Fonction
La « Proforma Invoice » est un document incontournable du commerce international, qui décrit et valorise les marchandises qui vont être expédiées. Il fait notamment partie des documents demandés par les douanes le temps du transport, ou par les banques pour le financement, car la facture finale n’est souvent émise qu’à la réception des marchandises par le client.
Le terme « Invoice » (Facture) peut prêter à confusion car il s’agit bien d’un devis.
Fonctionnement
Comment générer la PFI ?
Le devis peut se générer :
- soit en terminant la saisie d’une Nouvelle Commande par l’activation du bouton « Terminer et générer les documents »,
- soit sur la demande Client, par l’activation du bouton « Générer les documents commerciaux » sur le cartouche de la demande Client,
- soit à la duplication d’une commande,
- soit la création d’un reliquat d’une commande.
Cette fonctionnalité n’est proposée que si l’opérateur a l’habilitation pour générer le devis (Commande / Générer le devis client).
Vous pouvez générer le devis autant de fois que nécessaire, tant que la commande n’est pas confirmée (phase d’Offre).
Documents commerciaux
La page permet de générer les 2 documents commerciaux (l’un ou l’autre, ou les 2) :
- Devis proforma,
- Contrat de vente.
Comme pour tous les documents générés par Trade.easy :
- Vous choisissez la langue du document, proposée à celle du contact principal de votre Client,
- Vous pouvez ajouter un commentaire qui sera édité en fin de document,
- Le document généré sera inscrit à la base documentaire, vous pouvez y ajouter une mention spécifique, et demander à remplacer une version existante, ou au contraire conserver un historique.
Pour la PFI, vous pouvez choisir une mention de validité des prix, facultative :
- Soit « Offre soumise à confirmation lors de la validation » (notamment pour les produits dont le cours varie au jour le jour). Dans ce cas il sera mentionné « Offre valide jusqu’au » +< date de fin de validité du produit demandé principal> ;
- Soit « Selon la date de validité de l’offre ». Dans ce cas il sera mentionné « Offre soumise à confirmation lors de la validation ».
NB : le « produit demandé principal » est le premier produit marchand de l’offre, et à défaut, le premier produit de l’offre.
L’absence de produit n’interdit pas la génération des documents (ni la génération de la référence proforma), mais un bandeau d’alerte « Il n’y a pas de produit sur la demande » est affiché.
Les documents sont générés selon le format standard Trade.Easy. Si vous souhaitez personnaliser vos documents, contactez notre Support.
En format « standard » :
- Vous avez le choix des mentions que vous voulez ajouter ou non au document, ce choix est proposé selon celui que vous avez paramétré sur le type de document ;
- La pièce jointe attachée au type de document est proposée, vous pouvez la désactiver pour ce document.
Validation
Plusieurs modes de validation sont proposés :
- Prévisualisation simple : le pdf s’ouvre, une mention « Draft » barre le document en filigrane ;
- Prévisualisation avec conservation : le pdf s’ouvre, contenant la mention « Draft » en filigrane, il est conservé dans la base documentaire de la demande, en tant que « Brouillon » ;
- Génération du document (validation) : le pdf de chaque document est généré, et inscrit dans la base documentaire de la demande.
Si les 2 documents ont été choisis, le pdf est unique en prévisualisation simple, mais à la validation un pdf est généré par typologie de document et chacun a son entrée dans la base documentaire.
Le nommage des documents suit la norme Trade.easy :
- Le document est préfixé par « DRAFT » pour le choix de conservation en prévisualisation ;
- Le nom du fichier est préfixé par un code identifiant le type de document (« PFI » ou « CT » ici), suivi du numéro de la demande (‘PFI_1234_’, ‘CT_1234_’) ;
- Le nom du partenaire en minuscule + les espaces en ‘_’ ;
- La date est constituée de 2 éléments, le jour au format AAAAMMJJ, et l’heure au format HHMMSS (Ex. 20220826_115523) ;
- Le nom du fichier est suffixé par la langue demandée (Ex. _fr.pdf) ;
- Tous les éléments sont séparés par ‘_’.
NB : le Contrat de vente et la PFI ne pourront pas être supprimés de la base documentaire lorsque la commande sera confirmée.
La génération du devis est une des conditions qui autorise la confirmation de la Commande.
C’est également à cette étape que se génèrent les formalités de la commande (leurs actions ne se dateront qu’à la confirmation de commande).
Référence Proforma
La génération du devis crée la ‘Référence proforma’ : cette référence est enregistrée sur l’offre, et peut servir d’identifiant secondaire à la place du n° de commande, elle peut être ajoutée sur les différentes éditions.
La référence de la PFI peut avoir 2 formats différents selon votre paramétrage.
Le 1er format est celui mis en place par défaut :
- 3 premières lettres du client
- Code iso (2 lettres) du pays du client
- 3 premières lettres du fournisseur du produit
- Numéro de la commande
- 3 premières lettres du produit (premier produit principal de la demande client)
- Initiales (Prénom-Nom) du commercial
Par exemple : ACGDZTOT22003SFHIC
Un second format est disponible, contactez notre Support si vous souhaitez le mettre en place :
- Initiales (Prénom-Nom) du commercial
- Compteur de PFI par commercial dans la journée sur 2 caractères minimum.
- Jour de la date
- Mois de la date
- Année sur 4 caractères (1 séparateur ‘/’ entre le mois et l’année)
Exemple: IC013009/2022