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6- Gestion d’un avoir client

Fonction

LOGISTIQUE / Afficher les commandes => COMMANDES / Demande Client / onglet LOGISTIQUE  dans la rubrique Facturation.

Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer vos avoirs Client et de les déduire des commandes suivantes.

Pré-requis

Avoir enregistré une facture client et devoir générer un avoir concernant la commande associée à cette facture.

Fonctionnement

Le principe est d’enregistrer en premier lieu un avoir non définitif, dit « brouillon », non numéroté et modifiable. Dans un second temps, sa validation permet de générer le document, de l’inscrire dans la séquence de numérotation et d’impacter la trésorerie. Ceci permet d’avoir un temps de réflexion entre sa création et sa validation, éventuellement contrôlé par un manager.

I. Enregistrer un avoir client

II. Générer un avoir

III. Quel impact en trésorerie ?

IV. Comment déduire l’avoir ?

V. Quelle différence entre une annulation de facture et un avoir total ?

VI. Export comptable

I. Enregistrer un avoir client

Dans l’onglet LOGISTIQUE de la Demande Client , le tableau « Facturation » liste les factures et avoirs Client de la commande.

Pour enregistrer un brouillon d’avoir, cliquez simplement sur le bouton « Ajouter un avoir » sur la ligne de la facture concernée.

Attention ! L’avoir doit s’appliquer à un montant facturé suffisant. Si aucune facture n’a été enregistrée pour cette demande client, ou si le montant facturé restant (le montant de la facture diminué des avoirs enregistrés, brouillons ou validés) est inférieur au montant de l’avoir, il sera impossible de l’enregistrer.

La date de l’avoir doit être a minima la date de la facture concernée et ne peut pas être supérieure à la date du jour. Le motif de l’avoir sera reporté en tête du document qui sera généré. L’avoir est enregistré dans la devise de la demande Client. Pour davantage de praticité, l’avoir est saisi en positif, mais sera ensuite systématiquement affiché en négatif.

Le « type de l’avoir » va permettre d’ajuster la saisie selon le fait générateur de l’avoir :

  • Remise globale,
  • Remise sur produit de l’exercice,
  • Remise sur produit de l’exercice précédent,
  • Erreur de facturation.

S’il s’agit d’une remise, vous avez simplement à entrer le montant de cette remise, le cas échéant le code taxe. Vous pouvez éventuellement créer plusieurs lignes de remise concernant des taux de taxe différents.

Dans les autres cas, vous devez choisir le(s) produit(s) objet(s) de l’avoir. L’ensemble des lignes de facture sont proposées, dans l’ordre des lignes de la facture. Une sélection (recherche) est proposée pour davantage de facilité en cas d’un nombre important de lignes. Une fois les lignes de factures sélectionnées, vous les ajoutez à l’avoir de manière à saisir sur chacune d’entre elles la remise à appliquer, le cas échéant le code taxe. Si la marchandise a été vendue avec un incoterm intermédiaire, le montant du transport a été isolé dans la facture, et comptabilisé séparément. Un avoir sur cette ligne propose donc une remise sur le montant de la marchandise et/ou sur le montant du transport.

Le pourcentage de remise n’est qu’une aide à la saisie du montant de la remise. Ce montant peut également être calculé à partir d’une quantité et d’un prix unitaire de remise.

Vous pouvez ainsi selon le problème rencontré:

  • Saisir un montant global de remise sur le produit (saisie directe du montant),
  • Appliquer un pourcentage global de remise sur le produit, ce montant reste modifiable,
  • Saisir une quantité et conserver le prix unitaire (montant global calculé non modifiable), par exemple une quantité non expédiée,
  • Appliquer une remise d’un prix unitaire sur une quantité (montant global calculé non modifiable), par exemple une remise sur quelques produits abîmés.

Une fois enregistré, le brouillon de l’avoir est affiché dans la liste des factures et avoirs de la demande client, il reste modifiable et supprimable tant qu’il n’est pas généré.

II. Générer un avoir

Pour générer l’avoir et le valider définitivement, retrouvez le brouillon concerné dans le tableau « Facturation » de l’onglet « Logistique » de la Demande Client, et appuyez sur le bouton « Générer le pdf » de cette ligne.

Si l’enregistrement d’un avoir n’est soumis à aucune habilitation particulière, sa génération exige l’habilitation d’annulation de facture client (un assistant peut créer le brouillon, le manager le validera).

Il vous sera alors demandé, comme pour toute génération de documents, le commentaire destiné à la base documentaire. La date proposée est celle du brouillon d’avoir, vous pouvez encore la modifier, pour devenir la date définitive, celle de sa comptabilisation. Vous pouvez bien sûr le prévisualiser pour vérifier, afin de le valider définitivement. L’avoir sera généré dans la langue de la facture d’où il est issu.

La validation de la génération de l’avoir a pour effet :

  • de remplacer le brouillon par l’avoir ‘définitif’, en lien avec la facture d’origine,
  • de le numéroter dans la séquence de numérotation (unique entre les factures et les avoirs Client),
  • de générer le pdf, dans la langue choisie, et de l’inscrire dans la base documentaire,
  • d’impacter la trésorerie de la demande Client.

Une fois l’avoir généré, vous le retrouvez dans la liste des factures et avoirs de la demande client, au statut provisoire « Avoir à déduire ». Le bouton « oeil » vous permet de le consulter.
Vous le retrouvez également dans la « Liste des factures et avoirs  » (Menu Reporting).

III. Quel impact en trésorerie ?

Comme pour les avoirs Fournisseurs, la génération de l’avoir a pour effet de créer des lignes de trésorerie négatives, de manière à matérialiser cette déduction. Elles sont repérables à leur statut pour l’instant « Avoir à déduire », leur date prévisionnelle est la date d’enregistrement de l’avoir. Elles n’ont pas encore de date réelle, car pas encore déduites.

Ces lignes de trésorerie d’avoir ne sont pas supprimables ; la seule modification possible est d’actualiser le taux de change et de le certifier (s’il s’agit d’une demande en devise).

Le reste à payer de la demande client est égal à la somme des lignes prévisionnelles hormis les avoirs, tant que l’avoir n’a pas été déduit. C’est donc la commande d’origine qui supporte l’écart de marge.

Si l’avoir est enregistré alors que le client a déjà été payé, les lignes de trésorerie générées sont affectées au compte bancaire du paiement, éventuellement réparties entre plusieurs comptes bancaires si le paiement a été effectué en plusieurs fois sur des comptes différents. Dans le tableau de trésorerie, elles affectent donc le compte bancaire d’origine du paiement.

Si l’avoir est enregistré alors que le client n’a pas encore payé, les lignes de trésorerie générées ne sont affectées sur aucun compte bancaire.

Si le client a partiellement payé, les lignes de trésorerie d’avoir seront affectées en priorité à la fraction non payée (potentiellement sans compte bancaire), puis dans l’ordre des dates de paiement (sur leur compte bancaire respectif).

A savoir : Les lignes de trésorerie générées par un avoir (déduit ou non) sont considérées « Hors produits demandés » et n’impactent pas l’éventuel recalcul prévisionnel de la trésorerie suite à un changement de date des conditions de règlement ou un ajustement des quantités.

IV. Comment déduire l’avoir ?

L’avoir peut être déduit sur toute demande du même client qui a un reste à payer facturé au minimum supérieur au montant de l’avoir. Il peut éventuellement être déduit de la commande où il a été enregistré.

Pour ce faire, vous devez vous positionner sur la Trésorerie de la demande Client où doit être déduit l’avoir, le bouton « Déduire un avoir » ouvre une fenêtre de choix de l’avoir à déduire. Vous ne pouvez déduire qu’un seul avoir à la fois. Le lien sur le n° de commande vous permet d’afficher la demande client à l’origine de l’avoir.

Le bouton « Utiliser » permet de valider le choix de l’avoir, ce qui a pour conséquences :

  • De considérer l’avoir « déduit », il ne pourra pas être déduit une seconde fois ;
  • Sur la demande client d’origine : de valider la(es) ligne(s) de trésorerie de déduction, elle devient « Avoir déduit », sa date réelle est celle du paiement d’origine avant l’avoir (ou la date de l’avoir si le paiement n’était pas effectif), son libellé propose le lien vers la demande client où a été déduit l’avoir ;
  • Sur la demande client où l’avoir a été déduit :
    • de générer la(les) ligne(s) de trésorerie pour considérer une partie de la commande « payée » (couverte) par cet avoir. Ces lignes sont donc déduites des montants au statut « Facturé », ce qui a pour effet de recalculer (diminuer) le reste à payer de la demande client. La date réelle est toujours celle du paiement d’origine, le statut est « Avoir déduit », le libellé propose le lien vers la demande client d’où provient l’avoir ;
    • La banque de la déduction est celle sur laquelle le règlement d’origine a été fait ; si l’avoir a généré plusieurs lignes du fait d’une ventilation des paiements par banque (ou même sans banque, si une partie de la demande n’était pas payée) sur la demande d’origine, cette ventilation est reconduite. Ainsi, dans le tableau de trésorerie, elles affectent également le compte bancaire d’origine du paiement.

V. Quelle différence entre une annulation de facture et un avoir total ?

Attention, un avoir total n’est pas une annulation de facture ! La différence entre les 2 concerne la trésorerie, et la possibilité ou non de regénérer la facture :

  • Un avoir total génère des lignes de trésorerie à déduire (sur la commande ou une autre). La facture n’est pas considérée annulée, elle ne pourra pas être regénérée.
  • Une annulation de facture correspond à une erreur de facturation (« je n’aurais pas dû facturer »). Elle repasse les lignes de trésorerie au statut « Ferme », et il est de nouveau possible de générer la facture.

VI. Export comptable

Les avoirs clients à comptabiliser (déduits ou non) sont proposés dans le même tableau que les factures clients.

Pour pouvoir générer l’écriture comptable d’avoir, assurez-vous d’avoir au préalable paramétré les comptes de Rabais, Remises et Ristournes au niveau du paramétrage comptable de la Fiche Société.

Si l’avoir est en devises, c’est le taux moyen de la demande client qui est utilisé pour la conversion. Il devra avoir été certifié avant la comptabilisation, c’est-à-dire que, comme pour la comptabilisation de la facture, toutes les lignes de trésorerie de la demande doivent être certifiées (il n’y a plus de risque de change).

En revanche, s’il s’agit d’un avoir d’annulation de facture, il sera comptabilisé au même taux que la facture elle-même, pour que l’opération soit blanche dans les comptes comptables.

Si l’avoir correspond à une remise sur produit de l’exercice ou à une erreur de facturation (selon le type d’avoir), la comptabilisation est identique à celle de la facture, les montants en négatif :

  • les lignes de produit sur les comptes de vente associés,
  • la TVA éventuelle sur les comptes associés aux taux,
  • la contrepartie sur le compte Client,
  • comptabilisation en devise de la société, avec gestion éventuelle des écarts.

Si l’avoir est de type « Remise globale » ou « Remise sur produit de l’exercice précédent » , ces comptes de vente sont remplacés par le compte de « Rabais, remise, ristourne accordés ».

Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.

4- Confirmation de commande

Fonction

La confirmation de commande est une étape importante de la vie de la commande, elle permet de valider l’offre commerciale. Elle fixe les conditions des achats et ventes associées à l’offre, et induit la viabilité du deal. Elle permet également de lancer le process logistique.

Elle s’effectue par le bouton « Confirmer » sur le bandeau de la Commande.

Pré-requis

La confirmation n’est possible que si tous les critères suivants sont remplis :

  • L’opérateur a l’habilitation de confirmation (Commande / Confirmer la commande) ;
  • La commande est au statut « Offre en cours » ;
  • Le devis client (PFI) a été généré et est présent dans la base documentaire ;
  • Si sur chaque demande associée non terminée :
    • la somme des pourcentages des conditions de règlement est 100%,
    • si pour chaque condition de règlement il existe une date repère associée (date prévisionnelle renseignée),
    • Si le total de la trésorerie est égal au total des produits, en tolérant un écart de +/- 0,10 (sans tenir compte des lignes de trésorerie précisées « hors produits demandés »).
  • L’identification du client est suffisante :
    • au moins 1 ligne d’adresse sur les 3,
    • au moins le code postal ou la ville,
    • le n° fiscal / intracommunautaire renseigné,
    • le contact client associé à la demande a un n° de téléphone ou une adresse mail.
  • L’identification des prestataires des demandes associées est suffisante (mêmes conditions que pour le client, sauf le n° fiscal) ;
  • Les conditions de règlement des demandes Fournisseurs ont une domiciliation bancaire valide.

Lorsque la confirmation n’est pas possible, la liste des critères non valides s’affiche au survol du bouton « Confirmer ». Chaque ligne propose le lien vers la page où vous pourrez effectuer la modification requise.

Fonctionnement

Comment confirmer l’offre ?

Après avoir résolu les pré-requis bloquants, le bouton « Confirmer » devient vert, à condition que l’opérateur ait l’habilitation pour cela.

  • La date de saisie est proposée à la date du jour, vous pouvez renseigner une date passée, mais pas future.
  • La « Référence interne » permet de renseigner un numéro que vous gérez au sein de votre société pour cette affaire.
  • La « validation technique » (facultative) permet au commercial de préciser le motif de viabilité de l’offre (contrôle interne).

Que se passe-t-il à la confirmation de commande ?

  • Le statut de la commande passe de « Offre en cours » à « Commande validée » ;
  • Elle se retrouve désormais dans la liste du menu LOGISTIQUE/ Afficher les commandes ;
  • La date saisie permet de créer la date-repère « Confirmation de commande » ; cette date est automatique, ne peut pas être modifiée manuellement ni supprimée ;
  • Un historique apparaît dans l’avancement avec les informations sur la date, l’heure, et qui a validé la commande (traçabilité) ;
  • Les lignes de trésorerie passent du statut « Prévisionnel » à « Ferme » ;
  • Le montant de la commande est transféré des indicateurs « Offres en cours » à ceux du « Carnet de commandes » ;
  • Les actions paramétrées sur les formalités se créent sur la commande, éventuellement datées si les dates-repères associées ont été créées. Si certaines formalités sont associées aux références, ce sont les produits demandés de la demande client qui sont pris en compte.

Quel est l’impact de la confirmation de commande ?

  • Sur une demande Client :
    • Il n’est plus possible d’ajouter des produits, quelque soit leur type, ni d’en supprimer ;
    • Les prix de vente ne sont plus modifiables, seule la quantité peut être modifiée ;
    • Le devis Client ne peut plus être re-généré ;
    • La facture Client peut être générée.
  • Sur une demande Fournisseur :
    • Vous pouvez ajouter de nouveaux produits, mais pas de produits marchands, uniquement du transport ou des services correspondant à des frais supplémentaires non prévus à l’origine ;
    • Il est possible d’ajouter une nouvelle demande fournisseur, à condition de lui ajouter des produits non marchands ;
    • Vous ne pouvez pas supprimer des produits marchands ;
    • Vous pouvez modifier la quantité et le prix des produits, quelque soit leur type, afin de pouvoir ajuster à la réalité ;
    • Sur les conditions de règlement, vous ne pouvez modifier que le compte bancaire et le commentaire ;
    • Vous pouvez enregistrer des factures Fournisseur.
  • Sur la commande, les informations liées à la confirmation ne sont plus modifiables (mode de confirmation, validation technique) ;
  • La date-repère « Confirmation de commande » n’est pas modifiable ni supprimable.

Seul un opérateur ayant l’habilitation « Annuler la confirmation de la commande » peut annuler la confirmation pour rendre la commande modifiable (accès par la modification du bandeau de commande). Elle revient alors en « Offre en cours », la date-repère de confirmation n’a plus de date réelle, la trésorerie repasse au statut « Prévision », sauf les lignes facturées ou payées.

Indicateurs

Qu’est-ce qu’un indicateur ?

Un indicateur est un outil d’évaluation et d’aide à la décision.

Le menu REPORTING / Indicateurs affiche l’ensemble des indicateurs auxquels l’opérateur connecté est habilité. Les 8 premiers d’entre eux sont affichés sur la page d’accueil (sauf personnalisation, voir ci-dessous). Chaque indicateur est associé à une habilitation, ce qui permet de personnaliser leur affichage selon les profils.

La majorité des indicateurs, notamment ceux qui représentent l’activité, se déclinent en 3 versions :

  • Pour l’opérateur : « Mon carnet de commande », « Mon CA facturé »….
  • Pour l’équipe de l’opérateur (à destination des managers) : prise en compte des commandes des commerciaux ou logisticiens (selon le type d’indicateurs) qui ont le même manager que l’opérateur en cours.
  • Pour la société (global – à destination de la direction) : toutes les commandes sans restriction d’opérateur (selon le type d’indicateur).

Les indicateurs commerciaux

L’activité commerciale est représentée par des indicateurs qui suivent le process d’évolution des commandes, chaque étape étant exprimée par un montant et un pourcentage de marge.

  • Le montant des ventes (chiffre d‘affaires potentiel ou avéré selon l’étape) est calculé à partir des demandes clients ;
  • Les montants des achats est calculé à partir des demandes fournisseurs associées.

Ces montants sont, le cas échéant, convertis en devise de l’application.

Les offres en cours

L’indicateur « Offres en cours » décompte l’activité des demandes client non confirmées non annulées, sans restriction à une année (tout ce qui est en cours). Il est proposé en 2 versions :

  • HT, calculé à partir du total HT des produits demandés,
  • TTC, calculé à partir de la trésorerie prévisionnelle (exprimée en TTC).

Le calcul ne prend pas en compte les commandes dont au moins un prix d’achat sur un produit marchand n’est pas renseigné : l’absence de prix signale que la mise en place de la commande n’est pas terminée, ce qui l’exclut du calcul. En revanche, si certains produits ont des prix (achat ou vente) spécifiés gratuits, ils sont pris en compte dans l’indicateur.

Le carnet de commande

L’indicateur « Carnet de commandes » décompte le « reste à facturer » TTC des demandes client confirmées non terminées, sans restriction à une année (tout ce qui est en cours). Il est également proposé en 2 versions :

  • HT, calculé à partir du total HT des demandes client  (produits demandés), qui ne sont pas complètement facturées, déduction faite des totaux HT des factures enregistrées et annulations de facture (mais pas des avoirs),
  • TTC, calculé selon le même principe, mais à partir des montants TTC.

Cet indicateur se base sur l’ETD (Premier ETD) pour ventiler les totaux par année. Les commandes sans date repère ETD sont décomptées dans l’année la plus récente.

Le CA facturé

Deux indicateurs présentent le chiffre d’affaires calculé à partir des factures Client de l’année, ainsi que les annulations de facture et avoirs client : l’un HT, l’autre TTC .

La marge

La marge est calculée sur le prix d’achat : [(Ventes – Achats) x 100] / Achats. Afin de conserver une cohérence Achat/Vente indépendamment de l’enregistrement des factures, elle ne se base pas sur les factures.

2 séries d’indicateurs de marge vous sont proposées :

  1. Soit calculée à partir des lignes de trésorerie (donc TTC) :
    • Ma marge sur CA (commandes non terminées dont la première facture est dans l’année)
    • Ma marge sur carnet (commandes non terminées qui ne sont pas du tout facturées)
    • Ma marge sur les offres en cours
    • La marge sur CA de mon équipe
    • La marge sur carnet de mon équipe
    • La marge sur les offres en cours de mon équipe
    • La marge sur CA (global)
    • La marge sur carnet (global)
    • La marge sur les offres en cours (global)
  2. Soit calculée HT à partir des produits demandés :
    • La marge sur CA (global HT)
    • La marge sur carnet (global HT)
    • La marge sur les offres en cours (global HT)

Si un avoir est enregistré, qu’il soit Client ou Fournisseur, il impute la marge de la commande qui l’a généré.

Les indicateurs logistiques

Le carnet de commande logistique

Cet indicateur est calculé à partir du montant des commandes confirmées non facturées sous la responsabilité logistique de l’opérateur, dont au moins une demande associée n’est pas « terminée ».

Les commandes logistiques en alerte

Les commandes en alerte sont affichées en orange.

Il s’agit du nombre de commandes sous la responsabilité logistique de l’opérateur, dont au moins une demande associée n’est pas « terminée », et dont au moins une action logistique est en alerte (date d’alerte atteinte ou dépassée) sans que la date prévisionnelle soit atteinte et dépassée (elle serait alors rouge).

Les commandes logistiques en retard

Les commandes en retard sont affichées en rouge.

Il s’agit du nombre de commandes sous la responsabilité logistique de l’opérateur, dont au moins une demande associée n’est pas « terminée », et qui ont au moins une action logistique en retard (date prévisionnelle atteinte ou dépassée).

Les indicateurs financiers

Le creux de trésorerie

Un code couleur indique la proximité du prochain creux de trésorerie afin d’alerter sur les mesures à prendre pour éviter ce creux.

Un code visuel est utilisé pour signifier le niveau d’alerte selon la date du prochain creux de trésorerie  :

  • au-delà d’un mois : soleil,
  • entre 3 semaines et 1 mois : nuage gris,
  • entre 2 et 3 semaines : nuage noir,
  • entre 1 et 2 semaines : éclair orange,
  • inférieure à 1 semaine : éclair rouge.

En cas d’alerte, le numéro de la semaine et le montant du creux de trésorerie complètent l’indicateur.

Comment personnaliser ses indicateurs ?

Les indicateurs de la page d’accueil se personnalisent : rendez-vous à la page Reporting / Indicateurs, cliquez sur vos indicateurs préférés pour les sélectionner (leur liséré devient bleu), ils apparaitront sur la page d’accueil. Si vous ne souhaitez plus publier un indicateur sur la page d’accueil, recliquez pour le désélectionner (son liséré redevient gris).

Sur la page d’accueil, les indicateurs sont toujours affichés dans l’ordre de la page des indicateurs.

Mise en production du 17 octobre 2019

Retrouvez ici les évolutions fonctionnelles livrées le 17 octobre 2019. La nouvelle saisie des commandes continue d’évoluer ! Vous verrez aussi que TRADE.EASY se prépare à de futures ouvertures…

Mise en production du 26 septembre 2019

Retrouvez ici les évolutions fonctionnelles livrées le 26 septembre 2019. La saisie des commandes fait peau neuve ! Découvrez la nouvelle version de cette fonctionnalité, pensée pour vous rendre la tâche plus simple et rapide.

1- Nouvelle commande

Fonction

Fonctionnement

Navigation

Incoterm

Aide au calcul du prix de vente

 

Fonction

COMMERCIAL / Nouvelle offre

Cette fonction est conçue pour vous permettre de créer une commande rapidement, par un regroupement des informations et une navigation plus fluide, possible uniquement au clavier.

Fonctionnement

L’enregistrement d’une nouvelle commande s’effectue en 2 étapes :

  1. Informations générales : choix du client, de la devise, gestion des Incoterms, conditions de règlement Client et initialisation de la logistique (trajet) : onglet « Initialisation »,
  2. L’enregistrement des produits demandés : onglet « Produits demandés ». Tous les produits sont désormais enregistrés dans une seule page, sous forme de tableau.

Le panneau latéral gauche affiche les informations principales de la première page d’initialisation, il se replie automatiquement à la sélection d’une référence pour profiter d’une largeur maximale du tableau. Le panneau se déplie ou replie à volonté sur l’appui du « burger » dans le coin gauche du bandeau supérieur.

La barre de recherche rapide des références est proposée en bas de page. Recherchez-les dans votre catalogue en saisissant un minimum de 3 caractères, vous pouvez sélectionner plusieurs références à la suite qui s’ajoutent en fin de tableau. Une fois la sélection terminée, retournez dans le tableau pour faire défiler les champs de saisie et les renseigner. Vous pouvez à tout moment ajouter d’autres références. Le bouton « Détail » disponible au niveau du choix d’une référence ou dans le menu contextuel gauche d’une ligne du tableau, vous permet d’ouvrir une fenêtre de consultation des principales informations de la référence concernée.
Près de la barre de recherche des références, un accès « Recherche avancée » vous propose des filtres pour mieux les cibler, ainsi que davantage d’informations scrutées pour les retrouver.

Votre référence est achetée auprès de plusieurs fournisseurs ? Dans ce cas, les recherches présentent les références par regroupement, vous avez le choix du fournisseur. Par défaut, c’est le premier fournisseur du regroupement qui est pris en compte à la sélection de la référence, vous pouvez éventuellement le modifier une fois la référence sélectionnée dans le tableau de saisie des produits. Cliquez ici pour en savoir plus.

Pour gagner du temps sur l’enregistrement de commandes volumineuses, un import de fichier contenant tous les produits vous est proposé lorsque le tableau des produits est vide. Cliquez ici pour en savoir plus.

Les repères et couleurs des cellules du tableau vous aident à mieux vous situer dans le tableau. Le formalisme des erreurs vous permet de repérer rapidement les anomalies de saisie du tableau.

Vous avez  la possibilité de déplacer les lignes de commandes entre elles, les différents documents ou les choix de produits tiendront compte de cet ordre. Attention: cet ordre est surtout utile pour les marchandises, car la présentation de la PFI et de la facture respectera toujours en priorité les Incoterms.

Vous avez la possibilité de saisir directement un prix d’achat dès la création de la commande. Un code couleur vous permet de mieux distinguer les prix d’achat (jaune) des prix de vente (bleu). Les fiches de prix les plus récentes de la référence vous sont proposées, dans la devise où elles ont été enregistrées. Le choix de l’une d’entre elles vous évite de saisir le prix d’achat. Vous pouvez également saisir un autre prix, qui vous sera alors proposé dans la devise par défaut du fournisseur. Ou ne pas saisir de prix d’achat ! Vous pourrez toujours le renseigner ou le modifier a posteriori sur la(les) demande(s) Fournisseur.

A tout moment, vous avez la visibilité des totaux de votre commande dans le bandeau supérieur, non seulement les montants mais également en poids et volume, dans la mesure où vous avez enregistré ces informations unitaires sur les fiches Référence.
Si vous avez saisi un prix d’achat, vous pouvez visualiser directement la marge, ainsi que les taux de marge et taux de marque, en pointant la souris sur les totaux de la commande dans ce bandeau.
Une couleur est associée au pourcentage de marge atteint. Par défaut l’icône sera :

  • verte, si la marge est supérieure à 5%,
  • orange, si elle est comprise entre 0% et 5%,
  • rouge, si elle est inférieure à 0%.

Bon à savoir : Nous pouvons adapter les seuils à votre activité pour avoir une vision plus juste, n’hésitez pas à nous contacter. Ce paramétrage s’applique aussi en consultation des offres et des commandes à la marge indiquée dans l’entête.

Nous avons conçu la possibilité de naviguer au clavier dans le tableau :

Un premier niveau de navigation est le standard des pages web : le passage de champ en champ se fait par la tabulation, le retour au champ précédent par Maj-Tab (standard).
La gestion des listes de choix est également standard : l’ouverture d’une liste se fait par la touche Espace, le défilement dans cette liste par « Flèche-bas » ou « Flèche-droite », ou dans l’autre sens par « Flèche-haut » ou « Flèche-gauche », le choix dans la liste se fait par la touche « Entrée ».

Pour votre confort, nous avons ajouté des spécificités de navigation :

  • Dans le champ « Quantité nb transport » (qui peut s’incrémenter/décrémenter par les boutons +/- placés à côté), la « Flèche-haut » a un effet « + » (augmente), la « Flèche-bas » a un effet « – » (diminue).
  • L’appui de « CTRL-Flèche-bas » passe au champ de la même colonne dans la ligne au-dessous.
    De même, l’appui de « CTRL-Flèche-haut » passe au champ de la même colonne dans la ligne au-dessus.
    N.B : Sous Mac ces raccourcis sont remplacés par « CTRL-COMMAND-Flèche-bas » et « CTRL-COMMAND-Flèche-haut »
  • Dans un souci de cohérence de navigation, le raccourci « Ctrl-Flèche-droite » a le même effet que la Tabulation, et « Ctrl-Flèche-gauche » a le même effet que « Maj-Tab ». Vous pouvez ainsi naviguer d’une case à l’autre en maintenant la touche « Ctrl » combinée avec les flèches haut, bas, droit, gauche.
    N.B : Sous Mac ces raccourcis sont remplacés par « CTRL-COMMAND-Flèche-droite » et « CTRL-COMMAND-Flèche-gauche ».
  • La flèche « Home » (oblique haut gauche) repositionne sur le premier champ disponible de la ligne; la touche « Fin » repositionne sur le dernier champ disponible de la ligne.
    N.B : Sous Mac c’est « Fn – Flèche gauche » qui repositionne sur le premier champ disponible et  « Fn – Flèche droite » qui repositionne sur le dernier champ disponible de la ligne.
  • L’appui de « CTRL-Home » repositionne sur le premier champ disponible de première ligne du tableau.; l’appui de « CTRL-Fin » repositionne sur le dernier champ disponible de dernière ligne du tableau.
    N.B : Sous Mac c’est « CTRL-Fn- Flèche gauche » qui repositionne sur le premier champ disponible de première ligne du tableau et « CTRL-Fn- Flèche droite » qui repositionne sur le dernier champ disponible de dernière ligne du tableau.
  • Nous avons étendu le fonctionnement des listes de choix à la sélection de la durée de validité du prix (‘+’ entre les dates de début et fin de validité) : ouverture et défilement par « Flèche-bas », le choix par la touche « Entrée ».
  • Enfin, l’accès à la recherche des références peut s’effectuer à tout moment par l’appui de « CTRL-Espace ».

Incoterm

1- Incoterm de vente

L’incoterm des produits marchands est à saisir dès la première page. Ainsi toutes les marchandises que vous allez ajouter auront automatiquement cet incoterm, sans re-saisie inutile.

Si cet incoterm est « avec transport » (notamment si vous vendez directement ‘CFR’), vous avez la possibilité de détailler le prix de la marchandise et du transport sur la proforma, ce qui est demandé par certaines douanes.

Deux possibilités s’offrent à vous :

  • Saisir le montant du transport sur chaque ligne produit avec l’option « oui, ligne à ligne avec l’incoterm intermédiaire ».
    Dans ce cas vous devrez préciser quel « incoterm intermédiaire » vous souhaitez utiliser pour la marchandise (qui devra donc être sans transport). En saisissant le produit, il vous sera demandé 3 prix unitaires : le prix de la marchandise seule (de l’incoterm intermédiaire), du transport, le prix global de l’incoterm de vente. Le fait de modifier l’un ou l’autre de ces 3 prix ajuste automatiquement les 2 autres, en conservant en priorité le prix du transport. Ce mécanisme est principalement adapté à une commande mono-produit de conteneurs complets.
  • Saisir le coût du transport et de l’assurance globalement au client avec l’option « oui, avec saisie globale à la commande », si vos commandes ne contiennent pas de conteneur complet ou avec différents produits.
    Ainsi la part du transport et la part de l’assurance seront détaillées sur la facture. Dans l’écran de saisie des références, saisissez les coûts via l’icône bleu avec une loupe dans le bandeau supérieur.

Vous avez bien sûr la possibilité d’ajouter des produits Transport ou Service sur un incoterm supérieur, ou même un Service sur un incoterm de marchandise (emballage..).

Attention à ne pas confondre « l’incoterm de vente des produits marchands » avec « l’incoterm final de vente », que vous retrouverez ensuite sur l’entête de la commande. Si vous ajoutez une référence de type Assurance ou autre service, dans un incoterm supérieur à celui des marchandises, l’incoterm final de vente sera le plus élevé.

Dans tous les cas, la PFI et la facture présenteront les produits par incoterm, et génèreront un sous-total pour chaque incoterm, jusqu’au total de l’incoterm final.

2- Incoterm d’achat

A l’étape 2 de la saisie de commande, lorsqu’on ajoute des produits, il est possible pour chaque produits de renseigner un prix d’achat ainsi que l’incoterm d’achat correspondant.

Si vous choisissez une fiche de prix d’achat dans la liste déroulante, l’incoterm d’achat de la fiche de prix remonte automatiquement sur la commande.

Il est possible également de saisir directement le prix d’achat et de renseigner l’incoterm correspondant à ce prix.

Lors de la validation de la saisie, la demande fournisseur associée à la vente sera créée automatiquement avec l’incoterm d’achat correspondant.

Aide au calcul du Prix de vente

A la 2ème étape de votre prise de commande, une icône « calculatrice » est disponible dans le bandeau supérieur.

Au clic sur l’icône, une nouvelle fenêtre vous permet de saisir vos coûts prévisionnels dans les diverses rubriques coûts regroupées dans 3 domaines :

  • Le transport
  • L’assurance
  • Les frais supplémentaires (frais financiers …)

Certaines rubriques sont forfaitaires : on saisit un montant et sa devise.

D’autres sont au % : dans ce cas on saisit le taux.
Des info-bulles vous expliquent la base sur laquelle le taux s’applique (montant de l’achat ou de la vente) ainsi que le % de la base.

Par exemple l’assurance maritime s’appliquera sur 110% du montant du prix de vente.

Les différents coûts associés au prix d’achat et au taux de marque souhaité sur l’affaire permettent de déterminer un coefficient. Ce coefficient multiplié au prix d’achat permet de déterminer un prix de vente qui tient compte des différents coûts associés à l’affaire.

Une fois appliqué il est possible de modifier le coefficient ligne à ligne sur les produits marchands.
Le coefficient ne s’applique pas sur les produits transports et services.

Les coûts saisis dans la calculatrice sont sauvegardés et consultables sur la commande par la suite.

 

Les autres règles qui régissent la saisie d’une nouvelle commande sont décrites ici . 

Comment enregistrer un virement ?

Fonction

LOGISTIQUE / Afficher les commandes / Commande / Demande Fournisseur / Trésorerie

L’accès à la création d’un virement s’effectue sur la page de description d’une ligne de Trésorerie d’une demande Fournisseur d’une commande validée. Elle consiste à générer un fichier de virement à l’unité, au format SEPA (européen) ou SWIFT (international), à envoyer à la banque pour payer un fournisseur.

Pré-requis

La création d’un virement est soumise à l’habilitation « Générer les virements » (Habilitations / Profils).

Fonctionnement

Le bouton « Générer le virement » n’est proposé que si la ligne de trésorerie réunit les conditions suivantes :

  • le mode de paiement est « Virement »,
  • le statut de la ligne est « Facturé » (la facture Fournisseur est enregistrée),
  • le compte bancaire est renseigné,
  • le montant est positif.

Il n’est pas possible d’enregistrer deux fois le virement sur une même ligne de trésorerie.

Le bouton « Générer le virement » ouvre une page vous invitant à saisir les informations du virement : date, compte bancaire fournisseur, libellé (pour votre relevé de compte) et motif (destiné au bénéficiaire, par exemple un numéro de facture). Le montant ne peut pas être modifié.

Le Type de virement SEPA ou SWIFT est déterminé automatiquement en fonction du BIC sur fournisseur et de la devise du virement.

La case à cocher « Virement urgent » permet de spécifier à la banque qu’il doit être traité en priorité. Attention, ce service est généralement soumis à des frais supplémentaires, renseignez-vous auprès de votre banque.

Le bouton « Générer le virement .XML » génère le fichier aux normes bancaires contenant les informations nécessaires au virement. Téléchargez-le et transmettez-le à votre banque.

La version du message SEPA est le pain.001.002.03.

La version du SWIFT est le pain.001.001.03.

Lorsque le virement a été enregistré, une mention « Virement généré » apparaît pour information sur la ligne de trésorerie concernée. Elle reste au statut « Facturé », elle ne passera au statut « Payé » qu’au rapprochement avec la ligne du relevé bancaire validant le paiement. Afin de faciliter le rapprochement, la mention « Virement » sera affichée sur les lignes de trésorerie qui ont fait l’objet d’un virement.

Vous pourrez alors consulter le virement. Vous ne pouvez pas supprimer ni modifier les lignes de trésorerie qui ont fait l’objet d’un virement, ni supprimer une commande pour laquelle est enregistré un virement.

Cas particulier pour réaliser un virement partiel :

  • Créer manuellement une nouvelle ligne de trésorerie au statut facturé avec le montant du virement.
  • Modifier la ligne de trésorerie liée à la condition de règlement en retranchant de son montant celui du virement afin d’équilibrer manuellement la trésorerie par rapport à la facture.
  • Effectuer le virement sur la ligne de trésorerie créée.

Mise en production du 21 août 2019

Retrouvez ici les évolutions fonctionnelles livrées le 21 août 2019. Elles concernent l’identification, les virements bancaires, les liens de tracking, l’ajout de produits gratuits dans une commande et l’annulation d’un avoir fournisseur.