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L’actualisation logistique à partir des expéditions

A partir de la liste des expéditions, utilisez l’actualisation de la logistique pour mettre à jour facilement les principales informations logistiques des commandes en cours de transport.

Lorsque la sélection des expéditions à mettre à jour est prête (grâce aux différents filtres), cliquez sur le bouton de modification
Un formulaire synthétique présente les principales informations logistiques de la première expédition sélectionnée, et permet de modifier les informations :

  • ETD
  • ETA
  • Lieux de départ et d’arrivée
  • N° de booking
  • N° de BL
  • Compagnie maritime
  • Navire
  • N° de Voyage
  • Notes : vous retrouvez les notes enregistrées sur l’expédition. Vous pouvez les modifier, les supprimer ou en ajouter de nouvelles.

Une fois les informations de l’expédition mises à jour, validez-les via le bouton « Modifier et suivant », vous accéderez à la commande suivante de la sélection. Vous ferez ainsi défiler toutes les expéditions sélectionnées.

Le choix des ensembles d’information (chevrons ouverts) vous seront reproposés à la prochaine actualisation (accès prioritaire aux informations le plus pertinentes pour vous).

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Le détail des expéditions

Sur la liste des expéditions, cliquez sur la carte ou le chevron d’une ligne pour accéder au détail de l’expédition.

Les boutons de défilement > et < à droite du titre de la page permettent de naviguer d’une expédition à l’autre sans revenir sur la liste générale des expéditions tout en conservant les critères de recherche renseignés sur la liste des expéditions.

L’affichage d’une expédition se découpe en plusieurs zones :

Zone 1, la synthèse
Zone 2, les parties prenantes
Zone 3, les boutons de navigation
Zone 4, la zone contextuelle, selon le choix du bouton de navigation

ZONE 1

Vous retrouvez les informations importantes de l’expédition.

L’affectation à des tags s’effectue sur chaque expédition. Retrouvez le paramétrage et le fonctionnement des Tags en cliquant ici.

Une ligne d’avancement vous permet de visualiser facilement le statut de votre expédition. La progression s’effectue au fil des mises à jour :

  • « Prévisionnelle » au départ, tant qu’au moins une commande associée n’est pas confirmée (offre).
  • « En préparation » si toutes les commandes sont confirmées (on peut démarrer la gestion).
  • « Expédiée » si l’ETD est réelle.
  • « Arrivée » si l’ETA est réelle.
  • « Terminée » sur action d’un utilisateur.

ZONE 2

  • Fournisseur(s) [Encadré pliant/dépliant jaune]

Affichage des fournisseurs des produits marchands de l’expédition de l’ensemble des commandes rattachées à l’expédition. Sous chaque fournisseur sont affichés :

  • le ou les numéros des commandes concernées,
  • le numéro de la demande fournisseur (l’achat),
  • le nombre de colis réparti dans cette expédition / nombre de colis total commandé au fournisseur sur la commande (Précision : le calcul ne peut se faire que si cette information est présente sur la fiche de la référence),
  • le nom de l’intervenant,
  • l’incoterm d’achat.
  • Client(s) [Encadré pliant/dépliant bleu]

Affichage des clients de l’expédition.
Sous chaque client sont affichés le n° de commande du client, la référence interne de la commande et le N° de licence d’importation s’il est renseigné.
Un badge « Facturé » est visible si la commande a été facturée.
L’incoterm de la commande ainsi que le Nom de l’intervenant sont également indiqués.

ZONE 3

Plusieurs boutons de navigation permettent d’afficher dans la zone 4 le détail des différentes composantes de l’expédition :

TABLEAU DE BORD
pour visualiser et/ou modifier toutes les informations générales de l’expédition, le bill of lading et vos notes

ACTIONS
pour visualiser et/ou modifier toutes les actions liées à l’expédition

DATES 
pour visualiser et/ou modifier toutes les dates qui ponctuent le fil de votre expédition

CONTENU 
pour consulter les produits et les conteneurs de l’expédition

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Le tableau de bord d’une expédition

En cliquant sur le bouton de navigation TABLEAU DE BORD, retrouvez toutes les informations générales de votre expédition, saisissez les données de votre Bill of Lading et utilisez les notes pour ne rien oublier.
Les informations générales
Le Bill of Lading
Les Notes
Les Actions à effectuer

Les informations générales

Ces informations sont présentées en 5 encadrés :

  1. N° d’expédition / Statut de l’expédition / Date correspondant au statut de l’expédition / Nom du logisticien.
  2. Nombre de colis expédiés.
  3. Poids et volume total de la marchandise.
    Le calcul ne peut s’effectuer que si les poids et volumes unitaires sont renseignés sur les fiches des références.
  4. Nombre de TEU / Détail du transport (nombre et type de conteneur(s)).
  5. Une frise présentant le trajet : lieux et dates (réelles sinon prévisionnelles) de départ et d’arrivée de l’expédition, fournisseur de transport.

Le bouton d’action permet de modifier toutes les informations générales (notamment le Fournisseur de transport, ETD et ETA) et de terminer (ou réactiver) une expédition. Une expédition peut aussi être terminée à partir de la commande associée.

NOUVEAU !  Notifiez vos clients lorsque vous modifiez une information de l’expédition : si vous cochez « Notifier les clients », la validation de la modification crée automatiquement un avancement pour chaque demande client concernée par l’expédition (en cas d’expédition multiple), et son contenu est envoyé par mail comme un avancement classique (les destinataires sont le contact de la commande, ainsi que la liste de diffusion indiquée sur la Fiche Client).

A la création de l’expédition, le Fournisseur de transport est alimenté automatiquement à partir du fournisseur du premier produit de type ‘transport’ de la commande associée.

Astuce : Pour retrouver facilement les ports lors d’une prochaine expédition, enregistrez-les dans le « Répertoire des Lieux ». Pour ce faire, il suffit de cocher « ajouter au répertoire des lieux ». Ces lieux sont proposés dans les champs « trajets » sur les références, les commandes et les expéditions. Retrouvez-les ici dans le paramétrage des Pays où il est aussi possible d’en créer.

Le Bill of Lading

Retrouvez ici les informations du document aussi appelé « connaissement maritime » :

    • le numéro de B/L (ou le numéro de Booking à défaut de n° de B/L),
    • les noms des Shipper, Consignee et Notify,
    • la compagnie maritime, le navire et le numéro de voyage,
    • le bouton de suivi permettant le tracking, si les informations de tracking ont été paramétrées sur la compagnie maritime, et le n° de B/L saisi.

Accédez en modification au B/L en utilisant le bouton d’action « … » vertical.

Pour indiquer un mandataire en Consignee ou Notify, créez-le en tant que Partenaire Client en lui associant une typologie spécifique (en savoir plus)

Généralement, le négociant ne souhaite pas que ses clients connaissent le fournisseur (pour éviter le risque de commande directe), il doit faire un changement (« switch ») de Bill of Lading lorsque le chargement est en mer, avant qu’il arrive au client.
Pour ce faire, lorsqu’il initie le transport, le Fournisseur est indiqué en « Shipper », le Consignee est le négociant.
TRADE.EASY ne propose pas par défaut le client final comme Consignee. En mer, le négociant demande le switch (payant) du Bill of Lading pour que le Shipper soit le négociant, et le Consignee soit le Client final.
Il y a une exception à cette règle : si vous souhaitez autoriser que le Fournisseur soit mentionné sur le B/L qui sera remis au client, vous devrez cocher « Shipper » sur la fiche du fournisseur (Fiche Prestataire).

SI vous avez opté pour le Tracking en temps réel, c’est ici que vous activerez le suivi de l’expédition.

Les Notes

Une ou plusieurs notes peuvent être ajoutées sous la forme d’un post-it de couleur. Les initiales correspondent à l’opérateur qui a saisi la note ou qui l’a modifiée le plus récemment, et à quelle date.

Ces notes apparaissent sur la liste des expéditions, leur contenu se visualise au survol.

Elles peuvent être modifiées en cliquant sur l’icône crayon apparaissant au survol, et supprimées au clic sur la croix en haut à droite.

Les Actions à effectuer

Un récapitulatif de toutes les actions liées à cette expédition est affiché en distinguant le nombre d’actions en retard, à faire aujourd’hui et à venir. Cliquez sur le bouton « Voir plus » pour être redirigé·e vers la rubrique ACTIONS de l’expédition.

Si les actions n’ont pas encore été générées, cliquez sur le bouton « Générer les formalités ». Vous serez automatiquement redirigé·e vers l’onglet « Formalités » de la rubrique ACTIONS.

 

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Le contenu d’une expédition

Retrouvez ici tous les produits et les conteneurs composants l’expédition consultée.

En cliquant sur le bouton de navigation CONTENU, une barre d’onglets affiche :

  1. L’onglet « Produits », qui permet de visualiser les produits de l’expédition par fournisseur.
  2. L’onglet « Conteneur », qui permet de visualiser les conteneurs affectés à l’expédition.

Produits

Le récapitulatif présente les produits de l’expédition par fournisseur. Le bouton « Voir le détail » affiche la répartition des produits par fournisseur et par commande, de manière à avoir une vision plus globale. Pour rappel, l’affectation des produits dans les expéditions s’effectue sur la commande, onglet Logistique; cliquez sur le n° de commande pour y accéder rapidement, cliquez ici pour en savoir plus.

Conteneurs

Identifiez les conteneurs, puis répartissez les produits de manière à pouvoir générer une liste de colisage.

Liste des conteneurs

Ajoutez des conteneurs, ils seront ensuite présentés classés par type.

Les nombres de colis, poids et volumes vont se calculer à partir du moment où les produits y seront répartis (à condition que les informations unitaires soient définies sur les références). Toutefois, vous pourrez toujours modifier ces informations.

Répartition des produits

Une barre de progression vous permet de visualiser facilement la quantité de produits de l’expédition répartis dans les conteneurs. Le bouton « Répartition » présente la liste des produits de l’expédition, par fournisseur et par commande d’origine. Une puce de couleur indique le niveau de répartition pour le fournisseur. Le code couleur utilisé est le même pour la barre de progression et la puce :

  • Blanche : aucun produit n’est réparti.
  • Orange : une répartition partielle des produits a été planifiée.
  • Verte : les produits de l’expédition sont totalement répartis.

En dépliant l’encadré, le bouton de modification « crayon » permet de renseigner la quantité du conteneur. Notez que vous ne pourrez plus modifier les quantités une fois les produits expédiés (ETD réelle enregistrée).

La répartition des produits dans les conteneurs n’est pas obligatoire, elle sera toutefois nécessaire si vous voulez générer une liste de colisage.

Dates-repères spécifiques

Afin de suivre précisément vos conteneurs, notamment leur restitution, vous pouvez définir des dates-repères spécifiques. Elles sont alors proposées dans la fiche de chaque conteneur. Comme toutes les dates-repères, elles ont une date prévisionnelle, puis une date réelle. Ces dates s’afficheront dans l’onglet « Dates » de l’expédition avec les autres dates liées à l’expédition.

Liste de colisage

Lorsque vous aurez réparti les produits dans les conteneurs, vous aurez accès à la Liste de colisage de l’expédition.

Astuce : Lorsque les conteneurs sont renseignés sur la liste de colisage sur la commande, ils sont automatiquement reportés dans la liste des conteurs de l’expédition.
Attention l’inverse n’est pas vrai, les modifications apportées sur la liste des conteneurs de l’expédition n’ont pas d’impact dans les saisies effectuées dans la liste de colisage.

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Les dates d’une expédition

Grâce au bouton DATES, vous retrouvez le fil chronologique de l’expédition, de quoi ne jamais perdre le fil et vérifier le bon enchaînement des événements !

Vous retrouvez ici toutes les dates liées à votre expédition :

A l’arrivée sur la page, seules les Dates-repères de l’expédition sont affichées : ce sont les principaux jalons.

Afin de bien cibler les typologies des dates à afficher, vous pouvez les filtrer en activant ou non les boutons qui les représentent au-dessus de la liste. Chaque typologie proposée est identifiée par un pictogramme présent sur le bouton de filtre, et que vous retrouvez devant le libellé de chaque ligne.

L’affichage se centre sur la date du jour, les dates sont classées par ordre chronologique croissant. Les dates prévisionnelles en retard sont affichées en rouge, elles se retrouvent donc en haut de la liste, celles à venir en gris en bas de la liste. Les dates en retard sont complétées d’un pictogramme indiquant le nombre de jours de retard par rapport à la date prévisionnelle. Les dates réalisées sont affichées en blanc précédées d’une petite pastille verte.

Au Survol d’une date, les boutons de Modification et Suppression vous sont proposés selon la possibilité de ces actions.

Les dates-repères de l’expédition

Vous retrouvez les dates ETD et ETA précédemment renseignées au niveau du tableau de bord, mais vous pouvez ajouter manuellement les dates repères spécifiques à votre expédition.

Seuls les types de dates définis ‘à l’expédition’ vous sont proposés. En savoir plus

Vous pouvez modifier une date en cliquant sur son libellé, ou la supprimer. Les ETD et ETA ne sont pas supprimables car elles sont coordonnées avec la(les) commande(s) associée(s).

NB : Sur la commande associée à l’expédition, il n’est plus possible de modifier ou supprimer les ETD et ETA. Ces dates repères sont à présent renseignées uniquement sur les expéditions. La commande reprend le 1er ETD de la 1ère expédition et le dernier ETA de la dernière expédition (lorsque plusieurs expéditions seront associées à une commande, car une expédition ne peut avoir qu’un seul ETD et un seul ETA). Ces dates sont automatiquement recalculées à partir des expéditions.

Les dates-repères spécifiques aux conteneurs

Les dates des conteneurs sont issues de l’onglet ‘Contenu’ de l’Expédition.
En savoir plus

Les dates des Actions

Les dates des Actions sont issues de l’onglet ‘Actions’ de l’Expédition.
En savoir plus

 

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La liste des expéditions

Vous retrouvez ici toutes vos expéditions liées aux commandes. L’affichage (statuts/tri) est modifiable grâce aux filtres. Par défaut sont affichées les expéditions non terminées des commandes confirmées, donc celles qui sont en préparation du départ, jusqu’après leur arrivée. L’accès à la liste et aux expéditions est soumise à habilitation selon votre profil.

Filtres de recherche

Retrouvez rapidement votre expédition grâce à une barre de recherche où vous pourrez saisir le n° d’expédition, ou le n° de commande, la référence interne de la commande, le n° de BL, le n° de conteneur ou le n° de licence d’importation. Sont également acceptés une référence fournisseur, ou un code article, une dénomination (une saisie partielle suffit).

Une recherche avancée est proposée pour affiner la recherche sur le commercial, le logisticien, le client, le prestataire, les dates repères, les pays, les tags (si vous indiquez plusieurs tags, les expéditions sélectionnées seront celles associées à tous ces tags) et la présence d’un numéro de BL.

La liste peut aussi être filtrée en fonction des statuts des expéditions.

Une expédition peut être :

  • Prévisionnelle : il y a au moins une offre sur l’expédition – au moins une des commandes est au statut « Offre en cours ».
  • En préparation : il n’y a que des commandes sur l’expédition – Toutes les commandes sont au statut « validée ».
  • Expédiée : l’ETD a une date réelle renseignée.
  • Arrivée : l’ETA a une date réelle renseignée.
  • Terminée : la commande a le statut terminé.

Les expéditions

L’affichage sera trié par défaut par n° d’expédition par ordre croissant. Vous pouvez choisir un affichage par ETD, ETA, client et date de mise à jour par ordre croissant ou décroissant.

Grâce au bouton de modification, vous accédez à l’actualisation logistique afin de mettre à jour les principales informations logistiques des commandes en cours de transport.

La liste des expéditions affichées peut être exportée au format Excel-csv. L’export tient compte des tris et des filtres appliqués par l’utilisateur.

Carte d’une expédition

Sur chaque ligne d’expédition, vous retrouvez :

  • Son statut avec le sigle de couleur en début de ligne.
  • Son numéro : EXP + n° de la commande associée.
  • Le nombre de conteneurs.
  • Les dates repères ETD et ETA, complétées de la durée du voyage (transit time) :
    • quand l’expédition n’est pas encore partie, il s’agit de la durée prévisionnelle (ETA – ETD),
    • quand elle est en mer, elle est complétée de la durée écoulée depuis le départ,
    • quand elle est arrivée, il s’agit de la durée réelle.
  • Le nom du client ainsi que la référence interne de la commande, l’incoterm, le numéro de licence d’importation et le contact du client dans l’info-bulle.
  • Les fournisseurs de marchandises et les autres prestataires (transport, services).
  • Les notes de l’expédition.
  • La date de mise à jour de l’expédition.
  • Le nom du logisticien qui la gère.

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