Fonction

LOGISTIQUE / Afficher les commandes => COMMANDES / Demande Client / onglet LOGISTIQUE  dans la rubrique Facturation.

Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer vos avoirs Client et de les déduire des commandes suivantes.

Pré-requis

Avoir enregistré une facture client et devoir générer un avoir concernant la commande associée à cette facture.

Fonctionnement

Le principe est d’enregistrer en premier lieu un avoir non définitif, dit « brouillon », non numéroté et modifiable. Dans un second temps, sa validation permet de générer le document, de l’inscrire dans la séquence de numérotation et d’impacter la trésorerie. Ceci permet d’avoir un temps de réflexion entre sa création et sa validation, éventuellement contrôlé par un manager.

I. Enregistrer un avoir client

II. Générer un avoir

III. Quel impact en trésorerie ?

IV. Comment déduire l’avoir ?

V. Quelle différence entre une annulation de facture et un avoir total ?

VI. Export comptable

I. Enregistrer un avoir client

Dans l’onglet LOGISTIQUE de la Demande Client , le tableau « Facturation » liste les factures et avoirs Client de la commande.

Pour enregistrer un brouillon d’avoir, cliquez simplement sur le bouton « Ajouter un avoir » sur la ligne de la facture concernée.

Attention ! L’avoir doit s’appliquer à un montant facturé suffisant. Si aucune facture n’a été enregistrée pour cette demande client, ou si le montant facturé restant (le montant de la facture diminué des avoirs enregistrés, brouillons ou validés) est inférieur au montant de l’avoir, il sera impossible de l’enregistrer.

La date de l’avoir doit être a minima la date de la facture concernée et ne peut pas être supérieure à la date du jour. Le motif de l’avoir sera reporté en tête du document qui sera généré. L’avoir est enregistré dans la devise de la demande Client. Pour davantage de praticité, l’avoir est saisi en positif, mais sera ensuite systématiquement affiché en négatif.

Le « type de l’avoir » va permettre d’ajuster la saisie selon le fait générateur de l’avoir :

  • Remise globale,
  • Remise sur produit de l’exercice,
  • Remise sur produit de l’exercice précédent,
  • Erreur de facturation.

S’il s’agit d’une remise, vous avez simplement à entrer le montant de cette remise, le cas échéant le code taxe. Vous pouvez éventuellement créer plusieurs lignes de remise concernant des taux de taxe différents.

Dans les autres cas, vous devez choisir le(s) produit(s) objet(s) de l’avoir. L’ensemble des lignes de facture sont proposées, dans l’ordre des lignes de la facture. Une sélection (recherche) est proposée pour davantage de facilité en cas d’un nombre important de lignes. Une fois les lignes de factures sélectionnées, vous les ajoutez à l’avoir de manière à saisir sur chacune d’entre elles la remise à appliquer, le cas échéant le code taxe. Si la marchandise a été vendue avec un incoterm intermédiaire, le montant du transport a été isolé dans la facture, et comptabilisé séparément. Un avoir sur cette ligne propose donc une remise sur le montant de la marchandise et/ou sur le montant du transport.

Le pourcentage de remise n’est qu’une aide à la saisie du montant de la remise. Ce montant peut également être calculé à partir d’une quantité et d’un prix unitaire de remise.

Vous pouvez ainsi selon le problème rencontré:

  • Saisir un montant global de remise sur le produit (saisie directe du montant),
  • Appliquer un pourcentage global de remise sur le produit, ce montant reste modifiable,
  • Saisir une quantité et conserver le prix unitaire (montant global calculé non modifiable), par exemple une quantité non expédiée,
  • Appliquer une remise d’un prix unitaire sur une quantité (montant global calculé non modifiable), par exemple une remise sur quelques produits abîmés.

Une fois enregistré, le brouillon de l’avoir est affiché dans la liste des factures et avoirs de la demande client, il reste modifiable et supprimable tant qu’il n’est pas généré.

II. Générer un avoir

Pour générer l’avoir et le valider définitivement, retrouvez le brouillon concerné dans le tableau « Facturation » de l’onglet « Logistique » de la Demande Client, et appuyez sur le bouton « Générer le pdf » de cette ligne.

Si l’enregistrement d’un avoir n’est soumis à aucune habilitation particulière, sa génération exige l’habilitation d’annulation de facture client (un assistant peut créer le brouillon, le manager le validera).

Il vous sera alors demandé, comme pour toute génération de documents, le commentaire destiné à la base documentaire. La date proposée est celle du brouillon d’avoir, vous pouvez encore la modifier, pour devenir la date définitive, celle de sa comptabilisation. Vous pouvez bien sûr le prévisualiser pour vérifier, afin de le valider définitivement. L’avoir sera généré dans la langue de la facture d’où il est issu.

La validation de la génération de l’avoir a pour effet :

  • de remplacer le brouillon par l’avoir ‘définitif’, en lien avec la facture d’origine,
  • de le numéroter dans la séquence de numérotation (unique entre les factures et les avoirs Client),
  • de générer le pdf, dans la langue choisie, et de l’inscrire dans la base documentaire,
  • d’impacter la trésorerie de la demande Client.

Une fois l’avoir généré, vous le retrouvez dans la liste des factures et avoirs de la demande client, au statut provisoire « Avoir à déduire ». Le bouton « oeil » vous permet de le consulter.
Vous le retrouvez également dans la « Liste des factures et avoirs  » (Menu Reporting).

III. Quel impact en trésorerie ?

Comme pour les avoirs Fournisseurs, la génération de l’avoir a pour effet de créer des lignes de trésorerie négatives, de manière à matérialiser cette déduction. Elles sont repérables à leur statut pour l’instant « Avoir à déduire », leur date prévisionnelle est la date d’enregistrement de l’avoir. Elles n’ont pas encore de date réelle, car pas encore déduites.

Ces lignes de trésorerie d’avoir ne sont pas supprimables ; la seule modification possible est d’actualiser le taux de change et de le certifier (s’il s’agit d’une demande en devise).

Le reste à payer de la demande client est égal à la somme des lignes prévisionnelles hormis les avoirs, tant que l’avoir n’a pas été déduit. C’est donc la commande d’origine qui supporte l’écart de marge.

Si l’avoir est enregistré alors que le client a déjà été payé, les lignes de trésorerie générées sont affectées au compte bancaire du paiement, éventuellement réparties entre plusieurs comptes bancaires si le paiement a été effectué en plusieurs fois sur des comptes différents. Dans le tableau de trésorerie, elles affectent donc le compte bancaire d’origine du paiement.

Si l’avoir est enregistré alors que le client n’a pas encore payé, les lignes de trésorerie générées ne sont affectées sur aucun compte bancaire.

Si le client a partiellement payé, les lignes de trésorerie d’avoir seront affectées en priorité à la fraction non payée (potentiellement sans compte bancaire), puis dans l’ordre des dates de paiement (sur leur compte bancaire respectif).

A savoir : Les lignes de trésorerie générées par un avoir (déduit ou non) sont considérées « Hors produits demandés » et n’impactent pas l’éventuel recalcul prévisionnel de la trésorerie suite à un changement de date des conditions de règlement ou un ajustement des quantités.

IV. Comment déduire l’avoir ?

L’avoir peut être déduit sur toute demande du même client qui a un reste à payer facturé au minimum supérieur au montant de l’avoir. Il peut éventuellement être déduit de la commande où il a été enregistré.

Pour ce faire, vous devez vous positionner sur la Trésorerie de la demande Client où doit être déduit l’avoir, le bouton « Déduire un avoir » ouvre une fenêtre de choix de l’avoir à déduire. Vous ne pouvez déduire qu’un seul avoir à la fois. Le lien sur le n° de commande vous permet d’afficher la demande client à l’origine de l’avoir.

Le bouton « Utiliser » permet de valider le choix de l’avoir, ce qui a pour conséquences :

  • De considérer l’avoir « déduit », il ne pourra pas être déduit une seconde fois ;
  • Sur la demande client d’origine : de valider la(es) ligne(s) de trésorerie de déduction, elle devient « Avoir déduit », sa date réelle est celle du paiement d’origine avant l’avoir (ou la date de l’avoir si le paiement n’était pas effectif), son libellé propose le lien vers la demande client où a été déduit l’avoir ;
  • Sur la demande client où l’avoir a été déduit :
    • de générer la(les) ligne(s) de trésorerie pour considérer une partie de la commande « payée » (couverte) par cet avoir. Ces lignes sont donc déduites des montants au statut « Facturé », ce qui a pour effet de recalculer (diminuer) le reste à payer de la demande client. La date réelle est toujours celle du paiement d’origine, le statut est « Avoir déduit », le libellé propose le lien vers la demande client d’où provient l’avoir ;
    • La banque de la déduction est celle sur laquelle le règlement d’origine a été fait ; si l’avoir a généré plusieurs lignes du fait d’une ventilation des paiements par banque (ou même sans banque, si une partie de la demande n’était pas payée) sur la demande d’origine, cette ventilation est reconduite. Ainsi, dans le tableau de trésorerie, elles affectent également le compte bancaire d’origine du paiement.

V. Quelle différence entre une annulation de facture et un avoir total ?

Attention, un avoir total n’est pas une annulation de facture ! La différence entre les 2 concerne la trésorerie, et la possibilité ou non de regénérer la facture :

  • Un avoir total génère des lignes de trésorerie à déduire (sur la commande ou une autre). La facture n’est pas considérée annulée, elle ne pourra pas être regénérée.
  • Une annulation de facture correspond à une erreur de facturation (« je n’aurais pas dû facturer »). Elle repasse les lignes de trésorerie au statut « Ferme », et il est de nouveau possible de générer la facture.

VI. Export comptable

Les avoirs clients à comptabiliser (déduits ou non) sont proposés dans le même tableau que les factures clients.

Pour pouvoir générer l’écriture comptable d’avoir, assurez-vous d’avoir au préalable paramétré les comptes de Rabais, Remises et Ristournes au niveau du paramétrage comptable de la Fiche Société.

Si l’avoir est en devises, c’est le taux moyen de la demande client qui est utilisé pour la conversion. Il devra avoir été certifié avant la comptabilisation, c’est-à-dire que, comme pour la comptabilisation de la facture, toutes les lignes de trésorerie de la demande doivent être certifiées (il n’y a plus de risque de change).

En revanche, s’il s’agit d’un avoir d’annulation de facture, il sera comptabilisé au même taux que la facture elle-même, pour que l’opération soit blanche dans les comptes comptables.

Si l’avoir correspond à une remise sur produit de l’exercice ou à une erreur de facturation (selon le type d’avoir), la comptabilisation est identique à celle de la facture, les montants en négatif :

  • les lignes de produit sur les comptes de vente associés,
  • la TVA éventuelle sur les comptes associés aux taux,
  • la contrepartie sur le compte Client,
  • comptabilisation en devise de la société, avec gestion éventuelle des écarts.

Si l’avoir est de type « Remise globale » ou « Remise sur produit de l’exercice précédent » , ces comptes de vente sont remplacés par le compte de « Rabais, remise, ristourne accordés ».

Le numéro de la commande concernée sera indiqué en information analytique de l’écriture.