Dans TRADE.EASY, une référence produit est l’identification d’une marchandise ou d’un service, pour un fournisseur donné et dans un conditionnement précis.
Avant de saisir le catalogue des références produits, vous devez paramétrer les tables suivantes.
Unités de transport
PARAMETRES / Expéditions / Unités de transport
Sont à paramétrer ici les types de contenants habituellement utilisés pour le fret (type de conteneurs, camions…).
Précisez pour chaque type de contenant son EVP/TEU (équivalent vingt pieds ou twenty-foot equivalent unit), éventuellement 0, son volume utile (en m3), ainsi que le poids utile maxi autorisé (en tonne).
Il est possible de supprimer un type de conteneur tant qu’il n’a pas été utilisé, ou sinon d’en désactiver l’utilisation à venir en décochant la case « Actif ».
Types d’unités
PARAMETRES / Expéditions / Types d’unités
Paramétrez ici les types d’unités habituellement utilisés sur vos références produits pour la facturation et le colisage. Il s’agit de la façon dont est conditionné le produit avant d’être envoyé, ou de l’unité de facturation (unité, lot, 1000…).
Le type d’unité devra être précisé ensuite systématiquement sur chacune de vos références produits.
Catégories de produits
PRODUIT / Catégories
Les catégories de produits permettent d’organiser votre catalogue en classant vos références produits de manière hiérarchique. Vous avez ainsi une vision globale de votre catalogue.
Pour partir d’un bon pied dans TRADE.EASY, il est conseillé de bien mettre à plat l’ensemble de vos références pour bien organiser la structure catégorie / références.
A savoir : Vous pourrez classer vos références produits dans plusieurs catégories à la fois.
Dans les écrans de recherche ou de listes de TRADE.EASY, vous pourrez rechercher plus facilement vos références produits grâce à cette notion. Idem pour consolider vos reportings de ventes ou achats.
Les catégories sont présentées sous forme d’arborescence, pour chacune est affiché le nombre de références concernées. Lorsque vous en créez une nouvelle, vous devez la rattacher à une catégorie « parente », sous laquelle elle sera visualisée dans l’arbre. Pour créer une catégorie de premier niveau, ne lui rattachez pas de ‘parente’. Toute catégorie est potentiellement une ‘parente’, si vous lui rattachez d’autres catégories.
Vous pouvez modifier le libellé d’une catégorie en cliquant sur le bouton d’action. Vous ne pouvez pas supprimer une catégorie de produits si elle est utilisée sur une référence, ou si elle a des sous-catégories.
Type de produit
PARAMETRES / Référence / Type de produit
Le Type de produit permet de paramétrer :
- Si la Référence est une Marchandise, un Transport ou un Service. Ce paramétrage déterminant impacte la saisie des Références et le mode de fonctionnement des lignes de commande, notamment le choix d’incoterm.
- Les comptes comptables à utiliser pour comptabiliser les ventes ou les achats des références sur les commandes. Les écritures comptables pourront être exportées vers votre logiciel comptable via le traitement d’export comptable. Il s’agit des comptes attendus dans le format du plan comptable tel qu’il existe dans votre comptabilité. Ils ne sont contrôlés et obligatoires qu’à la comptabilisation, vous pouvez enregistrer une offre et la valider sans que le paramétrage comptable soit en place.
- Le taux de TVA à appliquer à la vente, obligatoire si la société est assujettie.
- Un code analytique associé à votre nomenclature Produit, si votre comptabilité le nécessite.
Le type de produit sera obligatoire sur chaque référence.
La suppression d’une comptabilisation est possible tant qu’elle n’a pas été utilisée.
Pour en savoir plus sur le paramétrage comptable, cliquez ici.
Les postes de coûts
PARAMETRES / Références / Postes de coût
Les postes de coûts permettent de définir les dépenses qui entrent dans le calcul d’une Fiche de coûts.
3 types de postes sont proposés :
- Un type de poste général est une dépense qui peut s’appliquer de manière uniforme à tous les produits : des frais de chargement, une commission, des frais bancaires…
- Un type de poste Transport permet d’enregistrer les tarifs des transporteurs ou transitaires.
- Un type de poste au produit est une dépense qui s’applique de manière particulière à certains produits : frais de douane, taxe éco-emballage… Dans ce cas, la valeur sera à préciser sur chaque référence produit.
Le mode de calcul définit comment sera calculé le montant du poste :
- % Prix d’achat : le poste se calculera selon le prix d’achat qui sera indiqué sur la Fiche de coût.
- % de sous-total : le calcul s’effectuera à partir d’un sous-total de la Fiche de coût.
- Montant global : il s’agit d’un montant fixe valable pour la globalité du chargement et qui sera ensuite réparti selon les quantités du produit dans un conteneur-type, par exemple les Frais de chargement.
- Montant unitaire : il s’agit d’un coût fixe valable pour une unité de produit, par exemple le coût du contrôle qualité.
Le montant global ou le montant unitaire peuvent être saisis en devises. Les valeurs saisies ici (pourcentage ou montant) seront proposées lors de la génération de la Fiche de coût et modifiables.
Les postes de type Transport sont plus particuliers : il s’agit d’enregistrer les tarifs par transporteur, pour une unité de transport (conteneur-type), et un trajet (lieu de départ et lieu d’arrivée). Chaque tarif a une date d’application pour définir sa validité : à chaque nouvelle proposition tarifaire, pas besoin de désactiver les anciens tarifs, ajoutez simplement les nouveaux et leur date d’application.
Ces postes peuvent être nombreux, une zone de filtre vous est proposée pour les rechercher à partir d’un pays, d’un lieu ou d’un fournisseur. Par défaut tous les tarifs sont affichés, vous pouvez filtrer uniquement les tarifs actifs (dont la validité est en cours) ou les tarifs valides (comprenant les tarifs actifs et les tarifs futurs).
Le modèle de fiche de coût
PARAMETRES / Références / Fiche de coût
Le modèle permet d’ordonner les postes de coût précédemment créés, proposés dans la partie gauche de l’écran, pour les présenter sous forme de tableau dans la partie droite. Le modèle ainsi créé pourra être utilisé pour calculer une Fiche de coût sur vos produits.
Sélectionnez les postes de coût triés par type de coût à gauche et cliquez sur « Ajouter » pour les sélectionner dans le modèle. Vous pouvez ajouter vos postes de coût au fur et à mesure, ou en masse en cochant “Tout sélectionner”. Les postes de coût s’ajoutent systématiquement en bas de la liste de droite. Organisez l’ordre d’affichage des postes par un glisser/déposer. Vous pouvez supprimer un poste de coût de la fiche de coût par le menu contextuel en début de ligne.
Ce tableau devra être ordonné par incoterm. Des sous-totaux intermédiaires peuvent être ajoutés via le bouton proposé en bas de la liste. Chaque sous-total sera le cumul des postes de coûts situés au-dessus, selon le principe gigogne des incoterms. Il n’est pas nécessaire d’ajouter le total final qui permettra de déterminer le prix de revient, il s’ajoutera automatiquement à la fiche de coût du produit.