétés susceptibles de vous facturer biens et services.

Les principales informations (coordonnées) sont identiques à celles demandées pour vos Clients, ils ont en commun un ensemble d’informations permettant de les définir : les informations Partenaire.

Cependant, les Prestataires ont des informations spécifiques, ou peuvent faire l’objet de contrôles particuliers.

  • Fournisseur « Shipper » : ce témoin intervient sur le Bill of Lading, pour autoriser ou non le choix du fournisseur en tant que Shipper, lorsque le Consignee est le client final (vous autorisez que le Fournisseur soit mentionné sur le B/L qui sera remis au client).
  • L’adresse devra être obligatoire pour éditer le bon de commande.
  • Le Numéro d’agrément sanitaire est disponible dans le chapitre « Informations générales », il pourra être édité sur la Packing List de ses expéditions.
  • Tracking :
    • Si vous avez opté pour le Tracking en temps réel, synchronisez ici vos compagnies maritimes avec le répertoire mis à disposition;
    • Sinon, il s’agit ici de mettre en place le paramétrage pour un tracking dédié au prestataire (compagnie maritime, Chronopost/DHL..) : c’est le Tracking par URL.
    • En savoir plus sur le Tracking.
  • Coordonnée bancaire : elle est facultative à la création du prestataire, mais vous devrez en créer au moins une pour pouvoir confirmer une de ses commandes.

Le suivi de l’Activité commerciale du prestataire est disponible via le bouton « Histogramme » en haut à droite de la page .

Client

PARTENAIRE / Client

Clients et Fournisseurs sont des Partenaires, ils ont en commun un ensemble d’informations permettant de les définir.

Cependant, les Clients ont des informations spécifiques, ou peuvent faire l’objet de contrôles particuliers.

  • Son N° fiscal / intracommunautaire devra être renseigné pour confirmer une commande.
  • Chapitre Communication : les informations « Activer le Suivi » et « Destinataires du suivi » permettent de mettre place le « Suivi Client ». En savoir plus sur ce Suivi.
  • Conditions de règlement : si vous pratiquez l’escompte commercial et que vous avez activé ce paramètre, vous pouvez indiquer ici le taux spécifique d’escompte à appliquer pour ce client. En savoir plus sur l’escompte.
  • Comptabilité : si votre société n’est pas assujettie à la TVA, ou si votre client ne l’est pas, vous pouvez indiquer la mention d’exonération qui sera proposée à la génération de facture, vous pourrez éventuellement la modifier. En savoir plus sur les mentions d’exonération.

Le suivi de l’Activité commerciale du Client est disponible via le bouton « Histogramme » en haut à droite de la page .

Partenaire

Les Partenaires regroupent les sociétés et organismes avec qui vous êtes en relation et qui ont un rôle à jouer dans TRADE.EASY.

Nous décrivons ici les informations communes à l’ensemble des Partenaires, Clients comme Fournisseurs. Vous retrouverez leurs informations spécifiques dans les pages consacrées à la Fiche Client et à la Fiche Prestataire.

Assurez-vous au préalable d’avoir renseigné le paramétrage minimal pour pouvoir créer vos partenaires.

 

Les informations minimales pour créer un partenaire sont :

  • Sa Raison sociale,
  • Sa typologie,
  • Un pays,
  • Sa devise de facturation et son statut d’assujettissement TVA
  • Un premier contact (nom, prénom, e-mail et langue FR/EN)

Pour pouvoir confirmer une commande, vous devrez compléter sa fiche par les éléments suivants :

  • au moins 1 ligne d’adresse sur les 3,
  • au moins le code postal ou la ville,
  • le n° fiscal / intracommunautaire renseigné,
  • le contact associé à la demande a un n° de téléphone ou une adresse mail.

Reprenons par chapitre les informations de la Fiche, communes aux Clients et Prestataires, qui nécessitent quelques explications.

 

Identification

La typologie permet de le classer dans la nomenclature définie. Vous ne pourrez plus la changer une fois que le partenaire sera inscrit dans une offre/commande.

Le ‘libellé réduit’ est utilisé dans l’application principalement dans les tableaux qui manquent de place.

Un partenaire qui a été partie prenante d’une ou plusieurs commandes ne peut pas être supprimé, en revanche il peut être désactivé pour ne plus être proposé.

Le témoin ‘Privilégié’ permet de trier la liste des partenaires pour les mettre en avant.

Coordonnées

  • Adresse : si elle est facultative à la création (a minima le pays), elle devra être renseignée pour pouvoir confirmer une commande (client ou fournisseur),
  • Coordonnées génériques (indépendamment de celles des intervenants associés).

Informations générales

Le Siret (ou équivalent sans d’autres pays) est un identifiant commercial, le n° Fiscal/Intracommunautaire est, selon les pays, l’identifiant fiscal du Partenaire. Ces deux éléments permettent de contrôler l’authenticité et la fiabilité du Partenaire.

Le secteur d’activité et la Région complètent ce chapitre, uniquement à titre indicatif.

Communication

La liste de diffusion indique l’ensemble des adresses e-mails qui seront en copie de tout envoi par mail à ce partenaire. La liste peut s’alimenter à partir de celles des intervenants déjà enregistrés (triée par « métier »), vous pouvez ajouter d’autres adresses manuellement.

Conditions de règlement

La devise de facturation est incontournable, elle sera reportée sur toute commande créée, tout en ayant la possibilité de la modifier spécifiquement,

Le tableau décrit la ventilation des conditions de règlement habituelles pour ce partenaire. Elles seront proposées sur chaque commande de ce partenaire, et pourront également être modifiées spécifiquement. Elles permettront de calculer automatiquement la trésorerie de la commande.

  • La somme des pourcentages ne peut pas dépasser 100%, mais peut éventuellement être inférieure ; A noter : sur la commande, les pourcentages devront être à 100% pour pouvoir la confirmer.
  • Les termes de paiement proposés sont ceux gérés par Trade.Easy. Si le terme que vous recherchez n’est pas dans la liste, veuillez contacter notre Support ;
  • La Date-repère est le jalon qui va servir à calculer automatiquement la date prévisionnelle ;
  • Le Nombre de jours spécifie le décalage (+/-) par rapport à la Date-repère pour calculer précisément la date prévisionnelle ;
  • Le commentaire a une fonction différente que l’on soit sur une Fiche Client ou Prestataire :
    • Fournisseur : uniquement à titre indicatif,
    • Client : le commentaire viendra compléter la condition de règlement sur la PFI, en mentionnant par exemple si la banque du client doit être adossée à une banque européenne.
  • Si vous n’indiquez pas de condition de règlement sur la Fiche Client, les commandes que vous allez créer en auront une d’office : 100% Avance en date d’ETD – 7 jours, que vous pourrez bien sûr modifier.

Comptabilité

Si votre société est assujettie à la TVA, vous devrez indiquer pour tous vos partenaires leur situation d’assujettissement, pour que les schémas comptables de facturation soient corrects.

Le compte comptable, le compte auxiliaire vont permettre de générer les écritures (facturation, règlements) qui pourront être exportées vers votre outil comptable.

Le journal de facturation sera indispensable pour générer les écritures issues des saisies de facture.

En savoir plus sur les paramétrages comptables .

Commentaire interne

Comme son nom l’indique, il ne sort pas sur les éditions (même personnalisées), il est affiché en consultation des offres et des commandes, au survol du symbole ‘i’ près de son nom sur le bandeau de la demande associée.

 

L’ensemble des informations ci-dessus sont validables en une seule fois par le bouton de Validation.

Les trois tableaux suivants ont une validation individuelle par ligne.

 

Intervenants

Les ‘intervenants’ sont les différentes personnes de la société avec qui vous êtes en contact.

Si une même personne intervient pour plusieurs sociétés, il faut malheureusement la déclarer dans chacune.

Les informations minimales demandées pour créer cette personne sont :

  • Son Nom et son prénom,
  • Son e-mail
  • La langue de communication (Français ou Anglais)

Vous retrouverez les coordonnées téléphoniques en consultation des offres et des commandes, sur le bandeau de la demande du Partenaire.

La Fonction est à renseigner uniquement à titre d’information.

Les ‘métiers’ sont utilisés pour classer les personnes dans les listes déroulantes suivantes :

  • Partenaires – Client – Liste de diffusion ajoutée lors de l’envoi d’un e-mail
  • Partenaires – Client – Destinataires du suivi
  • Partenaires – Prestataires – Liste de diffusion ajoutée lors de l’envoi d’un e-mail
  • Logistique – Mail de suivi (client) – Destinataire du suivi
  • Logistique – Mail de suivi (client) – Destinataire en copie

Les intervenants qui n’ont aucune de ces 2 cases cochées sont mentionnés dans la partie « Autre » de ces listes.

Coordonnées bancaires

Toutes les informations de la domiciliation sont obligatoires. La période de validité permet de ne plus proposer ces domiciliations sur les offres.

La ‘Banque favorite’ permet de la proposer en priorité lorsque le partenaire en a plusieurs.

Formalités

Si votre partenaire nécessite une étape précise de votre process, vous pouvez créer une Formalité qui va décrire cette étape, puis l’indiquer sur sa Fiche. Ainsi, à chaque commande ou expédition, les actions de cette formalité vous seront systématiquement proposées.

Vous pouvez lui affecter autant de Formalités que nécessaire.

En savoir plus sur les Formalités et Actions.