Dans TRADE.EASY, les champs de saisie marqués d’une étoile * sont des champs obligatoires.
Les Infos de votre société
Société
PARAMETRES / Société / Fiche Société
Ici sont enregistrées les informations générales de votre société (raison sociale, adresse, coordonnées, site web…), ainsi que le n° REX à faire figurer sur vos factures.
Une section Comptabilité est dédiée au paramétrage des comptes comptables « généraux » qui seront utilisés dans l’export des écritures comptables (autres que ceux liés aux ventes ou achats, clients ou fournisseurs…). Il s’agit des comptes attendus dans le format du plan comptable tel qu’il existe dans votre outil comptable.
Sur TRADE.EASY, vous pouvez travailler avec plusieurs comptes bancaires. Paramétrez ici vos coordonnées bancaires :
- Le « nom de la banque » est le nom usuel utilisé dans l’application (interne), vous pouvez y indiquer par exemple la devise ou le sous-compte dans un but de le rendre plus pratique; le nom pour la Proforma est le nom utilisé dans les éditions (externe).
- Renseignez le compte ou l’IBAN, et ses dates de validité (date ouverture du compte et date de fermeture du compte si vous changez de compte pendant la durée d’utilisation de TRADE.EASY par exemple). Etant obligatoire, la « date de fin » des comptes actifs doit être positionnée à une date lointaine. Exemple : 31/12/2999. Si le compte est un IBAN (selon le code BIC/Swift), il est contrôlé selon la norme en vigueur.
- Vous avez la possibilité de renseigner une mention pour la facture commerciale, cette zone de texte peut être utilisée pour renseigner par exemple une mention de subrogation si vous travaillez avec des factors. Elle s’éditera sur vos factures commerciales.
- Le ‘Compte liaison bancaire’ est utilisé pour identifier le compte bancaire à l’intégration des relevés bancaires (notamment pour des sous-comptes).
- la ‘Banque favorite’ sera proposée en premier dans les choix de banque.
- Précisez les comptes comptables qu’il faudra utiliser dans les exports comptables des écritures de trésorerie : compte de banque utilisé pour cet IBAN, compte de frais bancaires et journal de banque. Il s’agit des comptes attendus dans le format du plan comptable tel qu’il existe dans votre outil comptable.
Administration
PARAMETRES / Société / Administration
Renseignez ici l’adresse mail générique et l’alias (nom du support, c’est-à-dire le nom de votre service ou société) qui devront apparaître comme expéditeur dans les mails envoyés depuis TRADE.EASY, quand le mail de l’utilisateur ne sera pas paramétré expressément comme devant figurer comme le mail expéditeur (cf. chapitre opérateur ci-dessous).
NB : Le logo ne doit pas être modifié.
Les Utilisateurs, leurs Profils & Habilitations
Opérateurs
PARAMETRES / Société / Opérateur
L’opérateur est un utilisateur de TRADE.EASY à qui l’on va attribuer un profil et des habilitations.
Cette liste permet de créer de nouveaux utilisateurs ou de modifier les caractéristiques des utilisateurs existants : non seulement ses coordonnées mais également ses identifiants de connexion, ainsi que son profil d’usager et métiers.
Identifiant et mot de passe d’accès à TRADE.EASY : pour se connecter, l’utilisateur devra saisir son identifiant ou son adresse mail, et son mot de passe. Le mot de passe est en premier lieu déterminé par l’administrateur. A sa première connexion, l’opérateur sera invité à le modifier. Par la suite, l’opérateur comme l’administrateur pourront le changer. En revanche, seul l’administrateur sera en mesure de mettre à jour l’identifiant et/ou l’adresse mail. La sécurité des mots de passe est renforcée : 12 caractères minimum, dont au moins 1 minuscule, 1 majuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial.
L’adresse mail indiquée dans le chapitre « Identifiants » est dédiée au login et à la récupération du mot de passe. Cette adresse mail est obligatoire et doit être unique dans l’application (niveau de sécurité).
L’adresse mail « de notification », présente dans le chapitre « Informations », est utilisée par TRADE.EASY lors des envois de mails aux partenaires. Précisez si cette adresse doit figurer en tant qu’expéditeur des mails que l’utilisateur générera depuis l’application. Si l’adresse de l’utilisateur n’est pas cochée « expéditeur » ici, ce sera l’adresse générique définie dans la table « Administration » qui figurera comme adresse expéditeur. En cochant « est en copie de ses mails », l’opérateur recevra une copie dans sa boite mail de tous les mails générés dans TRADE.EASY.
C’est la langue de l’opérateur qui détermine la langue dans laquelle il va pouvoir utiliser l’application.
La notion de profil est abordée dans le chapitre suivant.
La notion de manager permet de constituer les équipes qui sont une des déclinaisons du calcul des indicateurs. Le manager est également un opérateur. « Mon équipe » est constituée des personnes dont je suis le manager. Si je veux y ajouter mes propres chiffres, je dois me considérer également « manager de moi-même ».
Logisticien associé : dans le cas où vous paramétrez le profil d’un commercial, cette information permettra de proposer automatiquement l’utilisateur logisticien qui prendra en charge les commandes du commercial en question, dès qu’elles seront confirmées.
Cochez le métier « commercial » et/ou « logisticien » pour pouvoir affecter l’opérateur en tant que commercial ou logisticien sur les offres et les commandes.
La zone commentaire est spécifique à l’opérateur et ne sera pas utilisée dans le reste de l’application.
Un utilisateur qui n’est plus censé accéder à TRADE.EASY, peut être désactivé en décochant la case « Actif ». Cet utilisateur ne pourra plus se connecter à l’application, il ne sera plus proposé dans les choix d’affectation Commercial/Logisticien. Les données dont il est à l’origine (commandes, actions) sont conservées avec la trace de son action. Par défaut, les utilisateurs sont actifs. Tant qu’il n’est à l’origine d’aucun document ou d’aucune action, un utilisateur peut être supprimé.
Import des opérateurs
Vous pouvez intégrer une liste d’opérateurs à partir d’un fichier CSV en utilisant la fonction d’import. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Importer » en haut de la liste des opérateurs et sélectionnez votre fichier à importer.
Le fichier doit respecter un format défini qui est consultable en cliquant sur le bouton ‘?’ (point d’interrogation) :
- Civilité(M ou Mme)
- Nom
- Prénom
- Profil
- Mot de passe provisoire
Des messages d’erreur s’afficheront pour expliquer les motifs de rejets si les données ne sont pas correctes. En cas d’erreur bloquante le fichier sera rejeté.
Voici la liste des erreurs bloquantes :
- Un des champs du fichier n’est pas renseigné pour un opérateur donné.
- La civilité n’est pas valide.
- L’adresse mail renseignée pour un opérateur n’est pas valide.
- L’adresse mail doit être unique, c’est-à-dire qu’il ne doit pas déjà être affecté à un opérateur créé ou du fichier importé.
- Le Profil renseigné n’existe pas.
Si le nombre de licences disponibles est insuffisant sur votre compte, tous les opérateurs seront créés mais potentiellement à l’état ‘inactif’. Contactez-nous pour augmenter votre nombre de licences actives.
Concernant le mot de passe, vous devez indiquer un mot de passe provisoire dans le fichier d’import. A sa première connexion, l’opérateur devra saisir son nouveau mot de passe.
Habilitations / Profils
PARAMETRES / Sécurité / Habilitation
Avant de créer les utilisateurs qui seront amenés à travailler sur TRADE.EASY, vous devez créer les profils et paramétrer leurs habilitations.
Un « profil » correspond à un ensemble d’accès et de droits qui vont être attribués à un ou plusieurs utilisateurs. Pour en créer, il suffit de saisir un libellé et de donner la description succincte du profil. Vous pourrez ensuite lui attribuer :
- les droits d’accès à chaque ligne du menu (classement dans l’ordre du menu),
- les droits de visualisation des indicateurs sur la page d’accueil,
- les droits spécifiques liés à l’activité :
- accès aux commandes et aux expéditions : par défaut un opérateur n’a accès qu’aux commandes dont il est soit le commercial, soit le logisticien. Si vous cochez « Visualiser toutes les commandes et les expéditions » ou « Modifier toutes les commandes et les expéditions », vous donnez libre accès aux opérateurs du profil, en consultation ou modification, à toutes les commandes et expéditions enregistrées,
- les habilitations spécifiques qui ponctuent la vie des commandes (générer les devis, confirmer les commandes, le droit d’annulation, générations comptables, fonctions avancées en trésorerie). Vous pouvez aussi autoriser les opérateurs à supprimer leurs offres (s’ils sont préalablement habilités à les modifier).
- l’affichage des activités de la page d’accueil : Commercial, Logistique, Trésorerie, Reporting.
Seul le profil « Administrateur » est livré à l’installation : il a d’office toutes les habilitations et n’est ni modifiable, ni supprimable. L’administrateur est le référent dans votre société. Il a accès à toutes les données et peut paramétrer chaque utilisateur avec ses habilitations.
Licences
Dans TRADE.EASY, vous êtes limités au nombre de licences utilisateurs auxquelles vous avez souscrit.
Ce nombre s’affiche dans un bandeau de couleur au-dessus de la liste des opérateurs.
Vous ne pourrez pas créer de nouvel opérateur si le nombre d’opérateurs actifs déjà en place a atteint le total de licences souscrit. Vous devrez alors : soit désactiver un opérateur, soit contacter le service commercial dédié à TRADE.EASY pour acquérir une nouvelle licence.