Fonction

La confirmation de commande est une étape importante de la vie de la commande, elle permet de valider l’offre commerciale. Elle fixe les conditions des achats et ventes associées à l’offre, et induit la viabilité du deal. Elle permet également de lancer le process logistique.

Elle s’effectue par le bouton « Confirmer » sur le bandeau de la Commande.

Pré-requis

La confirmation n’est possible que si tous les critères suivants sont remplis :

  • L’opérateur a l’habilitation de confirmation (Commande / Confirmer la commande) ;
  • La commande est au statut « Offre en cours » ;
  • Le devis client (PFI) a été généré et est présent dans la base documentaire ;
  • Si sur chaque demande associée non terminée :
    • la somme des pourcentages des conditions de règlement est 100%,
    • si pour chaque condition de règlement il existe une date repère associée (date prévisionnelle renseignée),
    • Si le total de la trésorerie est égal au total des produits, en tolérant un écart de +/- 0,10 (sans tenir compte des lignes de trésorerie précisées « hors produits demandés »).
  • L’identification du client est suffisante :
    • au moins 1 ligne d’adresse sur les 3,
    • au moins le code postal ou la ville,
    • le n° fiscal / intracommunautaire renseigné,
    • le contact client associé à la demande a un n° de téléphone ou une adresse mail.
  • L’identification des prestataires des demandes associées est suffisante (mêmes conditions que pour le client, sauf le n° fiscal) ;
  • Les conditions de règlement des demandes Fournisseurs ont une domiciliation bancaire valide.

Lorsque la confirmation n’est pas possible, la liste des critères non valides s’affiche au survol du bouton « Confirmer ». Chaque ligne propose le lien vers la page où vous pourrez effectuer la modification requise.

Fonctionnement

Comment confirmer l’offre ?

Après avoir résolu les pré-requis bloquants, le bouton « Confirmer » devient vert, à condition que l’opérateur ait l’habilitation pour cela.

  • La date de saisie est proposée à la date du jour, vous pouvez renseigner une date passée, mais pas future.
  • La « Référence interne » permet de renseigner un numéro que vous gérez au sein de votre société pour cette affaire.
  • La « validation technique » (facultative) permet au commercial de préciser le motif de viabilité de l’offre (contrôle interne).

Que se passe-t-il à la confirmation de commande ?

  • Le statut de la commande passe de « Offre en cours » à « Commande validée » ;
  • Elle se retrouve désormais dans la liste du menu LOGISTIQUE/ Afficher les commandes ;
  • La date saisie permet de créer la date-repère « Confirmation de commande » ; cette date est automatique, ne peut pas être modifiée manuellement ni supprimée ;
  • Un historique apparaît dans l’avancement avec les informations sur la date, l’heure, et qui a validé la commande (traçabilité) ;
  • Les lignes de trésorerie passent du statut « Prévisionnel » à « Ferme » ;
  • Le montant de la commande est transféré des indicateurs « Offres en cours » à ceux du « Carnet de commandes » ;
  • Les actions paramétrées sur les formalités se créent sur la commande, éventuellement datées si les dates-repères associées ont été créées. Si certaines formalités sont associées aux références, ce sont les produits demandés de la demande client qui sont pris en compte.

Quel est l’impact de la confirmation de commande ?

  • Sur une demande Client :
    • Il n’est plus possible d’ajouter des produits, quelque soit leur type, ni d’en supprimer ;
    • Les prix de vente ne sont plus modifiables, seule la quantité peut être modifiée ;
    • Le devis Client ne peut plus être re-généré ;
    • La facture Client peut être générée.
  • Sur une demande Fournisseur :
    • Vous pouvez ajouter de nouveaux produits, mais pas de produits marchands, uniquement du transport ou des services correspondant à des frais supplémentaires non prévus à l’origine ;
    • Il est possible d’ajouter une nouvelle demande fournisseur, à condition de lui ajouter des produits non marchands ;
    • Vous ne pouvez pas supprimer des produits marchands ;
    • Vous pouvez modifier la quantité et le prix des produits, quelque soit leur type, afin de pouvoir ajuster à la réalité ;
    • Sur les conditions de règlement, vous ne pouvez modifier que le compte bancaire et le commentaire ;
    • Vous pouvez enregistrer des factures Fournisseur.
  • Sur la commande, les informations liées à la confirmation ne sont plus modifiables (mode de confirmation, validation technique) ;
  • La date-repère « Confirmation de commande » n’est pas modifiable ni supprimable.

Seul un opérateur ayant l’habilitation « Annuler la confirmation de la commande » peut annuler la confirmation pour rendre la commande modifiable (accès par la modification du bandeau de commande). Elle revient alors en « Offre en cours », la date-repère de confirmation n’a plus de date réelle, la trésorerie repasse au statut « Prévision », sauf les lignes facturées ou payées.