Qu’est-ce qu’un indicateur ?
Un indicateur est un outil d’évaluation et d’aide à la décision.
Le menu REPORTING / Indicateurs affiche l’ensemble des indicateurs auxquels l’opérateur connecté est habilité. Les 8 premiers d’entre eux sont affichés sur la page d’accueil (sauf personnalisation, voir ci-dessous). Chaque indicateur est associé à une habilitation, ce qui permet de personnaliser leur affichage selon les profils.
La majorité des indicateurs, notamment ceux qui représentent l’activité, se déclinent en 3 versions :
- Pour l’opérateur : « Mon carnet de commande », « Mon CA facturé »….
- Pour l’équipe de l’opérateur (à destination des managers) : prise en compte des commandes des commerciaux ou logisticiens (selon le type d’indicateurs) qui ont le même manager que l’opérateur en cours.
- Pour la société (global – à destination de la direction) : toutes les commandes sans restriction d’opérateur (selon le type d’indicateur).
Les indicateurs commerciaux
L’activité commerciale est représentée par des indicateurs qui suivent le process d’évolution des commandes, chaque étape étant exprimée par un montant et un pourcentage de marge.
- Le montant des ventes (chiffre d‘affaires potentiel ou avéré selon l’étape) est calculé à partir des demandes clients ;
- Les montants des achats est calculé à partir des demandes fournisseurs associées.
Ces montants sont, le cas échéant, convertis en devise de l’application.
Les offres en cours
L’indicateur « Offres en cours » décompte l’activité des demandes client non confirmées non annulées, sans restriction à une année (tout ce qui est en cours). Il est proposé en 2 versions :
- HT, calculé à partir du total HT des produits demandés,
- TTC, calculé à partir de la trésorerie prévisionnelle (exprimée en TTC).
Le calcul ne prend pas en compte les commandes dont au moins un prix d’achat sur un produit marchand n’est pas renseigné : l’absence de prix signale que la mise en place de la commande n’est pas terminée, ce qui l’exclut du calcul. En revanche, si certains produits ont des prix (achat ou vente) spécifiés gratuits, ils sont pris en compte dans l’indicateur.
Le carnet de commande
L’indicateur « Carnet de commandes » décompte le « reste à facturer » TTC des demandes client confirmées non terminées, sans restriction à une année (tout ce qui est en cours). Il est également proposé en 2 versions :
- HT, calculé à partir du total HT des demandes client (produits demandés), qui ne sont pas complètement facturées, déduction faite des totaux HT des factures enregistrées et annulations de facture (mais pas des avoirs),
- TTC, calculé selon le même principe, mais à partir des montants TTC.
Cet indicateur se base sur l’ETD (Premier ETD) pour ventiler les totaux par année. Les commandes sans date repère ETD sont décomptées dans l’année la plus récente.
Le CA facturé
Deux indicateurs présentent le chiffre d’affaires calculé à partir des factures Client de l’année, ainsi que les annulations de facture et avoirs client : l’un HT, l’autre TTC .
La marge
La marge est calculée sur le prix d’achat : [(Ventes – Achats) x 100] / Achats. Afin de conserver une cohérence Achat/Vente indépendamment de l’enregistrement des factures, elle ne se base pas sur les factures.
2 séries d’indicateurs de marge vous sont proposées :
- Soit calculée à partir des lignes de trésorerie (donc TTC) :
- Ma marge sur CA (commandes non terminées dont la première facture est dans l’année)
- Ma marge sur carnet (commandes non terminées qui ne sont pas du tout facturées)
- Ma marge sur les offres en cours
- La marge sur CA de mon équipe
- La marge sur carnet de mon équipe
- La marge sur les offres en cours de mon équipe
- La marge sur CA (global)
- La marge sur carnet (global)
- La marge sur les offres en cours (global)
- Soit calculée HT à partir des produits demandés :
- La marge sur CA (global HT)
- La marge sur carnet (global HT)
- La marge sur les offres en cours (global HT)
Si un avoir est enregistré, qu’il soit Client ou Fournisseur, il impute la marge de la commande qui l’a généré.
Les indicateurs logistiques
Le carnet de commande logistique
Cet indicateur est calculé à partir du montant des commandes confirmées non facturées sous la responsabilité logistique de l’opérateur, dont au moins une demande associée n’est pas « terminée ».
Les commandes logistiques en alerte
Les commandes en alerte sont affichées en orange.
Il s’agit du nombre de commandes sous la responsabilité logistique de l’opérateur, dont au moins une demande associée n’est pas « terminée », et dont au moins une action logistique est en alerte (date d’alerte atteinte ou dépassée) sans que la date prévisionnelle soit atteinte et dépassée (elle serait alors rouge).
Les commandes logistiques en retard
Les commandes en retard sont affichées en rouge.
Il s’agit du nombre de commandes sous la responsabilité logistique de l’opérateur, dont au moins une demande associée n’est pas « terminée », et qui ont au moins une action logistique en retard (date prévisionnelle atteinte ou dépassée).
Les indicateurs financiers
Le creux de trésorerie
Un code couleur indique la proximité du prochain creux de trésorerie afin d’alerter sur les mesures à prendre pour éviter ce creux.
Un code visuel est utilisé pour signifier le niveau d’alerte selon la date du prochain creux de trésorerie :
- au-delà d’un mois : soleil,
- entre 3 semaines et 1 mois : nuage gris,
- entre 2 et 3 semaines : nuage noir,
- entre 1 et 2 semaines : éclair orange,
- inférieure à 1 semaine : éclair rouge.
En cas d’alerte, le numéro de la semaine et le montant du creux de trésorerie complètent l’indicateur.
Comment personnaliser ses indicateurs ?
Les indicateurs de la page d’accueil se personnalisent : rendez-vous à la page Reporting / Indicateurs, cliquez sur vos indicateurs préférés pour les sélectionner (leur liséré devient bleu), ils apparaitront sur la page d’accueil. Si vous ne souhaitez plus publier un indicateur sur la page d’accueil, recliquez pour le désélectionner (son liséré redevient gris).
Sur la page d’accueil, les indicateurs sont toujours affichés dans l’ordre de la page des indicateurs.