Fonction
FINANCES / Comptabilité / Export comptable
C’est la seule fonction qui gère la génération et les exports comptables.
Pré-requis
Aucun
Fonctionnement
La génération des écritures s’effectue au moment de l’export sauf pour les annulations.
Chaque tableau représente un type d’écriture à exporter :
- Factures d’achat et Avoirs Fournisseurs
- Factures de vente et Avoirs Clients
- Paiements issus du Rapprochement
- « Hors commande » : paiements hors activité TE, issus du pointage des relevés bancaires
- Paiements en espèces
Au départ, seules les anomalies sont affichées, avec indication du nombre d’écritures exportables et en anomalie.
Un triangle rouge matérialise l’anomalie dont l’explication est affiche au survol, des liens vers les pages où elles peuvent se corriger sont proposés (paramétrage).
Le bouton « Tout afficher » permet de visualiser l’ensemble des écritures à générer.
Seules les écritures correctes (sans anomalie) peuvent être générées et exportées. Les annulations (en italique) sont également exportées, sans possibilité de les exclure.
Les écritures sont générées en devise de l’application. La conversion des devises étrangères est effectuée à partir du taux moyen de la demande concernée pour les factures et avoirs, ou du taux de la ligne de trésorerie pour les paiements. La comptabilisation ne peut pas se faire si le taux n’est pas « certifié », donc toutes les lignes de trésorerie de la demande doivent être certifiées.
Le fichier contient les champs nécessaires à l’import dans votre comptabilité : les logiciels comptables permettent la plupart du temps le paramétrage des imports de fichiers.
L’option « Ré-export » permet de ré-exporter des écritures qui ont déjà été exportées, dans le cas d’un problème de fichier par exemple. Elles ne sont pas re-générées.
Pour garantir la cohérence des informations, la génération des écritures empêche la modification de la pièce d’origine (facture fournisseur / rapprochement ..). Si vous devez modifier par exemple une facture Fournisseur comptabilisée, il vous faudra au préalable annuler l’écriture, modifier la facture, puis la re-comptabiliser.
Les écritures générées peuvent être visualisées dans le menu FINANCES / Comptabilité /Consulter les écritures comptables. Elles sont présentées selon le même principe de tableaux selon leur origine. C’est à cet endroit que vous pouvez également les annuler, si le bouton « Flèche arrière » est proposé (selon habilitation).
Format du fichier d’export
Le fichier d’export est nommé « accounting_AAAAMMJJHHMMSS.csv », où ‘AAAAMMJJ’ et ‘HHMMSS’ représentent la date et l’heure d’export, afin d’éviter d’écraser un ancien fichier. La première ligne contient le nommage des colonnes, le séparateur de champ est le point-virgule ‘;’, le séparateur décimal est la virgule ‘,’.
Position | Information | Format |
1 | Date de pièce | AAAA-MM-JJ |
2 | Code journal | Alphanumérique |
3 | Compte/Aux (code auxiliaire si Client ou Fournisseur, compte comptable sinon) | Alphanumérique |
4 | Débit Euros (en devise de l’application) | -99999999999,99 |
5 | Crédit Euros (en devise de l’application) | -99999999999,99 |
6 | Débit Devise | -99999999999,99 |
7 | Crédit Devise | -99999999999,99 |
8 | Code Devise (norme ISO USD, EUR..) | Alphanumérique |
9 | Taux (conversion devise) | 999,99999 |
10 | Description (libellé de l’écriture) | Alphanumérique |
11 | Code analytique (n° commande) | Alphanumérique |
12 | N° interne de pièce (chrono) | Alphanumérique |
13 | N° de pièce (n° de facture par exemple) | Alphanumérique |
14 | Date d’export | AAAA-MM-JJ |
15 | Libellé du compte (libellé complémentaire, par exemple nom du produit, nom du fournisseur, taux de tva…) | Alphanumérique |
16 | Compte comptable | Alphanumérique |
17 | Code auxiliaire | Alphanumérique |
18 | Code analytique produit (issu du type de produit, uniquement pour les lignes de factures achat/vente de produit) | Alphanumérique |