Par la multiplicité des documents à fournir et des délais à respecter, le métier du logisticien dans le négoce international est sous constante tension. Chaque commande nécessite une attention particulière pour faire partir la marchandise dans les temps, et la faire arriver au client dans les meilleures conditions.
L’onglet « Logistique » de la commande regroupe les éléments indispensables pour bien suivre vos expéditions. Il est identique que vous soyez sur le volet « Client » ou un volet « Fournisseur » de la commande.
I. Expéditions
Depuis une offre ou une commande validée, vous pouvez répartir les quantités sur les expéditions grâce au bouton REPARTITION ( la commande ne doit pas être annulée, ni terminée, ni expédiée (ETD date réelle renseignée).
Une barre de progression vous permet de visualiser facilement la quantité de produits répartis dans les expéditions. Une puce de couleur indique le niveau de répartition de chaque produit et par fournisseur. Le code couleur utilisé est le même pour la barre de progression et la puce :
- Blanche : aucun produit n’est réparti,
- Orange : une répartition partielle des produits a été planifiée,
- Verte : les produits de la commande sont totalement répartis,
- Rouge : La répartition dépasse la quantité achetée.
En dépliant l’encadré, le bouton de modification « crayon » permet de renseigner la quantité à expédier. Si vous commandez des produits à votre fournisseur en vue d’un contrôle qualité effectué sur place, et qui ne sont donc pas à expédier, vous devez dans la demande Fournisseur ajouter une ligne Produit pour la quantité d’échantillons souhaitée, et cocher « Produit non expédié ». Ainsi ces produits feront partie de la facturation Fournisseur, mais exclus des expéditions.
Dans l’encadré droit, les colonnes des expéditions au statut « expédié », « arrivé » ou « terminé » seront grisées afin de ne pas proposer une répartition sur des expéditions terminées.
En cliquant sur la ligne de l’expédition vous visualisez le détail de l’expédition. Plus d’informations sur les expéditions ici.
II. Tracking
L’onglet « Logistique » de la Commande vous permet également d’effectuer le suivi de la marchandise, via le tracking des conteneurs ou du B/L. Pour le mettre en place, rendez-vous ici.
III. Commentaires
Deux commentaires sont à votre disposition pour synthétiser l’avancement ou noter une mention importante :
- L’un à usage strictement interne,
- L’autre à destination du client, et qui sera repris dans le mail de Suivi Client.
IV. To-do List
La To-do List de TRADE.EASY se base sur le principe des « Formalités » : il s’agit de décrire vos différents process, en les découpant en tâches, appelées « Actions ».
Le paramétrage des « Formalités et Actions » permet d’alimenter cette To-do list, les actions se datent à partir des dates-repères de la commande.
Ces Formalités peuvent être mises en place sur les Commandes et sur les Expéditions. L’affichage est différent, mais le principe est le même.
L’objectif de la mise en place des ces process est d’obtenir une liste des actions à effectuer au jour le jour, et d’être alerté sur les retards pris, de manière à pouvoir anticiper la difficulté.
Le tableau synthétique « Actions à effectuer » reprend l’ensemble des actions non réalisées: c’est LA « To-do list » indispensable à tout logisticien.
V. Actualisation logistique
Vous effectuez régulièrement une revue des expéditions en cours ou à faire partir ? Utilisez l’Actualisation Logistique pour gagner du temps !
VI. Paramétrage
Pour retrouver toutes les informations concernant le paramétrage du référentiel logistique, cliquez ici !
A NOTER
Les formalités ne peuvent pas être appliquées en dehors d’un process de commande. En revanche, une action « récurrente » (à chaque commande) peut inciter à vérifier la validité de telle information qui pourrait avoir un impact sur les process (validité d’un certificat..).