Les tables Devise / Pays / Typologie de partenaires sont à renseigner avant d’enregistrer les partenaires.
Une fois ces paramétrages effectués, vous pourrez enregistrer vos Partenaires, Clients, Fournisseurs et autres Prestataires.
Devise
PARAMETRES / Commandes / Devises
Dans TRADE.EASY, les prix de base sont exprimés en devise. La trésorerie et les exports comptables seront alimentés par les montants convertis dans la devise de la société.
Renseignez ici les devises que vous serez amené à utiliser dans vos transactions, ainsi que les taux de change actuels. Dans TRADE.EASY, il n’y a pas d’intégration automatique du taux du jour, la parité s’effectue selon un taux négocié sur chaque commande.
Le taux de change est toujours exprimé par rapport à votre devise de comptabilisation. Par exemple, s’il s’agit de l’Euro, le taux de change sera indiqué sous la forme « 1€ = T<devise> », le taux de change peut aller jusqu’à 11 décimales.
L’euro et le dollar US sont livrés par défaut et ne peuvent être supprimés.
A retenir pour les saisies de la devise sur vos devis ou commandes :
- Un devis client sera exprimé par défaut dans la devise de facturation indiquée dans la fiche client.
- De même, une commande fournisseur sera exprimée par défaut dans la devise indiquée sur la fiche fournisseur.
- Les montants alimentent la trésorerie en devise et sont convertis dans la devise de comptabilisation, le taux de change est initialisé à partir de la dernière actualisation sur la devise.
- Le nombre de décimales des montants en devise est automatiquement renseigné en fonction de la norme ISO 4217, norme internationale définissant les codes pour la représentation des devises utilisées dans le monde.
- Le taux de change pourra être modifié dans chaque demande. Il pourra passer par 3 statuts :
- Provisoire
- Engagé : négociation orale avec la banque
- Certifié : négociation écrite avec la banque.
Pour plus d’information sur la certification du taux, cliquez ici.
- La modification du taux de change d’une demande fournisseur sur une devise pourra automatiquement être appliquée sur les autres demandes fournisseurs de la même commande, effectuées dans la même devise.
- Lorsqu’on renseigne un taux de change sur une demande (fournisseur ou client) le taux n’est pas automatiquement reporté dans la table des Devises. Pour que le nouveau taux saisi soit proposé ultérieurement sur une autre commande vous devez cliquer sur le bouton « Modifier » de la demande : dans le chapitre « Facturation », lorsque vous modifiez le taux vous pouvez choisir de cocher « Mettre à jour le taux sur la devise », ainsi la valeur sera répercutée sur la devise (à l’achat ou à la vente selon s’il s’agit d’une demande Fournisseur ou Client).
Pays
PARAMETRES / Expéditions / Pays
La liste des pays est la totalité des pays référencés dans l’ISO 3166-1.
Chaque pays est décrit par les caractéristiques reprises de la norme ISO : le code iso, le n° de pays, le nom court officiel en français, la langue officielle de communication, le devise utilisée.
Pour ne pas alourdir les listes déroulantes qui vous permettront de caractériser le pays dans la saisie future de vos clients, fournisseurs, références…, vous pouvez n’activer ici que les pays avec lesquels se font habituellement vos transactions.
Pour renseigner les « Règles fiscales », « Règles d’inspection douanière » et « Inspection commerciale » en mémo visualisable sur les commandes, cliquez sur le pays pour entrer en mode mise à jour. Ces informations permettent de décrire succintement les particularités du pays, elles pourront être visualisées à la lecture des références, sur les offres et commandes, au survol de l’icone ‘globe’ près des notions « pays mise à disposition », « pays de départ », « pays d’arrivée ».
Formalités
Pour que les formalités liées aux pays puissent être générées automatiquement dans le process logistique des commandes, vous devez paramétrer ici les formalités habituellement exigées par le pays.
Choisissez la ou les formalités parmi celles proposées dans le process logistique (que vous aurez paramétrées au préalable dans la table dédiée).
Précisez sur quelle notion la formalité est applicable :
- quand le pays est le pays d’origine de la marchandise
- quand le pays est le pays de départ de la commande
- quand le pays est le pays d’arrivée de la commande.
Lieux
Le bouton « Lieux » vous permet de visualiser le répertoire des lieux que vous avez ajoutés au fur et à mesure des « trajets » dans vos commandes et expéditions, ou même sur vos références. Sélectionnez au préalable le pays que vous souhaitez, puis appuyez sur « Lieux » au-dessus du tableau. Vous pouvez en ajouter ou les modifier.
Typologie de partenaires
PARAMETRES / Commandes / Typologies Partenaires
Le référentiel partenaires que vous allez constituer tout au long de votre utilisation de TRADE.EASY va être organisé en typologies, qui vont les regrouper selon les mêmes caractéristiques au regard des commandes dont ils seront les acteurs.
Le Libellé vous permet de nommer la typologie.
Le sens de trésorerie (encaissement / décaissement) permet d’indiquer quels types de mouvements de trésorerie seront générés avec le type de partenaire (sert à la génération automatique des lignes de trésorerie sur les demandes). Il permet également de filtrer la Nature de partenaire ci-après.
La Nature de partenaire permet à TRADE.EASY de savoir si votre partenaire est :
- un client
- un fournisseur de produit
- un fournisseur de transport
- un fournisseur de services
- un ‘Intermédiaire’ (partenaires divers sans impact comptable, mentionnés par exemple en Consignee ou Notify sur le B/L ou transitaire de départ)
Spécificités de paramétrage :
- pour pouvoir renseigner des mandataires en Consignee ou Notify sur le B/L, la typologie créée devra être avec un sens de trésorerie « Encaissement » et une nature « Intermédiaire ».
- pour pouvoir renseigner des Transitaires de départ (ou Forwarder) sur la commande, la typologie créée devra être avec un sens de trésorerie « Décaissement » et une nature « Intermédiaire ».
- si vous avez opté pour le Tracking en temps réel, les compagnies maritimes devront impérativement être associées à une typologie « Fournisseur de Transport ».
Une fois la typologie créée, vous pourrez créer vos partenaires en leur affectant la typologie précédemment paramétrée. Il est fortement déconseillé de modifier ce paramétrage une fois les partenaires créés et utilisés dans les commandes ou expéditions.
Astuce : pour communiquer un Forwarder à votre fournisseur de marchandises, vous pouvez l’afficher sur le bon de commande. Il faudra renseigner le champ « Transitaire de départ » en modification d’une offre ou commande via le bouton Action / Modifier, Chapitre Informations logistiques.