Les Partenaires regroupent les sociétés et organismes avec qui vous êtes en relation et qui ont un rôle à jouer dans TRADE.EASY.

Nous décrivons ici les informations communes à l’ensemble des Partenaires, Clients comme Fournisseurs. Vous retrouverez leurs informations spécifiques dans les pages consacrées à la Fiche Client et à la Fiche Prestataire.

Assurez-vous au préalable d’avoir renseigné le paramétrage minimal pour pouvoir créer vos partenaires.

 

Les informations minimales pour créer un partenaire sont :

  • Sa Raison sociale,
  • Sa typologie,
  • Un pays,
  • Sa devise de facturation et son statut d’assujettissement TVA
  • Un premier contact (nom, prénom, e-mail et langue FR/EN)

Pour pouvoir confirmer une commande, vous devrez compléter sa fiche par les éléments suivants :

  • au moins 1 ligne d’adresse sur les 3,
  • au moins le code postal ou la ville,
  • le n° fiscal / intracommunautaire renseigné,
  • le contact associé à la demande a un n° de téléphone ou une adresse mail.

Reprenons par chapitre les informations de la Fiche, communes aux Clients et Prestataires, qui nécessitent quelques explications.

 

Identification

La typologie permet de le classer dans la nomenclature définie. Vous ne pourrez plus la changer une fois que le partenaire sera inscrit dans une offre/commande.

Le ‘libellé réduit’ est utilisé dans l’application principalement dans les tableaux qui manquent de place.

Un partenaire qui a été partie prenante d’une ou plusieurs commandes ne peut pas être supprimé, en revanche il peut être désactivé pour ne plus être proposé.

Le témoin ‘Privilégié’ permet de trier la liste des partenaires pour les mettre en avant.

Coordonnées

  • Adresse : si elle est facultative à la création (a minima le pays), elle devra être renseignée pour pouvoir confirmer une commande (client ou fournisseur),
  • Coordonnées génériques (indépendamment de celles des intervenants associés).

Informations générales

Le Siret (ou équivalent sans d’autres pays) est un identifiant commercial, le n° Fiscal/Intracommunautaire est, selon les pays, l’identifiant fiscal du Partenaire. Ces deux éléments permettent de contrôler l’authenticité et la fiabilité du Partenaire.

Le secteur d’activité et la Région complètent ce chapitre, uniquement à titre indicatif.

Communication

La liste de diffusion indique l’ensemble des adresses e-mails qui seront en copie de tout envoi par mail à ce partenaire. La liste peut s’alimenter à partir de celles des intervenants déjà enregistrés (triée par « métier »), vous pouvez ajouter d’autres adresses manuellement.

Conditions de règlement

La devise de facturation est incontournable, elle sera reportée sur toute commande créée, tout en ayant la possibilité de la modifier spécifiquement,

Le tableau décrit la ventilation des conditions de règlement habituelles pour ce partenaire. Elles seront proposées sur chaque commande de ce partenaire, et pourront également être modifiées spécifiquement. Elles permettront de calculer automatiquement la trésorerie de la commande.

  • La somme des pourcentages ne peut pas dépasser 100%, mais peut éventuellement être inférieure ; A noter : sur la commande, les pourcentages devront être à 100% pour pouvoir la confirmer.
  • Les termes de paiement proposés sont ceux gérés par Trade.Easy. Si le terme que vous recherchez n’est pas dans la liste, veuillez contacter notre Support ;
  • La Date-repère est le jalon qui va servir à calculer automatiquement la date prévisionnelle ;
  • Le Nombre de jours spécifie le décalage (+/-) par rapport à la Date-repère pour calculer précisément la date prévisionnelle ;
  • Le commentaire a une fonction différente que l’on soit sur une Fiche Client ou Prestataire :
    • Fournisseur : uniquement à titre indicatif,
    • Client : le commentaire viendra compléter la condition de règlement sur la PFI, en mentionnant par exemple si la banque du client doit être adossée à une banque européenne.
  • Si vous n’indiquez pas de condition de règlement sur la Fiche Client, les commandes que vous allez créer en auront une d’office : 100% Avance en date d’ETD – 7 jours, que vous pourrez bien sûr modifier.

Comptabilité

Si votre société est assujettie à la TVA, vous devrez indiquer pour tous vos partenaires leur situation d’assujettissement, pour que les schémas comptables de facturation soient corrects.

Le compte comptable, le compte auxiliaire vont permettre de générer les écritures (facturation, règlements) qui pourront être exportées vers votre outil comptable.

Le journal de facturation sera indispensable pour générer les écritures issues des saisies de facture.

En savoir plus sur les paramétrages comptables .

Commentaire interne

Comme son nom l’indique, il ne sort pas sur les éditions (même personnalisées), il est affiché en consultation des offres et des commandes, au survol du symbole ‘i’ près de son nom sur le bandeau de la demande associée.

 

L’ensemble des informations ci-dessus sont validables en une seule fois par le bouton de Validation.

Les trois tableaux suivants ont une validation individuelle par ligne.

 

Intervenants

Les ‘intervenants’ sont les différentes personnes de la société avec qui vous êtes en contact.

Si une même personne intervient pour plusieurs sociétés, il faut malheureusement la déclarer dans chacune.

Les informations minimales demandées pour créer cette personne sont :

  • Son Nom et son prénom,
  • Son e-mail
  • La langue de communication (Français ou Anglais)

Vous retrouverez les coordonnées téléphoniques en consultation des offres et des commandes, sur le bandeau de la demande du Partenaire.

La Fonction est à renseigner uniquement à titre d’information.

Les ‘métiers’ sont utilisés pour classer les personnes dans les listes déroulantes suivantes :

  • Partenaires – Client – Liste de diffusion ajoutée lors de l’envoi d’un e-mail
  • Partenaires – Client – Destinataires du suivi
  • Partenaires – Prestataires – Liste de diffusion ajoutée lors de l’envoi d’un e-mail
  • Logistique – Mail de suivi (client) – Destinataire du suivi
  • Logistique – Mail de suivi (client) – Destinataire en copie

Les intervenants qui n’ont aucune de ces 2 cases cochées sont mentionnés dans la partie « Autre » de ces listes.

Coordonnées bancaires

Toutes les informations de la domiciliation sont obligatoires. La période de validité permet de ne plus proposer ces domiciliations sur les offres.

La ‘Banque favorite’ permet de la proposer en priorité lorsque le partenaire en a plusieurs.

Formalités

Si votre partenaire nécessite une étape précise de votre process, vous pouvez créer une Formalité qui va décrire cette étape, puis l’indiquer sur sa Fiche. Ainsi, à chaque commande ou expédition, les actions de cette formalité vous seront systématiquement proposées.

Vous pouvez lui affecter autant de Formalités que nécessaire.

En savoir plus sur les Formalités et Actions.