En cliquant sur le bouton de navigation TABLEAU DE BORD, retrouvez toutes les informations générales de votre expédition, saisissez les données de votre Bill of Lading et utilisez les notes pour ne rien oublier.
Les informations générales
Le Bill of Lading
Les Notes
Les Actions à effectuer
Les informations générales
Ces informations sont présentées en 5 encadrés :
- N° d’expédition / Statut de l’expédition / Date correspondant au statut de l’expédition / Nom du logisticien.
- Nombre de colis expédiés.
- Poids et volume total de la marchandise.
Le calcul ne peut s’effectuer que si les poids et volumes unitaires sont renseignés sur les fiches des références. - Nombre de TEU / Détail du transport (nombre et type de conteneur(s)).
- Une frise présentant le trajet : lieux et dates (réelles sinon prévisionnelles) de départ et d’arrivée de l’expédition, fournisseur de transport.
Le bouton d’action permet de modifier toutes les informations générales (notamment le Fournisseur de transport, ETD et ETA) et de terminer (ou réactiver) une expédition. Une expédition peut aussi être terminée à partir de la commande associée.
NOUVEAU ! Notifiez vos clients lorsque vous modifiez une information de l’expédition : si vous cochez « Notifier les clients », la validation de la modification crée automatiquement un avancement pour chaque demande client concernée par l’expédition (en cas d’expédition multiple), et son contenu est envoyé par mail comme un avancement classique (les destinataires sont le contact de la commande, ainsi que la liste de diffusion indiquée sur la Fiche Client).
A la création de l’expédition, le Fournisseur de transport est alimenté automatiquement à partir du fournisseur du premier produit de type ‘transport’ de la commande associée.
Astuce : Pour retrouver facilement les ports lors d’une prochaine expédition, enregistrez-les dans le « Répertoire des Lieux ». Pour ce faire, il suffit de cocher « ajouter au répertoire des lieux ». Ces lieux sont proposés dans les champs « trajets » sur les références, les commandes et les expéditions. Retrouvez-les ici dans le paramétrage des Pays où il est aussi possible d’en créer.
Le Bill of Lading
Retrouvez ici les informations du document aussi appelé « connaissement maritime » :
-
- le numéro de B/L (ou le numéro de Booking à défaut de n° de B/L),
- les noms des Shipper, Consignee et Notify,
- la compagnie maritime, le navire et le numéro de voyage,
- le bouton de suivi permettant le tracking, si les informations de tracking ont été paramétrées sur la compagnie maritime, et le n° de B/L saisi.
Accédez en modification au B/L en utilisant le bouton d’action « … » vertical.
Pour indiquer un mandataire en Consignee ou Notify, créez-le en tant que Partenaire Client en lui associant une typologie spécifique (en savoir plus)
Généralement, le négociant ne souhaite pas que ses clients connaissent le fournisseur (pour éviter le risque de commande directe), il doit faire un changement (« switch ») de Bill of Lading lorsque le chargement est en mer, avant qu’il arrive au client.
Pour ce faire, lorsqu’il initie le transport, le Fournisseur est indiqué en « Shipper », le Consignee est le négociant.
TRADE.EASY ne propose pas par défaut le client final comme Consignee. En mer, le négociant demande le switch (payant) du Bill of Lading pour que le Shipper soit le négociant, et le Consignee soit le Client final.
Il y a une exception à cette règle : si vous souhaitez autoriser que le Fournisseur soit mentionné sur le B/L qui sera remis au client, vous devrez cocher « Shipper » sur la fiche du fournisseur (Fiche Prestataire).
SI vous avez opté pour le Tracking en temps réel, c’est ici que vous activerez le suivi de l’expédition.
Les Notes
Une ou plusieurs notes peuvent être ajoutées sous la forme d’un post-it de couleur. Les initiales correspondent à l’opérateur qui a saisi la note ou qui l’a modifiée le plus récemment, et à quelle date.
Ces notes apparaissent sur la liste des expéditions, leur contenu se visualise au survol.
Elles peuvent être modifiées en cliquant sur l’icône crayon apparaissant au survol, et supprimées au clic sur la croix en haut à droite.
Les Actions à effectuer
Un récapitulatif de toutes les actions liées à cette expédition est affiché en distinguant le nombre d’actions en retard, à faire aujourd’hui et à venir. Cliquez sur le bouton « Voir plus » pour être redirigé·e vers la rubrique ACTIONS de l’expédition.
Si les actions n’ont pas encore été générées, cliquez sur le bouton « Générer les formalités ». Vous serez automatiquement redirigé·e vers l’onglet « Formalités » de la rubrique ACTIONS.